Paper Trail: una guía sobre qué guardar y qué papelera

Es posible que posea al menos un estallido-en- el archivador de costuras o una papelera de plástico llena de declaraciones de impuestos de la época en que Vanilla Ice no era una frase decisiva. O tal vez sea un poco más moderno: su disco duro está literalmente repleto de escaneos y volcados de datos.

Peor aún, puede tirar los dados y pensar poco en guardar los documentos de su empresa.

Independientemente de En qué campo caes, persiste un par de preguntas centrales: ¿cuánto tiempo necesita una empresa para aferrarse a sus documentos comerciales? ¿Y qué debería guardar?

Como muchas de las preguntas de la vida, no existe una respuesta en blanco y negro. Las reglas del Servicio de Rentas Internas siempre han servido como predeterminadas, pero hay otras cosas que las empresas deben tener en cuenta. Pero, sobre todo, las pequeñas empresas deben tener un plan explícito y ejecutable.

"Es muy posible que las pequeñas empresas subestimen el valor de los registros y la necesidad de retenerlos", dijo Benjamin Wright, un abogado con sede en Dallas especializado en tecnología y documentos.

Hasta cierto punto, el IRS permite cierta flexibilidad en la forma en que las empresas administran sus documentos, incluido el uso de sistemas electrónicos.

"El IRS no le informará todo lo que necesita hacer. Necesitará la orientación de un CPA ", dijo Wright, quien bloguea extensamente sobre sistemas de documentos.

Sin embargo, el IRS ha explicado recientemente que aceptará sistemas electrónicos de contabilidad, como QuickBooks, para una auditoría.

La Publicación 583 del IRS enfatiza que cualquier sistema de retención de documentos debería permitir que un contribuyente soporte fácilmente los resultados comerciales que aparecen en una declaración de impuestos. Durante mucho tiempo, la regla de retención mantuvo que las empresas y las personas deben conservar declaraciones de impuestos y documentos durante siete años, pero la Publicación 583 indica que eso no es cierto. Por el contrario, diferentes estatutos de limitación se aplican a diferentes situaciones fiscales. Por ejemplo, si una empresa debe impuestos adicionales, el plazo de prescripción es de tres años.

El IRS ofrece ejemplos de los mejores documentos para retener:

• Ingresos: Recibos de caja, recibos de depósito bancario, facturas, 1099s
• Compras y gastos: Cheques cancelados, recibos de tarjetas de crédito, estados de cuenta

Considerando todo, siete años no es un mal estándar, incluso si es un poco más de lo necesario en varias situaciones. Pero tenga en cuenta: No hay un estatuto de limitaciones sobre las declaraciones de impuestos fraudulentas o sin presentar.

Los documentos tienen propósitos más divergentes que respaldar las declaraciones de impuestos. Wright mencionó como ejemplo a las compañías de construcción que podrían necesitar cumplir con leyes ambientales especiales. Otras agencias gubernamentales federales o estatales pueden estipular que los documentos pertinentes deben mantenerse indefinidamente.

"Teóricamente, puede tener requisitos que van más allá [de los requisitos del IRS]", dijo Wright. "De ser así, probablemente lo sabrá".

Las pequeñas empresas no deberían suponer que un plan de retención de documentos más sofisticado requiere equipos y software sofisticados. De hecho, una solución podría estar al alcance de su mano. Wright enfatiza el correo electrónico como la forma más simple y fácil de mantener la documentación de respaldo. "Podemos usar el correo electrónico como el diario de lo que hicimos, con quién hablamos, cómo hicimos algo. Puede ser muy valioso ", dijo Wright. Señaló que muchos servicios importantes de correo electrónico ofrecen almacenamiento ilimitado por tan solo $ 20 al año.

Dadas esas circunstancias, una pequeña empresa podría optar por almacenar una gran cantidad de documentos en un sistema de correo electrónico, y registrar gran parte de cómo hace negocios. Con el precio del disco duro y el almacenamiento en la nube cayendo en picado, también, las empresas ahora tienen muchas opciones asequibles entre las que elegir.

Demasiada documentación puede ser potencialmente problemática. "Vivimos en la pecera electrónica", dijo Wright. "Esto se aplica tanto a las papás como al Departamento de Estado de EE. UU. Los registros electrónicos pueden aparecer en cualquier lugar. "En otras palabras, tenga cuidado.

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