Consejos y servicios para ayudar a su oficina Vaya sin papel

Con la abundancia de aplicaciones móviles, software en línea y plataformas de almacenamiento digital, las empresas tienen muchas oportunidades para reducir el uso de papel en la oficina. Hacerlo no solo es respetuoso con el medio ambiente, sino que también puede aumentar la organización al archivar todo en un solo lugar: sin papeles sueltos.

Para ayudar a facilitar el proceso sin papel, pedimos a los expertos que compartan sus mejores consejos.

un hábito

Usar bolígrafo y papel puede parecer un instinto, pero el hecho de no tener papel puede convertirse en una práctica natural también. Incluso si no está familiarizado con un software / servicio, no tema acoger los avances tecnológicos.

"Muchas empresas se resisten a cualquier cambio en sus formas de trabajar, incluida la falta de papel", dijo Alex Shevelenko, CEO y fundador de RELAYTO. "Aunque la cultura no se puede cambiar de la noche a la mañana, el truco es tener una solución alternativa que sea de baja fricción y fácil de implementar como sea posible".

Prepárese para elegir servicios digitales siempre que pueda, pero no lo fuerce . Puede tomar tiempo, pero eventualmente se sentirá como una segunda naturaleza.

Haga la transición gradual

Andrej Godina, jefe de TI en Inform Communications, señaló que todavía puede usar un lápiz y papel sin necesidad de papel. No tiene que dejar de fumar, y ciertamente no debe volverse completamente digital.

"Nuestro objetivo era hacer la transición lo más fácil, fácil y sin problemas posible", dijo. "Concentramos nuestros esfuerzos en ser más eficientes, lo que a su vez se manifiesta a través de la velocidad de almacenamiento y recuperación ... Una vez que puede eliminar el dolor y la fricción de no tener papel, la promoción y el uso se cuidan".

Nota del editor: ¿Busca información sobre software de gestión de documentos? Complete el siguiente cuestionario para conectarse con proveedores que pueden ayudar:

Invertir en una mejor tecnología

Si bien algunas plataformas digitales son gratuitas, como Google Docs y Basecamp, existen muchas otras necesarias que tienen un costo. No dude en elegir un buen software o servicio porque es un poco más caro de lo que le gustaría que fuera. Si desea un rendimiento de calidad, debe invertir en equipos y programas de calidad.

Aplicaciones, software y servicios

Puede lograr una oficina sin papel al familiarizarse e invertir en estos software y servicios.

Aplicaciones de escaneo

Con las aplicaciones de escaneo, puede escanear notas, documentos, imágenes y más para que todos estén en una ubicación digital.

• CamScanner
• Evernote escaneable
• Microsoft OneNote

Servicios de firma electrónica

En lugar de requerir una firma escrita en papel, los servicios de firma electrónica le permiten firmar digitalmente.

• AdobeReader
• Hightail
• Vista previa

Aplicaciones de seguimiento de gastos

Puede controlar y organizar su gastos de pequeñas empresas en línea usando aplicaciones de seguimiento de gastos.

• Expensify
• Concur
• Wally

Para más información, consulte estas cinco aplicaciones de seguimiento de gastos.

Servicios de fax

Con servicios de fax, puede enviar y recibir faxes por correo electrónico y almacenarlos digitalmente.

• Nextiva
• GotFreeFax
• SRFax

Para más información , consulte nuestras mejores selecciones para los servicios de fax en línea.

Software y servicios de gestión de documentos

Ya sea que elija alojamiento autónomo o alojado en la nube, los sistemas de gestión de documentos actuarán como un archivador digital.

• M-Files
• FileHold Express
• Dokmee

Para obtener más información, consulte nuestras mejores selecciones para software y servicios de administración de documentos.

Servicios de almacenamiento en la nube

Comparta y almacene archivos grandes sin la preocupación de perderlos o perderlos .

• Zoolz
• Backblaze
• Carbonite

Para obtener más información, consulte nuestras mejores selecciones para servicios de almacenamiento en la nube.

Software de contabilidad

Mantenga un registro y monitoree sus finanzas con software de contabilidad.

• QuickBooks
• FreshBooks
• Xero

Para obtener más información, consulte nuestras mejores selecciones para software de contabilidad.

Sistemas digitales de asistencia y horario

Usted y sus trabajadores pueden realizar un seguimiento de las horas de forma digital mediante sistemas de tiempo y asistencia.

• stratustime
• uAttend
• Hojas de datos

Para obtener más información, consulte nuestras mejores selecciones para sistemas de asistencia y tiempo.

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