Cómo crear un programa de pasantías exitoso (y legal)


Cómo crear un programa de pasantías exitoso (y legal)

Las empresas contratan pasantes para compartir su experiencia de campo con los recién llegados, realizar tareas administrativas y de nivel inicial y ayudar a los estudiantes a obtener la experiencia real. ellos necesitan ser exitosos Aunque estos estudiantes empleados a menudo trabajan a cambio de estipendios o crédito académico, los empleadores deben tener cuidado: los pasantes no son igual a mano de obra gratuita, y si está pensando en dar la bienvenida a los pasantes a su oficina, hay algunos puntos clave a considerar haga su primer contrato.

Mobby Business habló con expertos legales y de Recursos Humanos acerca de proporcionar una experiencia beneficiosa y legalmente compatible para sus pasantes en un entorno con fines de lucro.

La cultura pop (basada en muchas historias de la vida real) hace que parezca que las vidas de los internos giran en torno a hacer copias, hacer largas colas para conseguir café y responder a las llamadas de su jefe en mitad de la noche, todo sin un solo centavo a cambio. Sin embargo, hay tareas que un pasante podría estar haciendo que las categorizaría como un empleado, lo que significaría un derecho legal a la compensación.

La decisión de pagarle a un pasante se basa en gran medida en lo que hace el pasante. Adam Kemper, un abogado de trabajo y empleo para la firma de abogados Greenspoon Marder, dijo que debe haber una distinción entre los deberes de los pasantes y los deberes de un empleado típico si no tiene la intención de pagarles.

"En un día-a -Cada día, ¿qué está haciendo el pasante? Kemper dijo. "¿Hacer recados? ¿Hacer mandados? ¿Está él o ella (trabajando) de forma independiente o supervisado?"

"Asegurar que un interno (no remunerado) no esté realizando un trabajo o asumiendo responsabilidades que normalmente serían desempeñadas por un empleado de tiempo completo" agregó Samantha Lambert, directora de recursos humanos en Blue Fountain Media.

Si hay alguna duda sobre si el trabajador debe ser clasificado como interno o empleado, Kemper recomendó apegarse al "empleado" y agregarlo a la nómina.

"Lo que es problemático para las empresas es que tienen pasantes que hacen mandados, toman café, compran cosas para (empleados), nada educativo", dijo Kemper. "Si quiere que alguien lo haga, trátelo como empleado y pague el salario mínimo".

Si decide pagarle a su pasante, eso podría cambiar la forma en que estructura su programa. Los internos remunerados que reciben al menos el salario mínimo y el pago de horas extras por trabajar más de 40 horas por semana pueden realizar técnicamente el trabajo de su fuerza de trabajo habitual. Sin embargo, el Departamento de Trabajo tiene un conjunto muy específico de pautas con respecto a lo que los internos no remunerados pueden y no pueden hacer.

Si recibir crédito académico no es una posibilidad o el interno ya está fuera de la escuela, señaló Lambert, su empresa debe cumplir con la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA). Esto significa que su programa de pasantías debe diseñarse para que su empresa no se beneficie en absoluto del trabajo de los pasantes, y la experiencia debe ser solo para fines educativos. El empleador debe tratar de proporcionar al pasante habilidades que puedan utilizarse en su carrera futura, en lugar de destrezas particulares para sus propias operaciones.

Una buena forma de hacer que la experiencia sea educativa es hablar con el pasante sobre las diferencias entre escuela y carrera, y vinculan su educación con sus prácticas.

"Los estudiantes pueden tener una visión idealista de cómo su curso universitario los ha preparado totalmente para el puesto de tiempo completo", dijo Tim Elmore, presidente de Growing Leaders. "Si bien puedo permanecer muy positivo sobre la necesidad de una educación superior, siempre comunico cuán diferente es un día de trabajo de ocho horas en el trabajo comparado con un día escolar en el campus. Hablo sobre el valor práctico de las habilidades blandas ... versus el aula , que mide la memorización y los puntajes de las pruebas. "

Kemper aconseja pensar en las tareas que le gustaría que haga un interno mucho antes de comenzar a buscar candidatos. De esta manera, puede articular claramente los deberes y la experiencia de aprendizaje que un interno puede esperar de su compañía.

Para la lista completa de pautas de pasantías no pagadas, visite el sitio web del Departamento de Trabajo.

No existen reglas reales sobre el tiempo mínimo o máximo de la pasantía, pero el Departamento de Trabajo establece que las pasantías "deben ser de una duración fija, establecida antes del inicio de la pasantía". Esto significa que no puede tener a alguien trabajando para usted de manera indefinida como pasante.

Si un interno se desempeña muy bien y desea ofrecerle un puesto de tiempo completo al final del período de pasantía, puede hacerlo Entonces, es ilegal ofrecer empleo desde el principio. Cualquier oportunidad para que el interno se convierta en un miembro del personal regular solo debe discutirse al final de la pasantía, dijo Lambert.

En un nivel más práctico, dijo Elmore, una pasantía ideal debería durar entre cuatro y seis meses.

"Ciertamente podemos causar una impresión en un adulto joven en menos tiempo, pero un cambio real (es decir, hábitos y actitudes) requiere un período de tiempo más largo", dijo Elmore. "Si los hábitos requieren al menos 21 días para formarse, los estilos de vida profesionales pueden requerir unas semanas para observar, luego unos meses para adoptar".

Antes de implementar cualquier tipo de programa de pasantías, es una buena idea que un abogado laboral revise sus políticas para asegurarse de que cumplan con la FLSA, dijo Kemper. A partir de ahí, siga estos pasos clave para asegurarse de que todos aprovechen al máximo el tiempo de pasante en su empresa.

Explique las políticas y procedimientos para la pasantía y haga que el interno firme en ellos. No haga permita que los pasantes comiencen a trabajar para usted hasta que revisen y firmen un documento que indique claramente todo lo que necesitan saber sobre la pasantía, dijo Kemper. Como mínimo, este documento debe indicar si la pasantía se paga o no, cuánto tiempo es, que no hay garantía de empleo después de la pasantía, y, si no se paga, que el pasante no tiene derecho a los salarios.

Estructura la línea de tiempo de la pasantía. "Esta preparación puede ayudar a garantizar que todo se desarrolle sin contratiempos a medida que avanza el programa", dijo Lambert. "Establezca puntos de registro frecuentes y evaluaciones tipo test para identificar lo que se está aprendiendo y reteniendo, y qué áreas se deben revisar y enfocar".

Ayude a los pasantes a comprender su rol y hacer que se sientan parte de la empresa . Al final de la pasantía, debe permitirles a los pasantes la oportunidad de evaluar y compartir lo que aprendieron.

"Haga que su equipo y compañía rindan cuentas para brindar una buena experiencia y cerrar el circuito de retroalimentación", dijo Sarah Nahm , CEO del sistema de seguimiento de solicitantes Lever. "Tenga una conversación abierta para escuchar a los pasantes sobre lo que disfrutaron y sugerencias para mejorar".

Elmore agregó: "Déles tiempo en sus reuniones ... para compartir cómo han progresado en su experiencia y lo que He aprendido durante su pasantía. Esto es clave para ayudarlos a procesar lo que realmente sucedió ".

Se realizaron algunas entrevistas de fuente para una versión anterior de este artículo.


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