Comunicación adecuada en el lugar de trabajo en la era del chat y el texto

Las herramientas de comunicación han dado pasos agigantados en los últimos 20 años. Hemos pasado de llamadas telefónicas y faxes a correos electrónicos y mensajes de texto. Con esos cambios vino un nuevo lenguaje y nuevas reglas para la etiqueta de comunicación profesional. Los expertos aconsejaron dejar el humor fuera de los correos electrónicos para evitar interpretaciones erróneas, y se produjeron discusiones sobre el uso de saludos y firmas en las respuestas, sin mencionar la batalla por las citas personales en los bloques de firmas.

Avancemos hasta hoy. Ahora, muchas herramientas de productividad incluyen mensajería instantánea en sus espacios de equipo y han llevado ese desafío un paso más allá con la introducción de emoticones en sus sistemas. Mientras que muchos de nosotros usamos caras sonrientes, caras tristes y "jajaja" en nuestras comunicaciones informales diarias con amigos y familiares, ¿deberían usarse en la correspondencia profesional?

"Esos tipos de herramientas de comunicación permiten flexibilidad", dijo Dennis Collins, director senior de marketing en West Unified Communications. "Muchas veces se culpó a las herramientas de comunicación, no al usuario, por el uso inapropiado. En cambio, los gerentes deben centrarse en los resultados de una comunicación mayor e inmediata, y no en los medios para llegar allí".

Los pros y los contras de la comunicación digital herramientas

El uso de Slack, Teamwork Chat y la gran variedad de herramientas de comunicación similares son muy positivas. Sharon Schweitzer, experta en etiqueta comercial internacional, autora y fundadora de Access to Culture, dijo que las herramientas de colaboración brindan a los equipos una plataforma designada para debatir y desarrollar proyectos, permitiendo a todos compartir y consolidar sus ideas.

"The open el intercambio entre compañeros de trabajo les permite transmitir y recibir información lo más rápido [posible], ampliando la productividad y la comunicación entre equipos ", dijo. "Para un proyecto que incluye múltiples equipos o personas que trabajan de forma remota, estas aplicaciones ayudan a reconectar a los empleados, proporcionar actualizaciones de progreso y facilitar la colaboración. Las aplicaciones también proporcionan una plataforma designada para la comunicación en el lugar de trabajo sin las distracciones de Facebook Messenger o Google chat. eficiencia. "

Guiar ese intercambio abierto puede ser un desafío. Mientras que Collins alienta a los propietarios y gerentes de pequeñas empresas a adoptar la tecnología y seguir el flujo, también alienta a establecer parámetros.

"Establezca expectativas", dijo, "y proporcione pautas para su uso. La idoneidad de los diferentes medios hace que diferencia. Puede 'hablar' de una manera en un correo electrónico y expresar el mismo sentimiento en un mensaje de chat, solo de manera diferente debido a la naturaleza más informal. "

Esto incluye el uso de emoticones. Collins tiene varias razones por las que el uso de emoticones en los chats es algo bueno, principalmente cuando se trata de contexto.

"El contenido que no es relevante es solo ruido", dijo. "Estamos siendo inundados de contenido. Pero cuando el contenido tiene contexto, es más fácil de entender. Los iconos gestuales proporcionan ese contexto, lo que hace que los mensajes unidimensionales sean más robustos y que muestren inflexión". Le da a la persona una sensación de comunicación visual, agregando una capa adicional para saber si las palabras escritas son una broma, seria o sarcástica, por ejemplo.

La comunicación instantánea también tiene otros beneficios. Destruye los límites jerárquicos. En lugar de un correo electrónico a un jefe, luego otro a su jefe, uno al gran jefe y vuelve a bajar, ahora se puede hacer una pregunta en tiempo real. Debido a que las personas no tienen la capacidad de atención que solían tener, los mensajes más cortos con mayor frecuencia provocan respuestas mejores y más inmediatas, manteniendo un proyecto en movimiento en lugar de esperar una pregunta y respuesta que sube la escalera y vuelve a bajar.

También puede haber un inconveniente en el uso de emoticones, dentro o fuera de su organización. Según un nuevo estudio de la Universidad de Ámsterdam, incluir caras sonrientes en su correspondencia por correo electrónico lleva a los lectores a verlo como menos competente. Si eso es una preocupación, Schweitzer tiene algunos consejos: para intercambios profesionales, omita los emojis, los LOL y los memes.

"Recuerde que su plataforma de trabajo en línea es ante todo una esfera profesional diseñada para facilitar un diálogo eficiente y efectivo", recomendó. "Spamming a sus compañeros de trabajo con GIF es una manera segura de causar problemas e irritar a sus compañeros de equipo. Mantenga sus mensajes cortos y dulces."

También respalda el uso de plataformas de comunicación profesionales solo internamente. "Las herramientas externas corren el riesgo de exponer al público o a la competencia información privada, confidencial, de marca registrada, financiera u otra información sensible. Abre el canal a los grupos internos que colaboran entre sí, y asegúrate de cerrar la conversación a todos los que no estén involucrados en el proyecto. "

Otro aspecto negativo es el uso de plataformas para negocios personales. No debe usarse para enviar mensajes a compañeros de trabajo sobre temas no comerciales, como planes de fin de semana o problemas personales.

Consejos para gerentes y empleados

Dentro de una organización, sin embargo, el uso de emojis comunes, memes y los GIF pueden promover la familiaridad y fomentar esa sensación de trabajo en equipo. La clave es proporcionar y hacer cumplir las pautas para los tipos apropiados de comunicación sobre la herramienta y el canal de comunicación del lugar de trabajo.

"Úselo como una oportunidad de liderazgo", dijo Collins, "no una acción del jefe. Siéntese con el equipo y explíquelo protocolo para las comunicaciones internas y externas y trabajar juntos en esos puntos de protocolo. Explicar lo que está bien y lo que no. Una vez determinado, supervisa e involucra: practica lo que predicas. "

" La gerencia puede coordinar con los recursos humanos para preparar pautas escritas para el uso de la plataforma ", agregó Schweitzer. "Los gerentes de RR.HH. pueden capacitar y informar a los empleados sobre la función, las herramientas y las pautas de la plataforma para que su uso siga siendo profesional. Las pautas evitan el uso personal y no autorizado (por ejemplo, chismes de oficina) Instruya a los empleados a abstenerse de enviar mensajes personales o confidenciales; que, como con cualquier sistema de mensajería en línea, los mensajes no son privados. "

Además, para evitar que su equipo se distraiga mediante notificaciones, cree una anulación o política de gestión que les obligue a ajustar su configuración para que solo reciban alertas correspondientes. y su grupo de trabajo. Esto reduce el tiempo perdido y aumenta la productividad.

Finalmente, enfatice que una plataforma de mensajería no es un sustituto de reuniones en persona, llamadas telefónicas o videoconferencias, todas las cuales son una comunicación más agradable y efectiva. Si bien las aplicaciones en línea son convenientes, nunca deberían tomar el lugar de las interacciones interpersonales en tiempo real. Está bien enviar un mensaje instantáneo para ver si alguien está disponible para hablar, pero las discusiones de fondo deben realizarse en persona. Ninguna cara sonriente electrónica o "LOL" puede tomar el lugar de una verdadera sonrisa o un equipo riendo, discutiendo y trabajando juntos.

10 Aplicaciones inspiradoras para mejorar la salud mental

A menudo estamos en movimiento, ocupados por estrictas horarios, demasiado ocupados para tomar un descanso. Sin embargo, parece que priorizamos las redes sociales sobre nuestra propia salud sin darnos cuenta. En lugar de ocupar su tren, viajar a su casa por trabajo, o su tiempo tranquilo en la cama antes de conciliar el sueño, con plataformas como Instagram y Twitter, recurrir a aplicaciones de salud mental.

(Carrera)

¿Desea hacer comentarios? Cómo encontrarlo y ponerlo a trabajar

El lugar de trabajo ha evolucionado de muchas maneras en el la última década, y la retroalimentación sobre el rendimiento no es una excepción. En lugar del chequeo anual con el jefe durante el tiempo de revisión, muchos de los empleados de hoy en día exigen y esperan un ciclo de retroalimentación constante e informal.

(Carrera)