¿Qué es un análisis de Pareto?

Para los que están a cargo, generalmente hay muchas decisiones que tomar. La pregunta es, ¿cuál debería abordarse primero? Para ayudar a responder esa pregunta, muchos líderes empresariales realizan un análisis de Pareto. Un análisis de Pareto ayuda a priorizar las decisiones para que los líderes sepan cuáles tendrán la mayor influencia en sus objetivos generales y cuáles tendrán la menor cantidad de impacto.

El análisis de Pareto también se conoce como la regla 80/20 porque se basa con la idea de que el 80 por ciento del beneficio de un proyecto puede provenir de hacer el 20 por ciento del trabajo. Por el contrario, el 80 por ciento de los problemas de una situación se remonta al 20 por ciento de las causas.

Según el sitio web Better Explained, la técnica lleva el nombre del economista italiano Vilfredo Pareto, quien observó que el 80 por ciento de la riqueza de Italia pertenecía a solo 20 porcentaje de la población.

"El principio de Pareto es la observación (no la ley) de que la mayoría de las cosas en la vida no se distribuyen de manera uniforme", escribe Better Explained en su sitio web.

Entre los ejemplos que incluyen:

• 20 por ciento de la entrada crea 80 por ciento del resultado
• 20 por ciento de los trabajadores produce 80 por ciento del resultado
• 20 por ciento de los clientes crean 80 por ciento de los ingresos
• 20 por ciento de los errores causan 80 por ciento de los fallos

La Process Excellence Network señala dos beneficios principales del uso de un análisis de Pareto. El primero es que puede categorizar y estratificar cosas tales como errores, defectos, retrasos, quejas de los clientes o cualquier otra medida de la calidad resultante del proceso de una empresa para que los líderes puedan identificar diferentes clases o tipos de problemas.

Segundo, es que muestra gráficamente los resultados en un diagrama de Pareto o diagrama de Pareto para que surjan los pocos problemas significativos del entorno general.

Cómo hacer un gráfico de Pareto

Si bien hay varias formas diferentes de realizar un análisis de Pareto, tienden a girar en torno a los mismos principios rectores. Según el sitio web Mind Tools, los seis pasos para realizar un análisis de Pareto son:

1. Identificar y enumerar problemas : escribir una lista de todos los problemas que debe resolver.
2. Identificar la causa raíz : para cada problema, identifique su causa fundamental.
3. Puntúe los problemas : el uso del método de puntuación dependerá del tipo de problema que deba resolverse. Si el problema gira en torno a un negocio que trata de mejorar las ganancias, entonces el puntaje puede centrarse en cuánto les cuesta cada problema. O bien, si intentan aumentar la satisfacción del cliente, podrían puntuar los problemas sobre la cantidad de quejas que se eliminarían si se resolviera el problema.
4. Agrupe los problemas : agrupe los problemas por la causa raíz.
5. Agregue puntajes : Sume los puntajes para cada grupo de causa. El grupo con el puntaje más alto debe ser la prioridad más alta, mientras que el que tiene el puntaje más bajo debe ser la más baja.
6. Acción : comience a abordar las causas de los problemas. En primer lugar, trate el problema de máxima prioridad o grupo de problemas.

Para aquellos que desean una representación gráfica de los problemas, Project Excellence Network aconseja dividir el puntaje de cada problema por el total de todos los puntajes para obtener un porcentaje. Los responsables de la toma de decisiones deberían dibujar un gráfico con un eje horizontal y dos ejes verticales. El eje vertical izquierdo debe marcarse en incrementos desde cero hasta el total general de todos los puntajes del problema. Por otro lado, el eje vertical derecho debe marcarse en incrementos de cero a 100 por ciento.

A continuación, los líderes deben construir un diagrama de barras verticales, con el puntaje de porcentaje más alto a la izquierda y el más bajo a la derecha. De acuerdo con Project Excellence Network, la altura de cada barra debe corresponder con el valor en el eje izquierdo y el porcentaje del total en el eje derecho.

Finalmente, para determinar qué porcentaje del total de problemas se resolverá cuando se aborden más de uno, se debe agregar un gráfico de líneas a la parte superior.

"Comenzando en el punto cero izquierdo, trace una línea que muestre el porcentaje total acumulado alcanzado con la adición de cada clasificación de problema ", escribe Project Excellence Network en su sitio web. "La línea debe terminar en la marca del 100 por ciento en el eje derecho".

Ejemplo de análisis de Pareto

Para las empresas, hay una amplia gama de formas de utilizar los análisis de Pareto en su beneficio. Por ejemplo, el sitio web al que Bright Hub PM apunta es cómo mejorar el servicio al cliente en un centro de llamadas. El primer paso fue encuestar a los clientes para averiguar por qué no estaban contentos con el servicio del centro de llamadas.

Luego de recibir la respuesta, el centro de llamadas dividió la información por categoría de reclamo, que incluyó: "demasiado tiempo en espera, "No hay personal nocturno o de fin de semana", "no tiene conocimientos", "no es cortés", "se transfirió demasiadas veces", "no se pudo encontrar el archivo", "no hay opciones de pago por teléfono", "representante difícil de entender" y "se cobra" más de lo prometido. "

Luego sumaron la cantidad de quejas en cada categoría y calcularon un porcentaje de cada una. Luego calcularon el porcentaje acumulado de las categorías al sumarlas. Con base en los datos, quedó claro que "demasiado tiempo en espera", "sin personal nocturno o de fin de semana" y "no informado" representaron más del 75 por ciento del total de quejas.

A la luz del análisis, fue fácil de determinar que el centro de llamadas necesitaba concentrar sus esfuerzos en esas tres quejas para lograr un progreso significativo hacia la mejora de su servicio al cliente en general.

Otros ejemplos pueden verse en línea en:

• Herramientas mentales
• ASQ
• La Universidad de Washington
• Rapid Business Intelligence Success
• TechTarget

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