Elección de un servicio de fax en línea: Guía del comprador

El envío de fax puede parecer el anticuado vestigio del mundo comercial de ayer, pero muchas empresas todavía tienen la necesidad de enviar un fax ocasional, especialmente si trabajan con socios o agencias gubernamentales que requieren capacidades de fax. Sean cuales sean sus motivos para solicitar un servicio de fax, no necesita un fax voluminoso y caro para hacerlo en la era digital.

Los servicios de fax en línea le permiten enviar y recibir faxes a través de su cuenta de correo electrónico y de su tienda. esos faxes digitalmente La mayoría de los servicios ofrecen una baja tarifa de suscripción mensual con poco o ningún pago inicial, y si selecciona un proveedor acreditado, estos servicios son confiables y seguros.

Si está buscando un servicio de fax en línea para sus necesidades comerciales en 2018, aquí hay todo lo que necesita saber sobre cómo elegir uno. También puede ver una lista completa de proveedores de servicios de fax en línea, incluidas nuestras mejores selecciones y un desglose de cómo los elegimos aquí.

Cómo funcionan los servicios de fax en línea

Los servicios de fax en línea digitalizan todo el proceso de fax. Hay dos formas principales de enviar un fax utilizando uno de estos servicios: mediante una dirección de correo electrónico especial que incluya el número de fax del destinatario (es decir, ) o a través del sitio web del proveedor. Muchos servicios también ofrecen una aplicación móvil.

Para enviar y recibir faxes en línea, su proveedor de servicios traducirá los documentos cargados o enviados por fax al formato adecuado para que la máquina en el otro extremo pueda leerlos. El fax se enviará a la máquina de fax de su destinatario (para saliente) o a su bandeja de entrada (para llamadas entrantes).

Los servicios de fax en línea son opciones viables por varias razones, pero su principal beneficio es mantener bajos los costos, especialmente si su empresa envía faxes con poca frecuencia. La comodidad es otro punto de venta importante; no es necesario que esté en su oficina o cerca de una máquina de fax para enviar y recibir documentos. Administrar sus faxes entrantes y salientes con un servicio de fax en línea es tan simple como tener acceso a una computadora o dispositivo móvil.

Características y opciones

Muchos servicios ofrecen características para mejorar la usabilidad y la seguridad, aunque a veces vienen en un costo. Estos incluyen alertas móviles, integración con Microsoft Outlook, tiempos de entrega preestablecidos, firmas digitales, portadas personalizables, la capacidad de enviar faxes a múltiples destinatarios a la vez y la capacidad de reenviar faxes entrantes a múltiples direcciones de correo electrónico. Algunas características de seguridad incluyen cifrado SSL o PGP y protección con contraseña para proteger la información confidencial. La mayoría de los servicios ofrecen estas características, pero es importante verificar con anticipación si cuestan más.

Otra opción común ofrecida por los vendedores es el uso de un número de fax gratuito o un número de fax local. La mayoría de los servicios también ofrecen fax internacional y de larga distancia, aunque a menudo incluye una tarifa adicional.

Hay algunos servicios de fax en línea que ofrecen planes solo de envío o de solo recepción, pero muchas pequeñas empresas requieren la capacidad. para enviar y recibir faxes. Algunos servicios limitan la cantidad de faxes que puede almacenar, mientras que otros limitan la cantidad de tiempo que se puede archivar un fax (generalmente alrededor de un año).

Precio

Por lo general, los servicios de fax en línea operan con un modelo de suscripción mensual, tarifas base que van desde $ 5 a $ 50 por mes. Esta tarifa generalmente incluye una cantidad fija de faxes entrantes y salientes de entre 100 y 2,000 páginas cada uno, con montos superiores incluidos en planes más completos. Si eclipsa el límite mensual, generará tarifas excedentes, que a menudo oscilan entre 3 centavos y 12 centavos por cada página adicional más allá del monto asignado.

Algunos servicios de fax en línea ofrecen planes de pago por uso. Estos servicios no cobran ninguna tarifa mensual y no requieren una suscripción. En su lugar, paga solo por los faxes que envía cuando los envía. En general, estos planes tienen sentido solo si muy rara vez se envían faxes. De lo contrario, es más rentable comprar un plan con un número de fax prepago.

Si desea enviar faxes internacionalmente, espere pagar un costo adicional. El precio varía según la ubicación, pero prepárese para pagar entre 2 centavos y un par de dólares más por cada fax internacional que envíe, según el país al que envíe sus documentos por fax. Algunos servicios cobran tarifas de instalación únicas, que oscilan entre $ 10 y $ 25.

La mayoría de los proveedores ofrecen más de un plan, por lo que puede seleccionar el que mejor funcione para su negocio. Algunos planes atienden a usuarios poco frecuentes, mientras que otros están diseñados para empresas que envían faxes con regularidad. Si no envía muchos faxes, generalmente puede pagar menos por un límite inferior de fax mensual; si tiene que enviar muchos faxes, entonces vale unos cuantos dólares más para un límite superior. Algunos proveedores también ofrecerán "paquetes corporativos" para grandes empresas que envían un gran volumen de faxes.

Cómo elegir un servicio de fax en línea

La mayoría de los servicios de fax en línea ofrecen precios y características similares, pero puede haber diferencias significativas entre vendedores. Aquí hay algunos consejos que lo ayudarán a evaluar los servicios y encontrar el mejor para su negocio:

Evalúe sus necesidades: Conocer el volumen de faxes que necesitará enviar y recibir cada mes es clave para encontrar el correcto proveedor de servicio. Si envía y recibe solo algunos faxes de manera confiable cada mes, un plan de pago por uso podría ser una buena opción. Si su empresa necesita más que eso, es mejor pagar un paquete que incluya una mayor cantidad de faxes incluidos.

Solicite recomendaciones: Hable con otros propietarios de negocios que usan servicios de fax en línea y vea cuáles recomiendan. . ¿Cuáles son algunas de las cosas que les gustan de su servicio? ¿Hay algo que cambiarían? Si bien hay muchos vendedores que compiten, encontrar recomendaciones de otros empresarios es una excelente manera de reducir sus opciones.

Proveedores de contacto: Después de reunir recomendaciones, contacte a los principales contendientes de su lista para hacerse una idea de el servicio que puedes esperar La forma en que una empresa maneja la llamada inicial de un cliente potencial siempre lo dice. ¿Es el representante por adelantado sobre todas las tarifas aplicables y las características incluidas? ¿El representante está dispuesto a dedicar tiempo a explicar cómo funciona el servicio? ¿Son excesivamente insistentes y agresivos al tratar de hacer una venta? ¿El representante es amable y atento? Todas estas son preguntas a tener en cuenta antes de elegir un proveedor.

Comprender las estructuras de tarifas: Solicite siempre un desglose detallado de todas las tarifas mensuales y los costos adicionales, incluidas las tarifas de instalación, de larga distancia e internacionales y los costos excedentes. . Algunos proveedores ofrecen tarifas bajas pero luego cobra costos ocultos adicionales. Los proveedores de buena reputación son directos acerca de sus tarifas, sin importar cómo estén estructuradas. Asegúrese de que estén dispuestos a darle su plan de tarifas por escrito.

Solicite demostraciones gratuitas: La mayoría de los servicios de fax en línea ofrecerán una demostración de producto gratuita o un período de prueba. Aproveche esta oferta para probar el servicio antes de registrarse. Una demostración le permitirá saber qué servicio es más fácil de usar, ya que puede haber grandes diferencias entre dos servicios aparentemente similares. No sabrá cuál es mejor a menos que lo pruebe por su cuenta.

Evalúe el servicio al cliente: Antes de tener un problema, querrá saber que el departamento de servicio al cliente del proveedor estará allí para ayudarlo. Descubra lo que ofrece el vendedor en términos de atención al cliente. ¿Hay agentes en vivo disponibles las 24 horas, los 7 días de la semana? ¿Ofrece el proveedor soporte de chat en vivo o solo soporte por correo electrónico? Nuevamente, busque recomendaciones de otros propietarios de pequeñas empresas que tengan experiencia con el departamento de servicio al cliente de la compañía.

¿Está listo para elegir un servicio de fax en línea? Aquí encontrará un desglose de nuestra cobertura completa:

• Mejores servicios de fax en línea 2018
• Elección de un servicio de fax en línea: Guía del comprador
• Mejor servicio de fax en línea para pequeñas empresas
• Mejor servicio de fax en línea compatible con HIPAA
• El mejor servicio de fax en línea de pago por uso
• El mejor servicio de fax gratuito en línea saliente
• El mejor servicio gratuito de fax en línea entrante
• El mejor servicio de fax en línea para múltiples usuarios

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