¿Qué es la gestión de contratos?

Gestión de contratos es el proceso de gestión de la creación, ejecución y análisis para maximizar el rendimiento operativo y financiero en una organización, todo mientras se reduce el riesgo financiero. Las organizaciones se enfrentan a una presión cada vez mayor para reducir los costos y mejorar el rendimiento de la empresa. La gestión de contratos resulta ser un elemento de negocio muy lento, lo que facilita la necesidad de un sistema de gestión de contratos eficaz y automatizado.

Los fundamentos de la gestión de contratos

Cuando dos empresas desean hacer negocios entre ellas, un contrato especifica las actividades realizadas por ambas organizaciones y los términos a través de los cuales cada uno cumplirá con sus partes del acuerdo. Los contratos afectan la rentabilidad del negocio de una manera muy amplia debido al énfasis en los ingresos y los gastos. Cuando un contrato tiene una redacción deficiente, una organización puede perder incontables miles de dólares por un simple tecnicismo del que carecen los recursos para identificar. La administración efectiva de contratos puede finalmente crear una relación comercial poderosa y allanar el camino hacia una mayor rentabilidad a largo plazo, pero solo si se gestiona correctamente.

Elementos de una gestión de contratos exitosa

No es suficiente que una organización tenga profesionales en lugar para manejar la gestión de contratos. Los empleados deben ser aumentados con la presencia de procesos y compañeros de software para satisfacer las crecientes necesidades analíticas y de cumplimiento. Cuando se implementa con éxito una estrategia de gestión de contratos, las organizaciones pueden esperar ver:

• Los beneficios comerciales y los rendimientos financieros esperados se están realizando
• El proveedor coopera y responde a las necesidades de la organización
• La organización no encuentra conflictos contractuales o sorpresas
• La prestación de servicios es satisfactoria para ambas partes

Actividades que conforman una buena gestión de contratos

La base para la gestión de contratos se basa en la implementación de actividades exitosas posteriores a la adjudicación y en etapas iniciales. Durante la etapa previa a la adjudicación, los empleados deben enfocarse en la razón para establecer el contrato y si el proveedor puede cumplir con los términos del acuerdo. Se necesita consideración adicional para entender cómo funcionará el contrato una vez otorgado. Evitar sorpresas no deseadas requiere una investigación cuidadosa y claridad de propósito en el contrato real.

La administración del contrato requiere un nivel de flexibilidad para ambas partes involucradas y una voluntad de adaptar los términos del contrato para reflejar cualquier cambio en las circunstancias. Los problemas son inevitables, lo que significa que las organizaciones deben estar preparadas para lo inesperado y poder ajustar los términos del contrato cuando sea necesario.

Etapas de la gestión de contratos

Los contratos desempeñan un papel importante en la contracción del final del trimestre y se dividen en etapas para organizar los esfuerzos y estructurar el proceso contractual típico. Cuando se hace de forma manual, crear un contrato puede resultar bastante lento. El proceso incluye los siguientes pasos:

1. Solicitudes iniciales. El proceso de administración del contrato comienza identificando los contratos y los documentos pertinentes para respaldar el propósito del contrato.
2. Contrato de autor. Escribir un contrato a mano es un momento -consumiendo actividad, pero a través del uso de sistemas automatizados de gestión de contratos el proceso puede volverse bastante racionalizado.
3. Negociar el contrato. Al finalizar la redacción del contrato, los empleados deberían poder comparar las versiones del contrato y anotar cualquier discrepancias para reducir el tiempo de negociación.
4. Aprobar el contrato. La instancia en la que se producen la mayoría de los cuellos de botella es obtener la aprobación de la administración. Los usuarios pueden combatir de forma preventiva mediante la creación de flujos de trabajo de aprobación personalizados, incluidas aprobaciones paralelas y en serie para que las decisiones avancen rápidamente.
5. Ejecución del contrato. La ejecución del contrato permite a los usuarios controlar y acortar el proceso de firma a través del uso de firma electrónica y soporte de fax.
6. Gestión de obligaciones. Esto requiere una gran cantidad de gestión de proyectos para garantizar que las partes interesadas clave cumplen las entregas y el valor del contrato no se deteriora a lo largo de sus primeras fases de crecimiento.
7. Revisiones y enmiendas. Reunir todos los documentos pertinentes a la redacción inicial del contrato es una tarea difícil. Cuando se encuentran elementos que se pasan por alto, deben existir sistemas para enmendar el contrato original.
8. Auditoría e informes. La gestión del contrato no implica simplemente redactar un contrato y luego enviarlo al archivador sin pensarlo dos veces. Las auditorías de contrato son importantes para determinar el cumplimiento de ambas organizaciones con los términos del acuerdo y cualquier posible problema que pueda surgir.
9. Renovación. El uso de métodos manuales de administración de contratos a menudo puede dar como resultado la pérdida de oportunidades de renovación e ingresos comerciales. Automatizar el proceso permite a una organización identificar oportunidades de renovación y crear nuevos contratos.

Software de administración de contratos

Si bien la tradición es administrar contratos manualmente a través del almacenamiento de archivadores y carpetas, la práctica está plagada de ineficiencias que solo pueden disminuir de la eficiencia general de una organización. La integración con un servicio automatizado de administración de contratos ayudará a liberar innumerables horas de trabajo y automatizar innumerables procesos asociados con la gestión de un contrato, creando así más valor para una empresa.

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