Los beneficios de la nómina electrónica
Ya no se aplica la nómina requiere que imprima y mantenga montañas de papeleo. Los sistemas de nómina en línea ayudan a las pequeñas empresas a hacer que el proceso sea completamente electrónico.
En lugar de tener que imprimir informes de nómina, pagar a los empleados con cheques impresos y registrar el tiempo y la asistencia mediante hojas de papel, los programas de nómina en línea te permiten manejar todos estas tareas electrónicamente.
"La nómina electrónica es un término que describe cómo se puede procesar una nómina completa sin generar ningún papel", dijo a Mobby Business Eric Wade, un experto en nómina sin papeles del proveedor de sistemas de nómina Paychex.
Hay múltiples componentes de una nómina sin papel, que incluye registrar el tiempo de los empleados electrónicamente, pagar a los empleados por métodos de pago electrónico (frente a un cheque en papel negociable), entregar talones de pago a los empleados electrónicamente, generar informes de nómina y entregar formularios W-2 a los empleados electrónicamente ", dijo.
Nota del editor: ¿Busca información sobre los sistemas de nómina? Complete el cuestionario a continuación y los proveedores de nómina se pondrán en contacto con usted para hablar de sus necesidades de nómina.
Si todas estas tareas se completan en línea pueden poner nerviosos a los dueños de pequeñas empresas, hay una variedad de beneficios al usar un papel electrónico nómina de sueldos. En particular, es una práctica extremadamente verde, dijo Wade.
"Cambiar a la nómina sin papel es ecológico, requiere menos papel y recursos de impresión", dijo.
Los beneficios, sin embargo, están lejos de estar limitados a ventajas. También hay un tremendo ahorro de costos. Wade dijo que las investigaciones de la Asociación de Pagos Electrónicos y la Asociación Americana de Nómina (APA) descubrieron que las empresas ahorran entre $ 2,87 y $ 3,15 por pago administrado electrónicamente a los empleados, como por medio de depósito directo, en lugar de pagarlo en papel. Las empresas ahorran otros $ 1.20 al proporcionar recibos de pago en línea, encontró la investigación.
"Además, la APA indica que si se pierde un cheque y necesita ser reemplazado, puede haber un ahorro adicional de $ 8 a $ 10 por cheque de reemplazo "Wade dijo.
Los sistemas electrónicos de nómina también ayudan a garantizar que los propietarios de pequeñas empresas paguen y declaren sus impuestos a tiempo, dijo Tomer London, cofundador y director de producto del proveedor de sistemas de nómina Gusto. Los programas de nómina sin papeles presentan automáticamente todos los impuestos locales, estatales y federales, por lo que los dueños de negocios ya no tienen que recordar enviar formularios o realizar pagos, dijo London.
"La ejecución manual de la nómina es lenta, complicada y propensa a errores proceso ", dijo Londres. "Como resultado, un tercio de los propietarios de pequeñas empresas son multados cada año por presentar o pagar sus impuestos sobre la nómina de forma incorrecta". Wade señaló otros beneficios de la nómina de pagos sin papel:
ahorra tiempo
- - Empresarios ahorre el tiempo que hubieran dedicado a preparar cheques, entregar cheques a los empleados, resolver cheques perdidos y no entregados, solucionar problemas de cobro de cheques y lidiar con problemas de fraude. Las empresas también ahorran el tiempo que tendrían dedicadas a responder las preguntas de los empleados que los empleados podían resolver viendo su información en línea. Confiabilidad
- : los empleadores pueden pagar a los empleados a tiempo independientemente de vacaciones o eventos inesperados, como mal tiempo o desastres naturales. Los empleados saben que se les pagará a tiempo y no tendrán que ir a trabajar para recoger sus cheques ni esperar a que se les entreguen sus cheques. Accesibilidad
- : los empleadores tienen acceso conveniente a sus datos de nómina en línea o mediante un dispositivo móvil. Los empleados también tienen acceso conveniente a sus datos de nómina, que a menudo incluyen información personal, información de depósito directo, recibos de pago y W-2. Londres dijo que la nómina en papel también es inherentemente manual y compartimentada, mientras que los sistemas sin papel permiten numerosas integraciones con software de contabilidad popular, como QuickBooks y Xero.
"La gente ya no necesita registrar manualmente las entradas de la nómina", dijo London.
Sin embargo, antes de pasar por completo sin papel, las empresas deberían primero asegurarse de que sus estados lo permitan. Wade dijo que ciertos estados requieren que los empleadores ofrezcan cheques en papel como una opción de pago, mientras que otros estados exigen que los empleados puedan optar por la entrega en línea.
Además, el Servicio de Impuestos Internos requiere que todos los empleados acepten recibir su W -2 formas en línea. Los empleados que no den su consentimiento deben recibir una copia en papel.
Si está interesado en obtener más información acerca de qué buscar en un sistema de nómina, consulte nuestra guía para el comprador del sistema de nómina. Si sabe lo que quiere, le recomendamos que lea sobre lo que recomendamos como los mejores sistemas de nómina para una amplia gama de tipos de negocios.
Nota del editor: ¿Busca información sobre los sistemas de nómina? Complete el cuestionario a continuación, y los proveedores de nómina se pondrán en contacto con usted para hablar de sus necesidades de nómina.
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