¿Eso es legal? Qué hacer y qué no hacer para verificaciones de antecedentes de empleados

Con toda la información disponible en línea, parte de ella pública y el resto fácilmente accesible por una tarifa, el proceso de examinar los antecedentes de un empleado puede ser confuso para las empresas y los trabajadores.

¿Los perfiles de las redes sociales son un juego limpio? ¿Qué hay de los informes de crédito? ¿Puede un negocio requerir pruebas de drogas antes de tomar una decisión de contratación?

Depende, dijo Tricia Meyer, fundadora y abogada administrativa de Meyer Law, a Mobby Business.

"Los controles previos al empleo pueden considerar información como pruebas de drogas , registros judiciales, registros de crédito, referencias de personajes, registros de manejo, registros educativos, etc. ", dijo Meyer. Las empresas también pueden consultar periódicamente esta información para los empleados actuales.

La información legal para el acceso de los empleadores, sin embargo, depende de una serie de factores, incluida la industria, si la empresa se encuentra en el sector público o privado, y en qué estado se encuentra la empresa. Esto es lo que necesita saber sobre la legalidad de ciertos elementos de verificación de antecedentes de un empleado.

Verificación de antecedentes: legales, con condiciones

Antes de recibir o usar un informe de antecedentes, como una verificación de antecedentes penales, un empleador debe seguir varios procedimientos descritos por la Comisión de Igualdad de Oportunidades de Empleo de los Estados Unidos.

• El empleado debe ser notificado en un documento escrito independiente (no parte de una solicitud de empleo) que la verificación de antecedentes es se lleva a cabo y puede afectar su elegibilidad para el empleo.
• El empleado debe dar su consentimiento por escrito para la verificación de antecedentes.
• Si las verificaciones de antecedentes en curso son una condición para el empleo, una empresa debe decirlo explícitamente en sus políticas escritas.
• Si se realizan entrevistas personales para conocer la reputación, el estilo de vida o el carácter de un empleado, el empleado tiene el derecho, y debe ser notificado de ese derecho, de una descripción de la naturaleza y alcance de estas entrevistas.

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Información en línea: Legal

Entre las redes sociales y la búsqueda en línea, los empleadores pueden acceder a una gran cantidad de información empleados sin necesidad de emplear una verificación de antecedentes tradicional. Si la información está disponible públicamente en línea o se encuentra fácilmente con un motor de búsqueda, los empleados deben esperar que las empresas puedan encontrarla.

Sin embargo, muchos estados tienen normas para proteger la privacidad de los empleados en los sitios de redes sociales.

Los empleadores ya no pueden solicitar la información de inicio de sesión de un empleado para las cuentas de las redes sociales ", dijo Meyer, agregando que tampoco se permite intentar eludir las configuraciones de privacidad. En el pasado, los empleadores a menudo intentaban ver cuentas creando un perfil falso ellos mismos o pidiendo acceso a la empresa de medios sociales. "Si un candidato tiene una cuenta configurada como privada, es importante que el empleador no intente eludir los derechos de privacidad".

Verificaciones de crédito: legales con consentimiento

Según la Ley de Informes de Crédito Justos, un empleador debe obtener una consentimiento antes de solicitar un informe de crédito del trabajador. Debido a que la FCRA es una ley federal, se requiere el consentimiento en todos los 50 estados. Algunos estados, incluidos Illinois, California y Colorado, limitan la posibilidad de que un empleador tenga acceso a la información crediticia. También hay algunas industrias con exenciones, como la industria del transporte por camión.

La FCRA exige que se informe a los empleados si se usan sus archivos en su contra. Si una empresa se niega a ofrecer un empleo basado en un informe de crédito, debe dar esa razón de manera explícita, junto con el nombre, número de teléfono y dirección de la oficina de informes de crédito que proporcionó la información

Pruebas de drogas: legales en algunos estados

Algunos empleadores están legalmente obligados a probar medicamentos, aunque la mayoría no lo hacen. Las industrias donde las pruebas de detección de drogas son una condición del empleo pueden incluir la fabricación y la energía nuclear. La mayoría de los trabajos del sector público también requieren pruebas de drogas. Algunos estados limitan las pruebas de detección de drogas a industrias donde la ley lo requiere, mientras que otros exigen que las empresas demuestren que el uso de drogas es una preocupación de seguridad legítima antes de exigir pruebas a los empleados.

"Las pruebas de drogas suelen ser discreciones del empleador y pueden se parte de una verificación exhaustiva de antecedentes ", dijo Meyer.

Los empleados potenciales tienen derecho a rechazar una prueba de drogas como parte de una verificación de antecedentes. Dependiendo de las leyes estatales, sin embargo, se les puede negar empleo por esa negativa. Los empleados actuales también pueden rechazar las pruebas de drogas, pero pueden ser despedidos por esa negativa si los requisitos de las pruebas de drogas están detallados en las políticas escritas del empleador.

Para ser válido en la corte, las políticas de pruebas deben estar escritas, accesibles a empleados, y se aplica igual y consistentemente a todos los trabajadores actuales o potenciales.

Cheques salariales: ilegal en algunos estados

Muchas leyes estatales limitan si un empleador puede verificar el salario anterior. Esto es para mejorar la equidad salarial. Si un empleador pregunta sobre el salario anterior, que actualmente o muy pronto será ilegal en Nueva York, Nueva Orleans, Filadelfia y todo Massachusetts, un posible empleado no está obligado a responder.

Información protegida: ilegal

Bajo Título VII de la Ley de Derechos Civiles, cierta información protegida es siempre ilegal para que un empleador considere al tomar la decisión de contratar o despedir a un empleado.

La información protegida incluye edad, raza, etnia, color, sexo, religión, origen nacional , discapacidad, estado civil y embarazo. Es ilegal que un empleador pregunte sobre estas características durante una verificación de antecedentes, una entrevista o una evaluación del rendimiento.

Es posible que una empresa descubra accidentalmente características protegidas durante otras partes de una verificación de antecedentes, pero siempre es ilegal. para que esta información influya en las decisiones de empleo.

Aunque las leyes federales se aplican a todas las empresas en los Estados Unidos, lo que es legal puede variar mucho entre los estados. Si está involucrado en las verificaciones de antecedentes de los empleados, ya sea como empleador o como trabajador, consulte a un profesional del ámbito jurídico para comprender las normas y reglamentos que se aplican en su situación.

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