Todo lo que necesita saber sobre impuestos a la nómina de pequeños negocios

Los impuestos sobre nómina son un mal necesario para los propietarios de pequeñas empresas. Si bien puede ser fácil quedar atrapado en las operaciones diarias de administrar una pequeña empresa, tomarse el tiempo para analizar cómo funciona su empresa desde un punto de vista contable y de nómina puede ayudarlo a ahorrar dinero a largo plazo. Comprender qué son los impuestos sobre nómina, cómo funcionan y las consecuencias de no pagarlos puede ayudarlo a tomar las medidas adecuadas para administrar mejor su negocio.

Los impuestos sobre nómina se implementaron a principios de la década de 1940 como una forma de que el gobierno ciertos programas sociales. En lugar de gravar directamente a los empleados, que pueden o no pagar sus impuestos a tiempo, el gobierno decidió que los empleadores retengan ciertas cantidades de los cheques de los empleados.

"La razón es que los empleadores son objetivos más fáciles de cobrar debido a recursos más profundos que millones de contribuyentes que no cumplen con los requisitos ", dijo Anthony Parent, propietario de la firma de servicios de impuestos tributarios y comerciales Parent & Parent LLP.

Esto significa que los propietarios de pequeñas empresas son responsables de retener los impuestos correspondientes de los cheques de sus empleados. Además de utilizar un servicio de nómina, una empresa externa que ofrece una amplia gama de servicios desde la emisión de cheques de pago hasta el cumplimiento tributario, los propietarios de pequeñas empresas pueden optar por completar los impuestos de nómina por sí mismos o con la ayuda de un profesional de impuestos. [¿Busca ayuda sobre sus impuestos de nómina? Eche un vistazo a nuestras selecciones para obtener los mejores servicios de nómina.] ¿Qué son los impuestos sobre la nómina?

Los impuestos sobre nómina son una parte del sueldo del empleado que el empleador retiene. Además de realizar un seguimiento del tiempo y retener impuestos del sueldo de un empleado, los empleadores deben hacer coincidir las contribuciones a la Seguridad Social y Medicare, y emitir otros pagos, como los impuestos estatales y federales de desempleo.

Sonya Muenchen, fundador de The Payroll Gal, ha sido un asesor fiscal de nómina de pequeñas empresas durante más de 20 años. Ella dijo que es importante que los dueños de negocios comprendan exactamente de qué son responsables.

"Como empleador, usted es responsable de ... controlar el tiempo, calcular la nómina basada en los certificados de impuestos del empleado y depositar un cheque de nómina en un semanal, quincenal o mensual ", dijo.

El dinero recaudado de los impuestos a la nómina se destina en gran medida a financiar programas sociales o se contribuye al seguro de desempleo estatal y federal. Aunque es posible completar los impuestos a la nómina por su cuenta, puede ser complicado, especialmente cuando se trata de realizar un seguimiento de los pagos y retener la cantidad correcta de dinero.

"El consejo más sólido pero básico que les doy a los empresarios es conseguir una compañía de nómina y adquiere el hábito de depositar todo lo que te dicen que deposites ", dijo Parent.

Nota del Editor: ¿Busca información sobre los sistemas de nómina? Use el cuestionario a continuación y nuestros socios proveedores lo contactarán con la información que necesita:

Cómo administrar los impuestos a la nómina

Hay varias formas de administrar los impuestos a la nómina de los empleados y garantizar que su negocio cumpla con el IRS:

Hágalo usted mismo:

1. Puede completar los impuestos de nómina para cada empleado de su empresa. Este proceso implica analizar el formulario de impuestos W-4 de cada empleado, calcular las asignaciones, consultar las tablas de ingresos y realizar operaciones aritméticas básicas para retener la cantidad correcta de dinero. Tenga en cuenta que deberá calcular la retención de impuestos sobre la nómina estatal y federal. Servicios de nómina:
2. Los servicios de nómina son compañías de terceros que administran la nómina de empleados. Estos servicios vienen completamente preparados con cumplimiento de impuestos, procesamiento de nómina y varias otras características. Estas compañías ganan dinero con una tarifa mensual o con el interés del dinero que recauda para los impuestos sobre la nómina. Trabaja con un profesional de impuestos:
3. Además de trabajar con un servicio de nómina, también puedes trabajar con un profesional de impuestos. Muenchen, por ejemplo, trabaja con empresas para resolver problemas de nómina. También puede hablar con un contador para completar los impuestos sobre la nómina, aunque es posible que lo deriven a un servicio de nómina. Si invierte en un servicio o trabaja con un profesional de impuestos, en lugar de hacerse cargo de los impuestos sobre la nómina, puede gastar menos tiempo trabajando en operaciones comerciales y más tiempo manejando proyectos y asuntos importantes dentro de su negocio.

¿Qué pasa si no paga?

Parent dijo que el IRS puede ponerse agresivo cuando se trata de impuestos a la nómina perdidos. La estructura de los impuestos sobre la nómina significa que cuando una empresa no retiene la cantidad correcta de dinero, el gobierno puede perder una gran cantidad de fondos. Eso significa que los funcionarios del IRS estarán al día con respecto a si usted está pagando su parte de los impuestos.

"Un funcionario de impuestos probablemente será asignado y realizará una inspección cercana y personal de sus asuntos", dijo Parent. "Muchas personas, incluyéndome a mí, piensan que saltarse los depósitos de la nómina para llegar a fin de mes es realmente un trato con el diablo".

Los impuestos sobre la nómina son una parte importante de su negocio. Si bien puede ser fácil enfocarse en sus operaciones diarias y olvidarse de los aspectos organizativos de alto nivel, los impuestos sobre la nómina son algo a lo que su empresa debe contribuir. Debe considerar asociarse con un servicio de nómina o trabajar con un profesional de impuestos para proteger su empresa del IRS.

Nota del editor: ¿busca información sobre los sistemas de nómina? Utilice el cuestionario a continuación, y nuestros socios proveedores lo contactarán con la información que necesita:

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