Cómo planificar su jornada laboral para la productividad

Las exigencias del lugar de trabajo moderno a menudo implican desdibujar las líneas entre el trabajo y el tiempo personal. Tanto si es un emprendedor como un profesional corporativo, puede encontrarse respondiendo correos electrónicos, atendiendo llamadas y completando proyectos mucho después de que haya salido de la oficina por el día.

Mientras algunos prosperan en este adicto al trabajo "siempre activo" el horario, demasiado puede llevar al agotamiento, lo que significa que aunque trabajas constantemente, no estás logrando mucho. Si desea aprovechar al máximo su horario de trabajo (siempre que sea), aquí hay tres maneras de planificar su tiempo y maximizar su productividad.

Tenga un plan (flexible) para cada día

Comenzando todos los días al escribir un "plan de ataque" puede ayudarle a superar sus tareas pendientes y mantenerse enfocado durante sus horas de trabajo, dijo Bradley Anderson, un ingeniero de software en MyRadar.

"Haga su mejor esfuerzo para pasar el día trabajando a través del lista que has hecho ", dijo Anderson. "Si se ve interrumpido o desviado, haga un esfuerzo consciente para volver a la tarea tan pronto como pueda".

Sin embargo, no deje que su plan se vuelva tan rígido que no pueda acomodarse a él. cambios o situaciones inesperadas que puedan surgir. Kameron Frugoli y Taylor Gallanter, cofundadores de la peluquería móvil The Hot Towel, dijeron que la flexibilidad es la clave de su éxito.

"Saber cuántas horas voy a trabajar y cuántos clientes voy a ver en un día son cosas importantes a considerar en mi planificación, pero siempre trato de dar un paso atrás y asegurarme de que mi planificación no sea demasiado granular ", dijo Frugoli a Mobby Business.

" Necesitamos saber cuándo sigue el guión y cuándo estar listo para actuar sobre la marcha ", agregó Gallanter. "Ya sea un neumático pinchado, una multa de estacionamiento, una ventana rota o un fallo eléctrico, debe aprender a controlar los golpes y no dejar que estas cosas le impidan tener un día productivo".

Priorice las invitaciones a reuniones y disminuya cuando las reuniones

y un calendario completo a menudo son características de un empleado ocupado, pero "ocupado" no equivale necesariamente a "productivo". Dennis Collins, director senior de mercadotecnia de los Servicios de Comunicaciones Unificadas de West, aconsejó rechazar reuniones innecesarias siempre que sea posible para liberar su valioso tiempo.

"Cuando se trata de reuniones, las empresas a menudo viven bajo el mantra de 'todos están invitados'", dijo. dijo. "Nuestra propia investigación encontró que solo el 36 por ciento de todos los trabajadores contribuyen activamente en todas las reuniones a las que asisten, lo que indica un verdadero problema de productividad para las empresas".

¿Cómo sabe si debe aceptar o rechazar una invitación a una reunión? Collins dijo que evalúe si su presencia es necesaria y determine si puede permitirse poner otras prioridades en espera. Si cree que una reunión ofrece un bajo rendimiento de su inversión de tiempo, no debería sentirse obligado a asistir, dijo.

"Discúlpese de la reunión y, si corresponde, recomiende a un compañero de trabajo que sea más capaz de contribuir a la conversación ", agregó Collins. "Otra opción es asistir solo a una parte de la reunión y luego disculparnos cuando la reunión haya pasado a otras tareas que no sean su carga de trabajo. Solo asegúrese de discutir y programar el tiempo con el organizador de la reunión".

Deje de intentarlo para realizar varias tareas

Muchos estudios han demostrado que la multitarea no es el beneficio de productividad que mucha gente quiere creer que es. La investigación de la Universidad de Stanford, por ejemplo, descubrió que las personas que constantemente intentan realizar varias tareas "no pueden prestar atención, recordar información o cambiar de un trabajo a otro, así como aquellos que completan una tarea a la vez".

Otro estudio del La Universidad de California, Irvine, descubrió que una vez que una persona está distraída, toma un promedio de 25 minutos regresar a la tarea original. Por lo tanto, la realización de tareas únicas es el camino a seguir si desea mantener su día en el camino.

"La multitarea puede hacer que parezca que estás haciendo mucho, pero en realidad, el tiempo añadido al cambio de contexto te está frenando", dijo Anderson.

Collins estuvo de acuerdo y señaló que es prudente limitar las distracciones bloqueando secciones de su calendario para proyectos específicos, lo que puede significar estar fuera de línea e informar a sus colegas que estará menos disponible durante un período corto.

"Es mucho mejor concentrarse en un proyecto durante unas pocas horas y producir calidad trabajo, que arriesgarse a trabajar en múltiples proyectos a la vez y perderse en la mezcla ", dijo Collins.

Y si crees que" trabajar durante el almuerzo "te ayudará a lograr más, piénselo de nuevo: las desventajas de la multitarea entran en juego juegue aquí también, y solo se agotará si no programa descansos en su día de trabajo.

"(Trabajar durante descansos) es común en las compañías de hoy, especialmente en la comunidad de inicio", dijo Gallanter. "Utilizo mis descansos como pequeños momentos a lo largo de mi día para pensar y relajarme".

"No solo es bueno para mi cuerpo ya que estoy en un trabajo en el que estoy de pie la mayor parte del día, pero descubro que también ayuda a aclarar mi mente y a mantenerme enfocado ", agregó Frugoli.

¡Deja de procrastinar! Cómo ignorar las distracciones y realizar el trabajo

¿Alguna vez se ha visto atrapado en las discusiones por correo electrónico, Facebook y Twitter cuando debería estar trabajando? Si esto suena cierto para usted, no es el único: el correo electrónico y las redes sociales se encuentran entre las principales distracciones para los profesionales de hoy en día, encontró un nuevo estudio.

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