Revisión de archivos M: Mejor software de administración de documentos En general

¿Por qué M-Files?

M-Files es un poderoso sistema de administración de documentos, archivo digital y productividad que cumple varios roles y tiene aplicaciones para docenas de empleados diferentes. Tiene características tanto para PYMES como para empresas, capaces de manejar cualquier cantidad de documentos para categorizar y buscar. Podrá ver los documentos de su empresa con cualquier dispositivo habilitado para Internet.

Facilidad de uso

La interfaz principal de los archivos M es similar al familiar diseño de Windows Explorer. Puede navegar rápidamente por su base de datos de carpetas y realizar funciones similares, como copiar y compartir archivos en varias fuentes con solo un clic derecho. Esto reduce drásticamente la necesidad de capacitación costosa y que consume mucho tiempo, ya que la mayoría de los empleados ya deberían estar familiarizados con una interfaz de tipo Explorer. Del mismo modo, en Mac, la interfaz emula la interfaz del Finder de Mac. Sin embargo, una diferencia notable es que las carpetas son innecesarias. Los documentos están designados con varias metatags para clasificar. Estos incluyen el tipo de documento, cliente, proyecto, fecha y estado. Hay varias otras etiquetas que puede aplicar manualmente para facilitar la búsqueda y búsqueda de ciertos documentos.

Su sistema informático y su red tratan M-Files como otra unidad, lo que le permite arrastrar y soltar sus archivos a otras ubicaciones de su computadora o viceversa. Puede guardar archivos desde cualquier programa en M-Files como lo haría con cualquier otra unidad.

M-Files es tanto un servidor en las instalaciones como una solución en la nube. Con un sistema híbrido como este, el sistema de copia de seguridad y recuperación es fácil de administrar en caso de pérdida de datos.

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Funciones

M-Files facilita el escaneo y la organización de grandes cantidades de documentos en papel con reconocimiento óptico y captura. Esta función le permite clasificar automáticamente los documentos escaneados en función de los diseños e incluso del contenido. M-Files utiliza reconocimiento inteligente de caracteres para escanear el texto del documento y aplicar las etiquetas necesarias para categorizarlo. Con esta función, puede escanear miles de documentos a la vez, que se ordenarán automáticamente para una búsqueda más fácil más adelante.

Esta es una de varias funciones de automatización que pueden mejorar el flujo de trabajo de la oficina. Se pueden programar varios procesos diferentes, como notificaciones de revisión y aprobación para contratos y procedimientos operativos estándar, en M-Files para mantener su oficina funcionando como una máquina bien engrasada y ahorrar tiempo en las tareas cotidianas.

M -Files sigue de cerca el historial de cada documento, incluso cuándo fue abierto por última vez, quién lo abrió y qué cambios hicieron. Su control de versiones meticuloso permite una auditoría y un seguimiento sencillos, generalmente desde el momento en que se creó el documento. Los permisos se pueden configurar para que ciertos usuarios tengan prioridad sobre ciertos documentos y les permitan tomar notas y comunicarse mientras un documento está en progreso con otra persona. Otros permisos permiten a ciertos usuarios co-autorizar un documento y realizar ediciones simultáneas. El personal también puede designar ciertos archivos para su uso fuera de línea si necesitan ir sin acceso a Internet. Designe por proyecto, tipo o cliente y podrá tomarlos en su computadora portátil o dispositivo móvil. Una vez que esté de vuelta en la red, los archivos se sincronizarán automáticamente con sus cambios.

Puede compartir archivos con colegas, clientes y otros terceros directamente a través de la interfaz, lo que reduce la necesidad de correos electrónicos y archivos adjuntos redundantes, con la permisos concedidos automáticamente La integración con Outlook le permite colocar rápidamente los archivos adjuntos de correo electrónico en M-Files para la categorización automática.

Costo

El precio de M-Files para su empresa se basa en las necesidades de su negocio, cuántos usuarios planea agregar al sistema y si decide utilizar un sistema en las instalaciones, un sistema en la nube o híbrido . Si bien M-Files es un buen sistema para las pequeñas y medianas empresas, los representantes nos dijeron que el precio mínimo comienza en alrededor de $ 1,000 al mes, lo que probablemente haga que este sistema tenga un mejor valor para las empresas. Afortunadamente, puede descargar una versión de prueba de la aplicación para ver si la interfaz es adecuada para su empresa.

Servicio al cliente

Nuestras interacciones con los representantes del servicio al cliente fueron positivas. Dieron respuestas informadas y directas a nuestras preguntas y fueron transparentes sobre los precios. Cuando describimos la escala de nuestra pequeña empresa y nuestro presupuesto, fueron honestos en su evaluación de que su programa podría no ajustarse a nuestro presupuesto, pero aún así nos ayudaron y estuvieron felices de demostrarnos el producto de todos modos. Puede comunicarse con los representantes rápidamente a través del teléfono, correo electrónico y chat en vivo. Además del soporte directo, M-Files alberga una base de conocimiento completa, completa con hojas de datos, preguntas frecuentes y guías. El sitio también alberga un foro comunitario donde puede preguntar a otros usuarios sobre problemas y soluciones.

Limitaciones

M-Files es un híbrido de almacenamiento en la nube y almacenamiento local, lo que significa que puede acceder a sus documentos desde casi cualquier Internet dispositivo conectado a través de un navegador. Sin embargo, aún necesita instalar el software y otorgar permiso al dispositivo para que él y otras aplicaciones reconozcan los archivos M como una ubicación donde guardar documentos.

Si bien la interfaz parece familiar, puede arrojar a algunos usuarios fuera de ese las carpetas no son requeridas El sistema cataloga varios metaetiquetas en un documento para categorizarlo, pero para maximizar su capacidad de búsqueda, usted y sus empleados necesitan agregar sus propias etiquetas especializadas, especialmente cuando se trata de un gran volumen de documentos. Esta forma de presentación puede llevar un poco de tiempo acostumbrarse a aquellos que están acostumbrados a los métodos tradicionales de organización de documentos digitales.

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