¿Qué es la automatización de procesos comerciales (y cómo puede ayudar a su negocio)?

Este es el problema con la tecnología: no siempre funciona. Cada producto, servicio o solución puede funcionar perfectamente por sí solo, pero si se combinan de manera no sistemática, es probable que surja un caos operativo. Esto se debe a que cuantas más tecnologías implemente una empresa, más complicados se vuelven los sistemas, y mayores son los dolores de cabeza que probablemente causen a largo plazo. Aquí es donde la automatización de procesos comerciales (BPA) puede ayudar.

¿Qué es la automatización de procesos comerciales?

BPA es un tipo de software o método sistematizado que toma tareas difíciles, redundantes o de otra manera complejas y las simplifica -proceso libre En lenguaje sencillo, eso significa que BPA usa menos tecnología para hacer el mismo trabajo, lo que hace que sus operaciones sean mucho menos complicadas y mucho más eficientes. El objetivo de BPA es ahorrar tiempo y dinero a las empresas realizando automáticamente tareas tediosas, lo que aumenta la productividad al permitir que sus empleados se centren en sus áreas principales de talento.

¿Cuáles son algunos ejemplos de automatización de procesos comerciales?

BPA se puede usar en prácticamente cualquier aspecto de una empresa. Desde la administración de documentos y la automatización del flujo de trabajo hasta las alertas por correo electrónico y otras tareas repetitivas, BPA puede ayudar a reducir costos y evitar la pérdida de mano de obra en una amplia gama de áreas operativas. Tres ejemplos principales son la gestión de clientes, la comercialización y la atención al cliente.

Administración de clientes

La administración de clientes y cuentas puede ser abrumadora para las pequeñas empresas. Usar el software BPA puede hacer su vida mucho más fácil.

"Como una creciente agencia de marketing en línea con dos oficinas y clientes en todo el país, hay muchas piezas móviles para cada cuenta", dijo Katelyn McKinley, directora de servicios al cliente. en la firma de marketing Blue Corona Inc.

Cada una de tres a 10 personas puede estar manejando a cada uno de los clientes de Blue Corona, por lo que la agencia utiliza el software BPA Central Desktop como un centro central para el personal y los clientes, dijo McKinley.

Usamos Central Desktop para asegurarnos de no perder el balón y cada miembro de la cuenta está actualizado sobre lo que está sucediendo con la cuenta, sabe lo que se debe hacer en todo momento y puede acceder a cualquier archivo que necesiten con el clic de un botón ", dijo.

Para ilustrarlo, he aquí algunas formas en que McKinley dijo que Central Desktop ayudó a automatizar y agilizar los procesos de la agencia:

• Colaboración. Cuando los nuevos clientes inician sesión, se crea un proyecto a partir de una plantilla que tiene todas las millas de kickoff estándar de la compañía unos y tareas Estos incluyen hacer ping al representante de ventas para cargar el contrato firmado para que todo el equipo lo vea, el departamento de facturación crear la primera factura y el administrador de cuenta para programar una llamada de inicio y completar una serie de documentos de admisión del cliente que luego se comparten con el resto del equipo de cuenta.
• Actualizaciones automáticas. Cuando se realizan cambios en el contrato de un cliente existente (por ejemplo, un cambio en su presupuesto, un nuevo complemento de servicio), hay un bloc de notas que actualiza el administrador de la cuenta ; esa actualización se envía automáticamente por correo electrónico a todas las partes relevantes (principalmente facturación) para alertarlos del cambio.
• Gestión de documentos. Cuando los clientes cargan documentos que desean compartir con la empresa (por ejemplo, fotos, documentos), su cuenta el equipo recibe una notificación por correo electrónico y puede iniciar sesión para descargarlos, adjuntarlos a las próximas tareas y más.
• Intranet de empresa. Cuando los empleados inician sesión, la página predeterminada es la Intranet de la compañía. Allí, los empleados pueden obtener actualizaciones de estado de otros empleados, leer actualizaciones y pronósticos de ventas de la compañía, ver el calendario de la compañía y próximos eventos, etc. Desde la Intranet, también pueden solicitar PTO / vacaciones (que luego se envían automáticamente a HR para aprobación), vaya a las políticas / manuales de la compañía en línea y más.

El sistema que la compañía usó anteriormente, por otro lado, incluía una lista de lavandería de diferentes servicios para realizar tareas individuales. En la infancia de la compañía, McKinley y su personal utilizaron servicios como Box.com para compartir archivos, Basecamp para administración de proyectos y correo electrónico solo para colaboración. En su lugar, descubrieron que diferentes personas y diferentes departamentos dependían en gran medida de un sistema y rara vez utilizaban otros, dijo Mckinley.

"Podría seguir y seguir sobre las formas en que [la automatización ayudó] a nuestro negocio, pero tener un software para manejar el intercambio de archivos, la gestión de proyectos y la colaboración interna y externa ha aumentado exponencialmente nuestra eficiencia y la calidad de nuestro trabajo", dijo McKinley. .

Marketing y atención al cliente

Como alternativa al uso de un solo software de automatización de negocios, las empresas también pueden crear un ecosistema de aplicaciones para optimizar sus operaciones. La clave es integrar diferentes aplicaciones web de una manera cohesiva que las haga trabajar juntas en lugar de funcionar como sistemas separados, dijo Gabriel Mays, fundador de la plataforma de creación de sitios web Just Add Content.

"Utilizamos la automatización comercial para optimizar nuestra esfuerzos de marketing y servicio al cliente ", dijo Mays. "Para el marketing, los nuevos artículos de blog se publican automáticamente en Twitter, Facebook, LinkedIn y Google+. Esto elimina el dolor de tener que publicar manualmente en cada una de estas redes, por lo que podemos centrarnos en otras cosas".

La automatización empresarial también tiene ayudó a Mays a ejecutar campañas de marketing por correo electrónico. "Los visitantes del sitio que se unen a nuestro boletín se agregan automáticamente a nuestra lista de marketing por correo electrónico y envían un curso gratuito para mejorar su sitio web en el transcurso de una semana, [con] una lección por día", dijo.

La misma tecnología se puede usar para mejorar la atención al cliente. Por ejemplo, cuando se envía una solicitud de ayuda, se crea un ticket en el software de la mesa de ayuda de la empresa para garantizar que la solicitud se rastrea correctamente, explicó Mays. Además, todos los archivos que se envían con la solicitud de ayuda se cargan automáticamente en una cuenta de Dropbox para facilitar el acceso y el almacenamiento, añadió.

La automatización empresarial también puede integrarse con el software de gestión de relaciones con los clientes (CRM). "Los clientes que nos contactan a través de los canales de venta se agregan automáticamente a nuestro CRM para que podamos hacer un seguimiento", dijo Mays. "Además, cualquier mensaje de voz que quede en el sistema de nuestro teléfono se transcribe y se envía a través del sistema de tickets de ayuda para facilitar el seguimiento a la mañana siguiente".

¿Aún no está convencido de que la automatización empresarial es adecuada para usted? Aquí hay más ejemplos de cómo las empresas usan BPA para maximizar sus recursos:

Menos tareas administrativas

"Administramos un negocio de conserjería de viajes para Disney Destinations. Utilizamos software de automatización para todo: administración de clientes, correos electrónicos automáticos, recordatorios de pago, cartas de agradecimiento, cuestionarios de preplanificación, recordatorios sobre seguros de viaje e incluso pagos automáticos mensuales para ciertas cosas. Utilizamos Infusionsoft y lo hemos adaptado a la industria de viajes. Nos ha liberado horas de tiempo para que podamos personalizar realmente nuestros clientes. vacaciones y hablar con la gente por teléfono, así que no estamos haciendo tanto de administrador. También se ha recortado el balance con todo lo que puede automatizar que el personal no tiene que hacer o rastrear ". - Amy Sinclair, propietaria, Oídos de la experiencia

Administración optimizada de sitios web

"Utilizo AffiloTools para la administración diaria y el control de nuestros sitios web y detectar problemas y solucionarlos antes de que lleguen fuera de control. KissMetrics me ayuda a descubrir cómo nuestros clientes principales están utilizando nuestros sitios web. Customer.io ayuda a nuestros clientes en los momentos clave al usar nuestros sitios web. Optimizadamente es importante para optimizar nuestras páginas de destino para mejorar las tasas de conversión. Finalmente, Geckoboard ofrece una una descripción general de alto nivel del desempeño de nuestra compañía y se usa dentro de nuestra oficina ". - Simon Slade, CEO y cofundador, Affilorama

Mejor gestión de proyectos

"El software de automatización de procesos comerciales que utilizamos es Redmine. Redmine permite a mis empleados realizar un seguimiento de los proyectos y tareas y manténgase actualizado con cualquier novedad. El software envía automáticamente un correo electrónico cuando alguien recibe una nueva tarea o completa una anterior. Redmine rastrea el historial de cada proyecto y tarea, por lo que puede regresar en cualquier momento para hacer referencia a algo o vea cómo evolucionó. También hay una opción para hacer preguntas a través de Redmine, que nos ha ayudado a comunicarnos más eficientemente. Antes de nuestra implementación de Redmine, algunas de nuestras tareas se perdían u olvidaban. No hemos tenido que preocuparnos por ellas. eso desde que comenzamos a usarlo. Nos hizo más responsables y realmente mejoró nuestra gestión del tiempo ". - Vladimir Gendelman, CEO, Company Folders

Effective people tracking

"En MIT Sloan, nuestro objetivo es construir una comunidad de innovadores para la sostenibilidad de nuestros estudiantes y ex alumnos, profesores e investigadores y socios en los negocios , gobierno y ONG. Esa comunidad extendida permite una amplia gama de contactos y hemos comenzado a utilizar SalesForce para realizar un seguimiento de todos. Cirrus Insight me permite crear contactos en nuestra base de datos, registrar correos electrónicos y ver información básica sobre las personas cuando escucho de ellos, sin salir de Gmail. Es una gran ayuda ". - Jason Jay, Director de Iniciativa de sostenibilidad, MIT Sloan

Trabajo legal menos complicado

Usamos software personalizado para automatizar el trabajo legal de sacar a los clientes de los contratos de telefonía celular. Desde la perspectiva del cliente, los tres pasos legales involucrados son (1) detectar un incumplimiento, (2) declarar una objeción válida y (3) cambiar a un nuevo proveedor de conformidad con el acuerdo del cliente actual del proveedor. Nuestro software de automatización permite a los clientes completar estos tres pasos en aproximadamente 5 minutos en total en CellBreaker.com durante un período de 7 días. Muy facil; súper rápido; y garantizado para ser efectivo. - Jon Colgan, fundador y CEO, CellBreaker.com

Pronósticos mejorados

Utilizar Excel como herramienta de planificación funciona muy bien, pero [no hay] un método razonable del que sea consciente mantenga las hojas de cálculo actualizadas y precisas de manera oportuna. Al final, es la ejecución y el pago de un programa de comercio lo que sufre. Las capacidades de pronóstico de AFS TradePro TPM permiten al equipo de operaciones de Popcorn, Indiana, planificar mejor la producción. Nuestro equipo de compras puede revisar los pronósticos a largo plazo para asegurar las materias primas, y la logística puede programar las necesidades de transporte para soportar un volumen adicional durante una promoción. Después de 60 días de estar vivo en el sistema TPM, Popcorn, Indiana redujo sus deducciones de promoción comercial en más del 50 por ciento. TPM también ayudó a Popcorn, Indiana a reducir a la mitad su error de pronóstico Key Performance Indicators (KPI); eliminar la necesidad de revisar y clasificar múltiples libros de trabajo de Excel presentados anteriormente en diferentes formatos por cada representante de ventas; y armar al equipo de ventas con información basada en hechos para iniciar discusiones fructíferas con los clientes. "- John Kittle, vicepresidente de planificación y visión empresarial, Popcorn, Indiana

Comunicación más eficiente

" AffinityLive es cómo automatizamos el proceso de nuestra agencia. Estamos viendo un aumento de la productividad y la eficiencia general de la empresa. AffinityLive unifica nuestro proceso y agiliza la comunicación en todos los departamentos y oficinas. Desde el punto de vista de la facturación, solía tardar 10 días para obtener nuestras facturas de mantenimiento; ahora solo toma dos. La automatización nos ayuda a amplificar las marcas de cuidado de la salud, ciencia y tecnología que hacen del mundo un lugar mejor. - Rebecca Angelos, vicepresidenta de operaciones, HDMZ

Publicada originalmente el Mobby Business .

5 Formas de comenzar un negocio con Kickstarter

Desde su lanzamiento en 2009, el el sitio de crowdfunding Kickstarter ha cambiado la forma en que las personas comienzan y financian negocios. En ese corto tiempo, el sitio recaudó $ 345 millones y lanzó con éxito 29,000 proyectos. Uno de esos proyectos fue Peak Design, una compañía que ofrece productos para que los fotógrafos transporten y conserven sus cámaras.

(Negocio)

Instantánea de una pequeña empresa: Elytus

Nuestra pequeña empresa La serie Snapshot presenta fotos que representan, en una sola imagen, todo lo que representan las pequeñas empresas que ofrecemos. Matthew S. Hollis, presidente de Elytus, explica cómo esta imagen representa su negocio. Es casi inevitable que cada empresa genere basura y desperdicios de alimentos todos los días, y muchas empresas no saben qué hacer con ella, además de tirarla un contenedor de basura o un vertedero.

(Negocio)