El éxito de los trabajadores remotos comienza con el soporte de TI
Administrar las crecientes demandas tecnológicas de los empleados que trabajan a distancia no es fácil para cualquier empresa, pero puede ser especialmente desafiante para las pequeñas empresas. Sin embargo, no necesariamente tiene que ser difícil. La clave para administrar efectivamente a los trabajadores remotos es asegurarse de que tengan la tecnología que necesitan para ser productivos, al mismo tiempo que hacen que la seguridad sea una prioridad.
Hacer eso, sin embargo, no es tan fácil como asegurarse de que sus empleados tengan buenas computadoras portátiles.
"Los promedios de nuestra encuesta han demostrado que el 92 por ciento de los encuestados tiene suficientes computadoras y acceso a Internet", dijo Rick Albiero, fundador de Telecommuting Advantage Group, una agencia consultora de arreglos laborales alternativos. "Sin embargo, no basta con tener una buena computadora en casa. Las organizaciones también deben determinar si los teletrabajadores pueden usar sus propias computadoras o si necesitan tener computadoras dedicadas para actividades relacionadas con el trabajo".
Computadoras portátiles y de escritorio personales "Puede que ya esté comprometido o ya esté lleno de virus", dijo Rick Phillips, director de soluciones de infraestructura y servicios administrados en la nube de Weidenhammer Solutions. Otra razón es que las computadoras personales probablemente no contarán con los recursos adecuados y no pueden ser administradas por la empresa departamento.
"Es más eficiente y seguro proporcionar al empleado el equipo que puede controlar desde sus capacidades administrativas centrales de TI", dijo Phillips. Como mínimo, Phillips recomendó que las empresas le proporcionen a los teleoperadores una computadora portátil o de escritorio con conexión a Internet de banda ancha a la oficina y otros servicios para correo electrónico, intercambio de archivos, mensajes de texto, Voz sobre IP (VoIP), videoconferencia y acceso a la Web.
en su papel, algunos teletrabajadores pueden tener necesidades adicionales. Por ejemplo, Phillips dijo que los agentes de llamadas que trabajan desde casa deberían estar equipados con integración de telefonía informática (CTI) y con el software adecuado para que puedan usar sus computadoras para administrar llamadas e integrar con aplicaciones de administración de relaciones con clientes (CRM) en la oficina .
"Los teletrabajadores cuyo trabajo depende en gran medida de las reuniones también deberían estar equipados para la colaboración de audio y video", dijo Phillips. Esto incluye asegurarse de que sus computadoras incluyen una cámara web o cámara digital, tarjeta de video, software de videoconferencia, micrófono funcional y parlantes.
Las compañías que permiten el teletrabajo también deben proporcionar recursos relacionados con la seguridad para garantizar que sus datos y dispositivos estén protegidos .
Phillips dijo que la seguridad es el desafío número 1 al que se enfrentan las pequeñas y medianas empresas (PYMES) para habilitar a las telecomunicaciones y la fuerza de trabajo móvil. Los teletrabajadores a menudo trabajan en lugares públicos, como cafeterías, bibliotecas, aeropuertos y hoteles, donde las redes de Wi-Fi generalmente no están seguras y, por lo tanto, están abiertas para cualquiera dentro del alcance.
"Para alguien es relativamente fácil no solo acceder a archivos abiertos en la computadora de otra persona que está en un sistema Wi-Fi compartido, pero también para acceder y descargar archivos almacenados en la computadora ", dijo Albiero. "Programas como Cain y Abel, Ettercap y Wireshark permiten que alguien robe sus datos a través de redes públicas". Mientras que algunos lugares han implementado medidas de seguridad para proteger sus redes, como al requerir una contraseña, Albiero advirtió que no es un enfoque de seguridad suficiente.
Para abordar eficazmente los problemas de seguridad planteados por los teletrabajadores que trabajan en espacios públicos, Albiero sugirió las computadoras portátiles deben estar equipadas con un sistema de seguridad Wi-Fi que requiera una contraseña diferente para cualquier persona con una señal de Wi-Fi compartida que intente acceder al dispositivo de un teletrabajador. Para aquellos con acceso a conexiones Ethernet, otra solución es usar un enrutador de viaje que se conecta a una toma de Ethernet para proporcionar un firewall de hardware contra otros usuarios en la red, dijo Albiero.
Otra solución rentable es la implementación de una red privada virtual (VPN), una medida de seguridad que encripta los archivos en su computadora y cualquier información que se intercambia a través de Internet; este cifrado hace que los datos codificados sean inútiles para cualquier otra persona con acceso no autorizado. "Una VPN segura brindará esta protección mientras los datos están en camino hacia y desde su computadora", dijo Albiero.
Por lo general, los usuarios inician el cliente VPN instalado en sus dispositivos y luego ingresan sus credenciales para autorización. Al usar la red pública, se conectan a un centro de datos remoto que proporciona una conexión privada, como si estuvieran conectados directamente a la red segura y local de la compañía.
"Instalar una solución VPN asegurará el acceso seguro solo por el teletrabajador ", Dijo Phillips.
Para ser eficaz, Phillips también dijo que las empresas deberían asegurarse de que su proveedor VPN tenga capacidades de encriptación fuertes, específicamente encriptación Secure Socket Layer (SSL), un protocolo de protección de datos estándar de la industria que encripta información intercambiada ay desde una página web. "Las VPN SSL proporcionan tal flexibilidad y niveles de encriptación de transmisión para estar seguros y seguros."
Allan Pratt, un estratega de InfoSec y instructor de certificación de la Asociación de Industria de Tecnología Informática (CompTIA), dijo que si los empleados gastan una gran cantidad de tiempo viajando o trabajando en espacios públicos de trabajo, lo mejor es invertir en VPN. "Las VPN se pueden comprar por $ 10 al mes a proveedores comerciales, o pueden establecerse a través del empleador".
Los usuarios deben encontrar fácilmente al cliente VPN, por lo que siempre recuerdan usarlo antes de cualquier actividad en Internet, por ejemplo. "El departamento de TI también debe configurar el equipo de los empleados para que el icono de VPN esté disponible en la pantalla de inicio", dijo Pratt.
Pratt, un blogger de seguridad de la información y ciberseguridad en Tips4Tech, agregó que las preocupaciones de seguridad no se limitan a privacidad de la red y protección de datos. Las empresas también deben asegurarse de que los teletrabajadores protegen físicamente sus dispositivos para evitar costosas consecuencias.
"El robo directo es un gran riesgo para la seguridad", dijo Pratt. Una forma de mitigar el robo es solicitar una contraseña antes de que los dispositivos puedan encenderse. Pratt dijo que los usuarios también deberían habilitar las pantallas de tiempo de espera para que su monitor esté en blanco o cambiar a un salvapantallas después de un período de tiempo determinado, y luego requerir una contraseña para obtener acceso. "Recuerda siempre, las mejores contraseñas tienen 10 caracteres o más de longitud usando letras mayúsculas y minúsculas, números y caracteres especiales".
Para dispositivos físicamente seguros, Albiero sugirió que se bloquee el cable de la computadora portátil si alguna vez necesita salir. "Si estás en una cafetería y bebiendo café, vas a tener que ir al baño. Es muy tentador dejar tu computadora portátil solo por un minuto".
Aún así, por medidas de seguridad para Los expertos dicen que las empresas deben incluir los temas de seguridad en el proceso de capacitación.
"Como parte de la capacitación de orientación de un empleado, se le deben indicar las razones por las que no se usa el equipo de oficina en lugares públicos si hay Wi-Fi no seguro ", dijo Pratt. También aconsejó a las empresas que enseñen a los empleados de teletrabajo cómo usar adecuadamente las herramientas de seguridad para asegurarse de que estén siendo operadas adecuadamente (por ejemplo, a los teletrabajadores se les debe enseñar cómo y por qué deberían lanzar su cliente VPN antes de abrir un navegador). Además, Pratt dijo que los empleados deben estar entrenados para estar al tanto de su entorno para evitar el robo total. "Incluso por un momento e incluso en un lugar que uno piensa que es seguro, un dispositivo puede ser robado". Phillips dijo que las empresas también deben educar a los empleados sobre los procedimientos de seguridad, como la realización de copias de seguridad y las mejores prácticas de prevención de pérdida de datos. Además, cuando se trata de las reglas y regulaciones del teletrabajo, tanto los empleados como las TI deben estar en sintonía. "Su organización debe contar con un protocolo conocido que sea plenamente comprendido tanto por su equipo de gestión como por el empleado que trabaja a distancia".
Agregó que "convertir en un punto de RR.HH. desarrollar e implementar un programa de capacitación específicamente en torno a las fuerzas de trabajo de telecomunicaciones. Tenga especial consideración con las regulaciones y requisitos de cumplimiento del negocio. No permita que los empleados pongan a la compañía en una situación de cumplimiento sensible sin saberlo".
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