Relación no saludable con su bandeja de entrada Cómo romper malos hábitos de correo electrónico
Si bien el correo electrónico existe desde hace décadas, las personas están conectadas ahora más que nunca, según una investigación reciente.
Según una encuesta de Reachmail, a pesar de que consultar el correo electrónico durante el día puede disminuir la productividad, casi el 84 por ciento de los encuestados lo hace con frecuencia. De hecho, más de la mitad de los encuestados envía más de 10 correos electrónicos cada día.
No es solo durante la jornada laboral cuando los correos electrónicos de trabajo distraen a las personas. Otra encuesta de Reachmail reveló que el 75 por ciento de los estadounidenses revisan su correo electrónico en días libres y en las tardes, y el 61 por ciento revisa su bandeja de entrada mientras están de vacaciones.
Si bien el correo electrónico es una gran forma de comunicación tradicional, no debería todo lo que consume. Aquí se explica cómo se pueden romper estos hábitos y crear una relación más saludable y eficiente con el correo electrónico.
Desarrollar un horario de correo electrónico
Una de las últimas tendencias en administración de correo electrónico se conoce como "bandeja de entrada cero". El objetivo es mantener su bandeja de entrada limpia en todo momento, pero quienes practican esta técnica tienden a consultar su correo electrónico más de 25 veces al día, de acuerdo con la encuesta "Work Email Trends After Hours".
Si desea menos distraído por correo electrónico y más productivo, abandone el concepto y cree un horario para limitar la cantidad de tiempo dedicado a leer y responder. Esto minimiza las interrupciones que descarrilan su productividad en las tareas y garantiza que está reservando una cantidad de tiempo adecuada para ellas.
No hay una regla para qué tipo de programación funciona mejor. Si no está seguro de la frecuencia con la que debe estar en su bandeja de entrada, intente comprobarlo en tres momentos designados cada día durante una semana durante un período de tiempo determinado. Luego, reduzca el tiempo de la semana siguiente hasta que encuentre la cantidad de tiempo mínima necesaria para responder adecuadamente.
Gestionar las expectativas y crear límites es una parte importante de la creación de un cronograma de correo electrónico. Asegúrese de que los clientes o compañeros de trabajo conozcan el nuevo horario configurando una respuesta automática con su servidor de correo electrónico o agregando los tiempos de respuesta de correo electrónico en su firma. De esta forma, las personas que están acostumbradas a las respuestas instantáneas no se sorprenderán ni se sentirán ofendidas si le toma tres horas responder en lugar de tres minutos.
Organizar contenido en carpetas
Crear carpetas que contengan correos electrónicos oportunos o mensajes informativos es una excelente forma de organizarse Si trabaja para una empresa que tiene varios departamentos, puede ser beneficioso organizar su cuenta por departamento con subcarpetas para material temporal.
Anular suscripción a cadenas de correo electrónico
Una parte integral del proceso de organización del correo electrónico se encuentra en magia del enlace de darse de baja. Es fácil verse inundado por las ofertas de empresas y proveedores al suscribirse a sus imanes principales, pero si su correspondencia posterior solo está agregando a su lista de espera de correo electrónico, podría ser el momento de darse de baja. Sé despiadado con esto; los vendedores saben que necesitan atraer la atención de los suscriptores, y su suscripción es su privilegio.
Si crear un cronograma de correo electrónico e implementar una estricta política de organización no hace que su bandeja de entrada sea más manejable, puede ser hora de considerar una herramienta de administración de correo electrónico .
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