¿Quieres una mejor reunión de negocios? Esté más preparado

Afrontémoslo: las reuniones de negocios son aburridas. A nadie le gusta ir a ellos, y rara vez logras todo lo que quieres hacer en el tiempo asignado. Incluso si tiene una agenda estricta, es poco probable que todos estén enfocados: una encuesta reciente de la plataforma de presentación basada en la nube Prezi descubrió que el 46 por ciento de los trabajadores estadounidenses admiten enviar mensajes de texto, consultar el correo electrónico o las redes sociales, navegar en la Web o incluso quedarse dormido durante la presentación de un compañero de trabajo.

¿Por qué las reuniones de negocios son tan detestadas en todos los ámbitos? La mayoría de las veces, es la forma en que se realiza la reunión. Según la encuesta Prezi, realizada en colaboración con Harris Poll y el coach de negocios Carmine Gallo, el 63 por ciento de los presentadores saben que las presentaciones de diapositivas (posiblemente el formato más común para las reuniones de negocios) pueden ser ineficaces y aburridas para su audiencia, y aún continúan arrojando plataformas deslizantes y adoptan un enfoque desordenado y desprevenido cuando llega el momento de levantarse y presentarse.

"Parte de la razón por la que las personas no están prestando atención se relaciona con los presentadores que lo siguen y no se toman el tiempo para hacer que su contenido sea relevante para su audiencia ", dijo Peter Arvai, CEO de Prezi. "Pensar en la presentación de antemano le permite conectar los puntos y asegurarse de que la presentación sea lo más breve posible".

"Las personas que organizan reuniones no pasan suficiente tiempo preparándose", agregó Larry Dorie, CEO de Web. proveedor de soluciones de conferencias RHUB Communications. "Cuando programes la reunión y envíes la agenda, debes proporcionar una guía de lo que las personas deben contribuir [y el resultado deseado]. Si las personas saben lo que se espera de ellos cuando asisten a una reunión, será más productivo. "

La preparación previa a la reunión también incluye asegurar que su equipo acuerde las ideas y los temas que se discutirán antes de que alguien entre por la puerta.

" Colaborar de antemano trae un espíritu de cooperación a una reunión ", dijo Dorie. "Si la gente ha pasado tiempo [de antemano] examinando ideas y necesidades, hay menos contención en la reunión. Lo hace más eficiente".

Pero prepararse para una reunión es solo la mitad de la batalla. El otro desafío consiste en mantener a las personas enfocadas una vez que comienza la reunión.

"Las reuniones que son demasiado largas desafían la capacidad de las personas de mantenerse comprometidas", dijo Joel Levitt, presidente de la firma de consultoría de gestión Springfield Resources y autor de "10 Minutes a Week to Great Meetings "(plataforma de publicación independiente CreateSpace, 2013). "Alejarse demasiado de la agenda hará que las atenciones deambulen. Ejercita el liderazgo deteniendo a las personas que se repiten, vagan, hablan sobre otras cosas o son groseras o perturbadoras".

Hacer que la reunión sea más conversacional al solicitar comentarios sobre temas que saber que a su audiencia le importan también puede conducir a un mejor compromiso, si se mantiene en el tema.

"Las personas están programadas para participar, no solo para escuchar", dijo Arvai a Mobby Business. "Una lista de datos demasiado larga y una presentación de gran cantidad de puntos adormecerán a la audiencia y será difícil para todos. En su lugar, cree una historia general y algunos puntos principales que la respalden. Manténgase en sintonía con las respuestas de su audiencia y ajuste su presentación en consecuencia. "

Cuando decide hacer cambios o ajustes en las estrategias de su reunión, Levitt aconseja observar el impacto de esos cambios para saber qué está funcionando y qué no, para poder concentrarse en las tácticas más efectivas.

Las reuniones de negocios a veces son necesarias, y seguir los consejos anteriores ciertamente puede ayudar a que sean más productivas. Pero el ambiente de trabajo y la actitud correctos en realidad pueden permitirle lograr más al no tener reuniones.

"Las reuniones ocupan mucho tiempo, y muchos temas que podrían discutirse en una reunión podrían manejarse en una reunión rápida. "en una sola conversación", dijo Zach Supalla, fundador y CEO de la herramienta de código abierto IoT Spark. "Al crear una cultura donde la gente se sienta capacitada para tomar sus propias decisiones, puede reducir drásticamente los gastos generales en el equipo y aumentar lo que usted y su equipo pueden hacer".

Originalmente publicado en Mobby Business .

Corrección: en una versión anterior de este artículo, el apellido de Peter Arvai estaba mal escrito como "Arzai" en una referencia.

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