FileHold Express Review: el mejor sistema de gestión de documentos para pequeñas empresas
Nuestra investigación y análisis de sistemas de administración de documentos en 2018 nos lleva a recomendar FileHold Express como el mejor sistema de administración de documentos para pequeñas empresas. Elegimos FileHold de entre las docenas de documentos sistemas de gestión que consideramos. Para obtener nuestra metodología completa y una lista más completa de sistemas de administración de documentos, visite nuestra página de resumen de mejores selecciones.
¿Por qué FileHold?
FileHold tiene una interfaz intuitiva que es genial para las pequeñas empresas. Utiliza la misma estructura de archivo que Windows Explorer, lo que facilita el aprendizaje y la presentación a nuevos empleados.
Fácil de usar
Lo que hace que FileHold sea tan atractivo para las pequeñas empresas es que tiene el mismo aspecto que los programas. a lo que están acostumbrados. La estructura de archivado incorpora el mismo enfoque de gabinete, archivador, carpeta y subcarpeta que usa Windows Explorer. Una vez que esté instalado, los empleados deberían poder ponerse rápidamente al día.
Nos impresionó la interfaz limpia del sistema. A diferencia de otros sistemas que están llenos de iconos e imágenes, todo lo que ve cuando inicia sesión es la biblioteca de documentos que se encuentra en el lado izquierdo de la página y una barra de búsqueda en la parte superior. Usted archiva, busca y revisa documentos todos desde esta misma página. Muchos de los otros sistemas que examinamos te obligan a alternar entre las páginas.
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Las carpetas MyFileHold del sistema son extremadamente útiles. . Estas son carpetas separadas en la parte superior de la biblioteca general de gabinetes y gavetas para sus documentos más usados, sus archivos pagados, cualquier alerta o recordatorio que tenga, los archivos a los que ha accedido recientemente y los documentos que ha agregado recientemente a el sistema. Esto proporciona una instantánea de los documentos en los que está trabajando actualmente y los elementos que requieren atención inmediata.
FileHold permite una buena cantidad de personalización. Los empleados pueden adaptar partes del sistema a sus preferencias personales. Puede personalizar enlaces rápidos para una variedad de tareas, como agregar archivos, vincular documentos y extraer archivos. Elija los atributos de metadatos específicos, como el tipo de documento, la versión, el número de archivos vinculados y el autor, que se muestran junto con el nombre del archivo.
Puede archivar documentos en el sistema de múltiples maneras. Puede arrastrar y soltar archivos que ya están en su computadora o red, así como escanear documentos directamente en el sistema. La integración de Microsoft Office le permite agregar documentos en los que está trabajando en Word, Excel, Outlook o PowerPoint con solo presionar un botón.
Una vez en el sistema, un documento en una bandeja de entrada. Aquí, define sus atributos de metadatos y elige la ubicación donde desea que se archive. FileHold ofrece una multitud de atributos que se pueden adjuntar a cada archivo, por lo que puede seleccionar diferentes propiedades para diferentes tipos de documentos. Por ejemplo, los atributos de las facturas pueden incluir el cliente para el que se paga la factura y un folleto que puede tener propiedades como quién lo creó y cuándo se agregó al sistema.
FileHold ofrece varias formas sencillas para encontrar rápidamente los documentos que está buscando. La opción más fácil es escribir las palabras o frases que está buscando en un documento en la barra de búsqueda principal, que es similar a la barra de búsqueda de Google. Esto busca en toda la biblioteca de archivos. Sin embargo, en lugar de solo recuperar documentos con la redacción exacta que buscó, esta opción arroja resultados que incluyen sinónimos, palabras derivadas y palabras estrechamente asociadas con sus términos de búsqueda originales. Cuando se devuelven los resultados, puede hacer clic en un archivo, y un cuadro de vista previa resalta las palabras que estaba buscando, para que pueda ver rápidamente si es el documento que necesita. También puede realizar búsquedas avanzadas que le permitan buscar archivos basados en atributos de metadatos.
Funciones
Estamos especialmente impresionados con las numerosas herramientas de colaboración, que incluyen una función de check-in y check-out que impide que más de una persona trabaje en el mismo documento al mismo tiempo. También puede configurar alertas que notifiquen automáticamente a los compañeros de trabajo cuando los documentos se ingresan y se retiran o cuando se realizan cambios en los archivos.
El software mantiene un registro de auditoría de todos los que acceden a cada archivo y cuando lo hacen, y los trabajadores pueden revise las versiones anteriores de los documentos después de realizar los cambios.
Afortunadamente para las empresas con empleados remotos, se puede acceder al sistema desde cualquier lugar, a través de cualquier computadora o dispositivo móvil conectado a Internet. Cuando está conectado de forma remota, el software le permite buscar, recuperar y trabajar en cualquier documento guardado en el sistema. No todos los sistemas autohospedados que examinamos ofrecen esta extensión de acceso remoto.
Para garantizar que los empleados solo vean los archivos y documentos que se supone que deben, FileHold ofrece una selección de 11 roles de seguridad, que van desde solo lectura hasta sistema administración. También puede establecer permisos de acceso específicos para gabinetes y carpetas completos, así como para archivos individuales.
Otras características estándar incluyen un calendario que realiza un seguimiento de tareas incompletas, la opción de vincular virtualmente archivos en el sistema y escanear software que convierte automáticamente el texto en documentos en papel escritos en datos editables y buscables.
Puede comprar funciones opcionales por un costo adicional, incluidas capacidades de flujo de trabajo, la opción de crear cuentas de invitado para usuarios de solo lectura y funcionalidad de firma electrónica.
Costo
Dado que FileHold es un sistema autohospedado, la mayoría de los costos son solo tarifas únicas. El precio se divide en varias partes, con cargos por el software, licencias de usuario e instalación, implementación y capacitación.
El sistema está disponible en dos planes de precios: FileHold Express y FileHold Enterprise. El plan Express está diseñado para negocios con 20 empleados o menos, mientras que el plan Enterprise acomoda negocios más grandes. Ambos planes ofrecen la misma experiencia de usuario, características y herramientas. La diferencia está en la estructura de precios.
Estos son los costos únicos de FileHold Express:
- Software de servidor: $ 3,750 (incluye cinco usuarios y seis meses de soporte)
- Licencias adicionales: $ 200 cada uno, hasta 20 usuarios (incluye visores de documentos web y de escritorio)
El único costo recurrente es para soporte continuo. Usted tiene la opción de pagar una tarifa anual que le brinda actualizaciones al software y soporte técnico continuo. Este costo es el 20 por ciento de su tarifa original. Para las pequeñas empresas que necesitan una plataforma integral de administración de documentos con todas las características esenciales, el plan Express es un buen valor debido al costo único.
Si el costo inicial es demasiado para empresas incipientes, FileHold ofrece ambos sin intereses opciones de financiación y alquiler. La mayoría de los otros sistemas que analizamos no ofrecen estos planes de pago.
Servicio al cliente
En general, estamos muy satisfechos con el servicio al cliente que recibimos de FileHold. La forma preferible de obtener asistencia es a través del correo electrónico. FileHold respondió a nuestra consulta por correo electrónico en 10 minutos. El representante respondió todas nuestras preguntas en detalle, con enlaces al sitio web con información adicional.
Una vez que su sistema esté en funcionamiento, puede contactar al equipo de atención al cliente de FileHold por correo electrónico o mediante un ticket de ayuda en línea. (El servicio telefónico no es una opción). También hay recursos extensos en el sitio web de la compañía, que incluyen una serie de guías para el usuario. Además, el software incluye acceso integrado a las guías de ayuda.
Limitaciones
El mayor inconveniente potencial de FileHold es que se trata principalmente de un sistema autohospedado, por lo que debe tener su propio servidor y necesitar un Experto en TI disponible que tiene conocimientos sobre el mantenimiento de servidores, lo que puede generar costos adicionales. Hay una opción de nube disponible, pero FileHold no la aloja, por lo que deberá organizar un servicio en la nube de terceros para alojarla y pagar los costos de su uso.
Otra deficiencia posible es que la atención al cliente está disponible solo por correo electrónico y en línea. Aunque recibimos una respuesta extremadamente rápida cuando recibimos un correo electrónico, es posible que algunas empresas se desconecten al no poder llamar a alguien por ayuda.
También es importante tener en cuenta que este sistema no es compatible con computadoras Mac. Si su oficina está basada en Mac, le recomendamos que considere nuestro mejor software de administración de documentos para dispositivos móviles, ya que ofrece acceso completo desde cualquier dispositivo habilitado para la Web.
¿Está listo para elegir un sistema de administración de documentos? Aquí encontrará un desglose de nuestra cobertura completa:
- Sistemas de gestión de documentos: Guía del comprador
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