Elección de una impresora comercial: Guía del comprador

El tipo de impresora que recogería en una tienda de suministros de oficina no se reducirá para uso comercial, al menos en la mayoría de los casos. Incluso las oficinas pequeñas generalmente necesitan máquinas mucho más sofisticadas para la eficiencia y la productividad.

La mayoría de las empresas optan por impresoras conectadas en red que pueden ser compartidas por múltiples usuarios, en lugar de impresoras individuales para cada escritorio. Estas máquinas ahorran recursos y tienden a durar mucho más tiempo que las variedades listas para usar. También ofrecen velocidades de impresión más rápidas, mejor manejo y opciones avanzadas de acabado. La mayoría también son capaces de copiar, escanear, enviar correos electrónicos y enviar faxes.

Las impresoras comerciales en red están disponibles en cientos de modelos y en diferentes tipos, todos con diferentes características y capacidades, que pueden hacer que el proceso de compra sea desalentador. Pueden ser cableados o inalámbricos; láser, LED, inyección de tinta o tinta sólida; y monocromo o color. Algunos son compatibles con la impresión móvil, mientras que otros no. También encontrará amplias variaciones en el costo.

En esta guía del comprador, desglosaremos sus opciones para simplificar el proceso de compra. Explicaremos los tipos de impresoras comerciales, las funciones y capacidades disponibles, las opciones de red, los costos y las opciones de pago. También ofreceremos algunos consejos prácticos para elegir el proveedor adecuado.

Tipos de impresoras comerciales

Laser / LED

Las impresoras láser y LED, que son muy similares, son con mucho las más populares en las oficinas. Usando una fuente de luz, proyectan una imagen en un tambor giratorio, que luego transfiere el tóner al papel. Estos son confiables y rápidos, y producen texto de alta calidad. Las capacidades de memoria y disco duro son ideales para redes. Los costos continuos son razonables porque el tóner es relativamente económico en comparación con otros métodos de impresión.

Por el lado negativo, las impresoras láser y LED son costosas por adelantado. Tampoco son ideales para la impresión de fotografías.

Inyección de tinta

Las impresoras de inyección de tinta son más comunes para uso personal y oficinas domésticas, aunque pueden ser adecuadas para algunos usos de pequeñas empresas. Estos funcionan inyectando tinta líquida a través de una cabeza de alfiler. Las impresoras de inyección de tinta son menos costosas por adelantado y la calidad de la foto es alta, por lo que son excelentes para folletos, volantes y documentos que contienen gráficos. Pueden imprimir en muchos tipos de medios.

Aunque es posible encontrar una impresora de inyección de tinta con calidad de oficina con capacidades de red, estas son menos comunes. Esto se debe principalmente a los altos costos actuales de reemplazar la tinta, lo que no es práctico para la impresión de gran volumen. Estas impresoras también son mucho más lentas.

Tipos de impresora adicionales

Los tipos de impresora menos comunes incluyen:

& bull; Impresoras de tinta sólida , que funden bloques de cera coloreada en papel. Estos tienden a ser comparables a las impresoras láser en calidad de impresión en blanco y negro, confiabilidad y costos continuos, pero son superiores para la impresión en color. También son más pequeños y más compactos. Sin embargo, las impresoras de tinta sólida son propensas a las manchas. Y como son menos comunes, hay muchos menos modelos entre los que elegir.

& bull; Impresoras de instantáneas que solo imprimen imágenes. La calidad de la foto es mucho mayor que con otros tipos de impresoras. Estos son más comunes para uso doméstico, pero también pueden tener aplicaciones comerciales.

& bull; Impresoras de sublimación de color , que se acercan mucho a la calidad de la fotografía mediante el uso de colorante transferido por calor. Típicamente, estas impresoras están reservadas para empresas tales como firmas de diseño gráfico, que deben tener una calidad de imagen superior. Los costos por página son extremadamente altos, por lo general, de $ 2 o más.

Impresoras por cable o inalámbricas

La mayoría de nosotros usamos impresoras inalámbricas en el hogar. ¿Por qué preocuparse por conectar su computadora cuando puede imprimir desde cualquier lugar? Sin embargo, las conexiones por cable suelen ser más rápidas, más confiables y mucho más seguras, todas las cuales son importantes en los entornos comerciales, donde las impresoras se utilizan con más frecuencia y por más personas a la vez. Las configuraciones inalámbricas, por otro lado, son más flexibles, además de ser menos costosas de implementar. También son compatibles con dispositivos móviles como teléfonos inteligentes y tabletas.

En nuestro mundo cada vez más móvil, muchas empresas -particularmente grandes empresas- eligen instalar aplicaciones que permiten la impresión móvil ya sea conectando el dispositivo a la impresora o usando una conexión Wi-Fi o Bluetooth. Esto a menudo se conoce como impresión en la nube o impresión móvil. No todas las impresoras son compatibles con esta tecnología emergente, pero es algo a tener en cuenta si tiene una fuerza de trabajo altamente dependiente de dispositivos móviles. Algunas impresoras de oficina también son compatibles con tecnologías de impresión móvil como Apple AirPrint, HP ePrint y Google Cloud Print, pero eso es algo que deberá verificar.

Color contra monocromo

Si solo imprime de forma sencilla documentos comerciales en texto sin formato, hojas de cálculo, memos y cartas, probablemente Monocromo esté bien. Si necesita imprimir gráficos, logotipos personalizados o documentos con gráficos y otros elementos visuales, querrá ir con una impresora en color. Las impresoras monocromáticas aún se venden sorprendentemente bien porque reducen los costos continuos, pero tenga en cuenta que probablemente se quede atrapado con la impresora que elija durante muchos años. Si necesita imprimir en color en el futuro, deberá buscar otra fuente.

Características de la impresora comercial

Una de las primeras cosas que debe considerar cuando se trata de características es si necesita una función única. o impresora multifunción (MFP). Tal como suena, las impresoras de una sola función hacen una cosa: imprimir documentos. Los dispositivos multifunción pueden realizar muchas otras tareas, como escanear, copiar, enviar por correo electrónico y convertir documentos. Los diferentes modelos combinan diferentes características.

Las impresoras multifunción son rentables porque evita tener que comprar varias máquinas y ocupan menos espacio. Ayudan a agilizar la gestión de documentos y el flujo de trabajo empresarial porque puede enviar por fax, escanear y enviar por correo electrónico documentos desde la misma máquina. Sin embargo, son más caros. Y si una persona usa la máquina para imprimir, por ejemplo, otro empleado tendrá que esperar para enviar un fax, hacer una copia, etc.

Luego, considere la velocidad y el volumen de impresión, que tienen un impacto significativo en el precio. En general, las velocidades de impresión de menos de 20 páginas por minuto (ppm) son demasiado lentas para entornos de oficina; velocidades de 20 ppm a 40 ppm serán suficientes para la mayoría de las oficinas; y las velocidades superiores a 40 ppm son ideales para un gran volumen de uso. Algunas de las máquinas más sofisticadas alcanzan 100 ppm, aunque esto es mucho más de lo que la mayoría de las pequeñas empresas necesitan. El volumen de impresión puede variar desde modelos básicos que tienen solo 100 hojas en la bandeja y 250 en el cassette hasta MFP que tienen 500 hojas en la bandeja y 2,000 o más en dos o más cassettes.

La memoria también es una consideración importante. La mayoría de las impresoras para oficina varían de 64 MB a 256 MB de RAM, aunque algunas impresoras superiores le permiten agregar memoria adicional si es necesario más adelante.

Las funciones adicionales que quizás quiera considerar incluyen:

• Impresión automática a doble cara - También conocido como impresión dúplex, imprima en ambas caras del papel sin volver a cargar la máquina.
• Alimentadores automáticos de documentos (ADF) : se puede escanear, copiar, enviar por correo electrónico y enviar por fax documentos con varias páginas.
• Bandejas multipropósito : imprima en papel especial como sobres, tarjetas postales, tarjetas de visita, folletos y papel grande.
• Puntos por pulgada (ppp) : el número de puntos por pulgada cuadrada que la impresora puede caber en una pieza de papel. Cuanto mayor sea el número, más nítidas serán las imágenes y los documentos.
• USB y lectores de tarjetas para imprimir sin computadora.
• Controles interactivos de pantalla táctil para mayor facilidad de uso.
• Conformidad con Energy Star para costos operativos reducidos.

Opciones de red

Compartir una impresora entre tantos empleados como sea posible tiene sentido práctico y financiero. Para hacer esto, la impresora debe estar conectada a la red de su oficina, lo que permite a los usuarios imprimir en una sola máquina desde sus respectivos escritorios, laptops, dispositivos móviles y, a veces, de forma remota.

Hay dos maneras de conectar una impresora láser a su red de oficina: compre una impresora que tenga capacidades de red integradas o conecte una impresora a un servidor de impresión dedicado. Las impresoras con capacidades incorporadas son más fáciles de conectar, pero probablemente costarán más. De cualquier forma, puede contratar a un proveedor externo para que realice la instalación (si no está incluido en el precio de compra o alquiler) o confiar en su personal de TI interno (si tiene uno).

Muchas oficinas necesitan más de una impresora. Solo muchos empleados pueden confiar en la misma impresora sin encontrarse con atascos, por lo que las empresas a menudo optan por comprar una impresora láser para cada departamento, grupo o equipo. Impresoras separadas pueden residir en la misma red, lo que permite a los empleados cambiar entre ellas. Esto es particularmente útil si los empleados necesitan cambiar de una máquina monocroma a una máquina a color, por ejemplo. O bien, puede usar subredes que permiten a ciertos usuarios acceder solo a ciertas impresoras. A veces se usan para limitar o restringir el acceso a las impresoras de color porque sus costos operativos son mucho más altos.

Costos de la impresora comercial

Ah, la pregunta mágica: ¿cuánto tendré que gastar? Esta es una pregunta difícil de responder sin conocer las necesidades específicas de su negocio, pero le daremos una idea general de lo que puede esperar.

Puede comprar una impresora básica doméstica por menos de $ 100 en estos días, pero no lo haga. Esperar que los precios de las impresoras comerciales sean comparables. Las impresoras de calidad empresarial son mucho más avanzadas y sofisticadas, y el precio lo refleja.

Las impresoras de inyección de tinta básicas diseñadas para empresas muy pequeñas comienzan en el rango de $ 150 a $ 300, pero no son lo suficientemente robustas para la mayoría de las oficinas. Claro, son una opción si tiene un presupuesto muy limitado, pero también tienen en cuenta el costo total de propiedad, que incluye el reemplazo de tinta. En un cierto nivel de volumen de impresión, el costo de una inyección de tinta económica más el costo de la tinta excede la compra de una impresora láser más cara que tiene bajos costos continuos.

Las impresoras láser en color más básicas cuestan $ 300, pero los modelos son adecuados para oficinas pequeñas y medianas generalmente cuesta entre $ 750 y $ 3,000. Las impresoras láser de alta gama con capacidades de red a menudo cuestan de $ 5,000 a $ 10,000 o más.

Arrendamiento frente a compra

Muchas empresas optan por arrendar impresoras en lugar de comprarlas directamente. Esto ahorra gastos iniciales, paga poco o nada, y le permite cambiar la máquina cada pocos años por un modelo más nuevo o más adecuado. No alquilaría una impresora de inyección de tinta de $ 300, por supuesto, pero comienza a tener sentido cuando habla de impresoras láser que cuestan miles o decenas de miles de dólares. Una cosa a tener en cuenta, sin embargo: el arrendamiento es más costoso a largo plazo debido a los honorarios de arrendamiento / financiación.

Los pagos de arrendamiento se reparten en un período de meses, generalmente de 12 a 60. Cuanto mayor sea el plazo del arrendamiento, menor los pagos mensuales serán.

Mantenimiento y mantenimiento de la impresora

Las impresoras láser requieren un mantenimiento regular, que incluye limpiezas, inspecciones y reemplazo de las piezas gastadas y defectuosas. El mantenimiento regular ayuda a prevenir fallas inesperadas y extiende la vida útil de su máquina.

La mayoría de los fabricantes y vendedores ofrecen acuerdos de mantenimiento y servicio por un costo adicional. Por lo general, cubren el costo de las visitas a la oficina para el mantenimiento y servicio regular, así como las piezas de repuesto, como el tóner y los tambores. Algunos vendedores cobran una tarifa anual fija, mientras que otros le ponen precio a sus planes en función de su volumen de impresión. Una tarifa estándar basada en el volumen de impresión es de 1 o 2 centavos por página. Muchos fabricantes ofrecen descuentos si compra el plan cuando compra la máquina, en lugar de esperar hasta que expire la garantía o si paga varios años por adelantado. Tenga en cuenta también que el precio de los planes de servicio aumenta después de que expire la garantía, ya que tendrá que pagar al proveedor para asegurarse de que la máquina esté en buen estado.

No tiene que comprar un contrato de servicio. un vendedor no debería forzarte, pero es sabio. No tendrá que lidiar con costos de reparación inesperados en el futuro, y es probable que obtenga un servicio más rápido si la máquina no funciona bien.

Antes de firmar un contrato de servicio, lea la letra pequeña para averiguar exactamente qué cubre. . Algunos no cubren lo que se considera mantenimiento de rutina, y la definición de eso puede diferir de una compañía a otra. Otros no cubrirán elementos como el tóner. Además, no tema hacer preguntas detalladas. Si la impresora se avería, ¿cuál es el procedimiento para solicitar una llamada de servicio? ¿Cuánto tiempo tarda un técnico en llegar? ¿Las piezas y los componentes se mantienen en stock para acelerar el proceso de reparación?

Cómo evaluar sus necesidades y presupuesto

Antes de comenzar a comprar, es importante evaluar las necesidades de su empresa: ¿qué desea que haga la impresora? ¿Cuántas personas lo usarán? ¿Es la velocidad más importante o priorizará la calidad de impresión? ¿Va a utilizar la impresora para documentos básicos como hojas de cálculo y archivos de Word, o va a imprimir documentos que incorporen gráficos y fotos?

Identifique cómo se usará la impresora, luego haga una lista de sus principales prioridades y debe tener caracteristicas. La lista no tiene por qué ser un todo y un final. Lo más probable es que te topes con otras características y prioridades más adelante en el proceso. Sin embargo, tomarse el tiempo de evaluar sus necesidades por adelantado facilita la eliminación de la miríada de opciones disponibles, y ayuda a los proveedores a recomendar los tipos y modelos que mejor se adaptan a su negocio.

Considere también su presupuesto. ¿Qué estás dispuesto y / o puedes gastar? Propón un rango ideal y luego un techo, un precio que es tu límite absoluto. Tenga en cuenta, sin embargo, que las impresoras comerciales son una inversión importante porque son fundamentales para las funciones diarias. El modelo más barato en el mercado a menudo no ofrece la mejor inversión a largo plazo. No desea exceder sus posibilidades, pero tampoco desea arrepentirse de la compra más adelante.

Elección de un proveedor

Su tarea final es elegir un vendedor. Algunos vendedores venden múltiples marcas, y otros trabajan directamente para un solo fabricante. No importa cuál elija, siempre que elija un vendedor respetable que se tome el tiempo de comprender completamente sus necesidades, en lugar de presionar por la venta más alta.

Algunos consejos adicionales:

• Preste atención a las ventas tácticas : busque vendedores que lo eduquen sobre todas las opciones disponibles. Tenga cuidado con cualquiera que intente impulsar productos que vayan más allá de lo que necesita. Hacer sugerencias es grandioso, pero ser demasiado agresivo no está bien.
• Pedir referencias -Cualquier proveedor respetable debe estar dispuesto a proporcionar referencias de clientes que hayan comprado el mismo modelo que está considerando. Hable con esos clientes para saber si están contentos no solo con el modelo, sino también con el servicio al cliente. ¿Ha respondido la compañía rápidamente a las llamadas de servicio, por ejemplo?
• Solicite una prueba en el sitio -Particularmente con las máquinas caras, no dude en solicitar una prueba en el sitio. No hay nada como usar una máquina para evaluar si es una buena opción. ¿La impresora es fácil de usar? ¿Está contento con las funciones, la calidad de impresión y la velocidad de impresión?
• Compare : póngase en contacto con varios proveedores antes de elegir uno para comparar referencias, precios y calidad del servicio. Más allá del precio, se sorprenderá de lo mucho que puede decir acerca de una empresa o un vendedor con solo reunirse en persona. Es probable que uno destaque como el mejor.

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