Elección del software de gestión de proyectos: Guía del comprador

El software de gestión de proyectos es una forma versátil de agilizar el proceso de gestión de cualquier proyecto, ya sea diseñando y construyendo el interior de un edificio o creando un sitio web para un cliente. El software de administración de proyectos ayuda a unificar el proceso, en lugar de forzar a los equipos a trabajar en varias aplicaciones diferentes. En cambio, las herramientas de comunicación, el intercambio de archivos, la supervisión de tareas y plazos, y los informes se consolidan en una sola aplicación de software.

El software de gestión de proyectos funciona como un espacio de trabajo en tiempo real que ayuda a mantener su ojo enfocado. manejando los detalles del día a día. Lo mejor es el trabajo dinámico y de reprogramación automática cuando se pierde una fecha límite; algunos incluso reprograman el trabajo dependiendo de la finalización de la última tarea.

¿Necesito un software de gestión de proyectos?

Es importante reconocer que el software de gestión de proyectos está diseñado para proyectos completos que requieren tiempo y trabajo en equipo. Es probable que sean demasiado integrales y profundos para el trabajo de rutina. Por ejemplo, usar el software de gestión de proyectos para configurar y configurar una red informática sería de gran ayuda. Sin embargo, usar el software de administración de proyectos para mantener una red informática probablemente sea torpe y confuso.

Una buena regla para determinar si se está trabajando en un proyecto es preguntar: "¿Tengo una fecha de inicio definitiva? ¿Tengo un plazo definitivo? ¿Tengo una comprensión clara de mis objetivos de aquí a entonces? "

" Una empresa necesita un software de administración de proyectos cuando se coordinan entre varias personas o unidades de negocios, tanto internas como externas, para completar tareas que implican una variedad de entregas o creatividades ", dijo Conrad Magalis, gerente de marketing de Advance Acceptance. "Es una buena práctica para que toda la información y las conversaciones relacionadas con un proyecto o tarea específicos puedan documentarse y delegarse a cada parte interesada involucrada".

Las señales reveladoras de que una organización necesita administración de proyectos incluyen lo siguiente:

• Proyectos retrasado debido a la excesiva correspondencia por correo electrónico, con el trabajo enterrado en las bandejas de entrada de los miembros del equipo
• Confusión en las hojas de cálculo demasiado ocupadas y no amigables
• Fechas perdidas, ya sea con tareas individuales o proyectos completos, debido a la falta de responsabilidad y transparencia en el proceso
• Mala comunicación entre los miembros del equipo y los gerentes debido a una falla al informar sobre el estado del proyecto o tareas individuales
• Trabajo superpuesto o redundante debido a confusión sobre el rol específico de cada miembro del equipo
• Líneas de tiempo poco claras o perdidas como resultado de una planificación deficiente o comunicación deficiente

Aprovechar las soluciones de gestión de proyectos en la situación correcta puede agilizar todo el proceso, en permitiendo a su equipo entregar trabajos de mayor calidad en menos tiempo. El mejor software le permite guardar y rastrear múltiples proyectos simultáneamente, lo que facilita el monitoreo de los plazos y el progreso de los miembros individuales del equipo. Básicamente, su carga de trabajo se puede guardar en una única plataforma, donde cada miembro del equipo tiene acceso a toda la información que necesitan para cumplir su propio rol.

¿Cómo es el software de gestión de proyectos?

Software de gestión de proyectos a menudo comienza con un tablero que sirve como base de operaciones y proporciona acceso a todas las características principales del software. Desde el tablero, los usuarios a menudo pueden crear nuevos proyectos, así como administrar y organizar los viejos. En muchas soluciones de administración de proyectos, el tablero también contiene una descripción general de los proyectos activos y completados, a los que los usuarios pueden acceder en cualquier momento. Los paneles a menudo se pueden compartir en equipos completos, dándoles acceso de un solo toque a proyectos y tareas relevantes.

"El software de gestión de proyectos permite a los usuarios consolidar las actividades laborales en una plataforma central, lo que permite a los empleados ahorrar tiempo al alojar todas las herramientas de tareas en una interfaz", dijo John Furneaux, director ejecutivo de Hive, empresa de gestión de proyectos, a Mobby Business. "El rango de software varía desde startups, como Hive, hasta jugadores veteranos como SharePoint. Todo el software de administración de proyectos varía en sus capacidades, y es importante evaluar qué necesitan las empresas y cómo se pueden mejorar los procesos".

Proyectos y las tareas normalmente se pueden crear (o solicitar, si un superior debe aprobar el proyecto antes de que comience) directamente en el software de administración de proyectos. Una vez que se crea un proyecto, los usuarios tienen acceso a una variedad de herramientas para organizar y coordinar aspectos específicos de cada proyecto, garantizando la responsabilidad de la puntualidad y calidad de las tareas asignadas específicamente.

Los empleados también pueden programar y rastrear tareas y proyectar cronogramas herramientas sofisticadas como Gantt Charts. Estas herramientas ayudan a mantener a los miembros del equipo en la misma página, incluso si no funcionan en la misma ubicación física, y alivianan la carga de cumplir con plazos ajustados. Como los miembros del equipo pueden ver qué tareas se asignan entre sí, pueden coordinarse entre sí mucho más fácilmente. Algunos programas incluso cuentan con aplicaciones de chat integradas, lo que hace que la colaboración sea instantánea y directa.

Para los gerentes, el control total sobre la dirección del proyecto es clave. Los gerentes pueden reasignar el trabajo o mezclar las tareas asignadas si un miembro del equipo está abrumado mientras que otros no lo están, administrando recursos de forma más efectiva sobre la marcha. Con resúmenes e informes detallados, los gerentes también pueden estar más al tanto de los nuevos desarrollos. Cualquier proyecto complejo tiene muchas partes móviles, por lo que es importante mantener informados a quienes toman las decisiones: eso es lo que el software de gestión de proyectos hace para su equipo de gestión.

Elección del software de gestión de proyectos adecuado

La mayoría de las aplicaciones de gestión de proyectos de calidad ofrece todas las características descritas anteriormente, no hay dos exactamente iguales. Eso hace que el proceso de selección sea un componente esencial del éxito de su organización. Un gran negocio empresarial, por ejemplo, tendrá diferentes necesidades que una pequeña startup con un pequeño equipo. Examinar cada aplicación detenidamente y hacer las preguntas correctas es clave.

"Las empresas deberían tomarse el tiempo para probar varias opciones antes de seguir adelante, así como tener en cuenta el tiempo de 'adopción' para que el equipo y los clientes se acostumbren a usar la aplicación ", Dijo Magalis. "Si está trabajando en un campo altamente técnico (como TI), puede ser más común que en otras industrias tener experiencia con aplicaciones de gestión de proyectos."

También puede ser útil identificar los problemas particulares que tiene actualmente. tener proyectos de gestión. Al reconocer dónde se encuentran las dificultades, quizás compartir actualizaciones oportunas con un cliente o tal vez su comunicación interna, puede enfocarse más fácilmente en el software que refuerza sus fortalezas y respalda sus debilidades. Cada aplicación de gestión de proyectos tiene sus propias características sobresalientes, por lo que seleccionar una que complemente a su equipo es primordial.

Finalmente, la clave es elegir un sistema que pueda implementar y usar fácilmente. ¿De qué sirve una solución que trae consigo un lanzamiento torpe, creando dolores de cabeza para su equipo y llevando a un esfuerzo contraproducente solo para ponerlo en marcha? Además, si su personal no puede aprender a utilizar el sistema, en última instancia, ofrece cero beneficios. La implementación y la facilidad de uso deberían ser factores importantes para tomar su determinación.

"Implementar con éxito un sistema de gestión de proyectos empresariales es difícil. Es un problema cultural, no de herramientas", dijo Alan Zucker, director fundador de Project Management Essentials. "La mayoría de las organizaciones no tienen prácticas uniformes y consistentes para administrar proyectos e informar sobre el desempeño de la cartera. Algo tan simple como tener un día estándar para reportar en toda la empresa puede generar ondas de choque, ya que las personas están acostumbradas a informar el estado en un día específico. generalmente debido a su cadencia de estado ejecutivo. "

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