¡Limpiarlo! Ser productivo en el trabajo comienza con la organización
¿Cuál es su mayor obstáculo para la productividad en el trabajo? Para algunas personas es el zumbido constante de las notificaciones y los correos electrónicos de los teléfonos inteligentes; para otros, distrae las interrupciones de los compañeros de trabajo. Pero para muchos trabajadores, lo único que se interpone en el camino de la eficiencia es simplemente no poder encontrar rápidamente lo que necesitan para completar una tarea.
"Ser desorganizado te cuesta tiempo y dinero", dijo Donna David, la fundador de la consultora de organizaciones Donna David and Co. "[La gente] puede pasar horas buscando cosas en su oficina y en su computadora".
"Demasiado papel, tecnología, correos electrónicos, llamadas telefónicas, faxes, etc. abrumadora y obstaculizar la productividad, que luego afecta otras áreas de tu vida ", agregó John Rowley, emprendedor y autor de salud y bienestar.
Aunque un escritorio desordenado es a menudo un signo de desorganización, tu espacio de trabajo físico no es el único lugar desordenado puede acumular . Jen Cohen-Crompton, experto en productividad de pequeñas empresas y editor en jefe del proveedor de servicios y software empresarial The Neat Company, cree que muchos profesionales de hoy luchan contra el "acaparamiento digital" y se aferran a archivos, fotos, correos electrónicos y otros activos digitales lo después de que hayan cumplido su propósito.
"[Los acaparadores digitales] a menudo tienen la mentalidad de que no quieren deshacerse de algo que podrían necesitar por una razón u otra", dijo Cohen-Crompton a Mobby Business. "Pueden revisar sus documentos con la intención de separarse, pero terminan no eliminando porque piensan: '¿Qué pasa si necesito esto algún día?' [o] les preocupa que un correo electrónico eliminado pueda provocar un problema en el futuro cuando necesiten recuperar información específica. Básicamente, retienen sus documentos digitales porque asignan un mayor significado al documento de lo que realmente existe. "
Dejar de lado su desorden significa pasar menos tiempo buscando lo que necesita y, por lo tanto, puede mejorar su eficiencia en el trabajo. Si desea romper sus hábitos de acumulación, tanto física como digital, y ser más organizado y productivo, aquí hay algunos consejos para ayudarlo.
Para el desorden físico
Haga frente a los documentos rápidamente. Rowley aconseja seguir una regla de "tocar papeles una vez": tan pronto como haya revisado un documento impreso, puede archivarlo, tirarlo o tomar medidas para disminuir el desorden de su escritorio. Puede aplicar la misma regla a su buzón de correo electrónico, dijo.
Para los archivos en papel como facturas y recibos que necesitan almacenarse durante un tiempo, David recomendó escanearlos y convertirlos en archivos digitales para que pueda triturar y reciclar el material físico. copie y ahorre espacio en el escritorio.
Despeje su escritorio. Asegúrese de que no quede nada extraño en su escritorio al final de la jornada laboral, dijo David. Esto significa que su espacio de trabajo estará limpio y listo para un nuevo comienzo en la mañana.
Haga una lista. A pesar de las numerosas aplicaciones para tomar notas y calendarios digitales disponibles, muchos profesionales atribuyen sus habilidades de organización a un estilo anticuado. lista manuscrita de tareas En lugar de tener varios papeles dispersos en su escritorio porque tendrá que abordarlos durante el día, escribirlos en una lista significa que puede guardarlos y sacarlos solo cuando esté listo para realizar esa tarea.
"Hay algo acerca de poner un bolígrafo al papel y escribir una lista de cosas por hacer que te ayude a mantenerte organizado", dijo Samantha Lambert, directora de recursos humanos en la agencia de diseño web Blue Fountain Media. "Al tener una lista de tareas escritas a mano, con todas las tareas priorizadas por número, mis tareas para el día nunca se pierden entre todas las otras cosas que suceden en mi computadora en el transcurso de un día. Configurar la lista escrita a mano en el la mañana ayuda a delinear cómo será el día y aclarar al comienzo del día lo que se debe hacer ".
Para desorden digital
Elimine programas y archivos no utilizados. Al igual que su escritorio físico, debe esforzarse por mantener su escritorio virtual limpio y ordenado, dijo Cohen-Crompton. Desinstale o elimine iconos para programas que no usa y mantenga sus archivos organizados según lo que más necesita de inmediato.
Cree un sistema efectivo de archivo y nombre de archivo. Con tantas empresas que utilizan la colaboración basada en la nube herramientas y trabajando con múltiples versiones del mismo documento, vale la pena crear un sistema para todo el equipo para nombrar, almacenar y acceder a esos archivos digitales.
"Propóngase un esquema de nombres para sus propios archivos, o si puede, para su organización ", dijo Lambert. "Establecer una estructura para la forma en que se guardan los archivos le ahorrará tiempo a largo plazo cuando intente acceder a un documento que guardó hace unos meses.
Lambert también recomendó fechar cada versión de cada documento que guarde, especialmente cuando las personas hacen actualizaciones y ediciones. Evite confusiones y archivos de mantenimiento organizados por fechas específicas dentro del esquema de nombres para sus archivos, dijo.
Use la tecnología a su favor. Hay innumerables aplicaciones y programas de software disponibles para personas que desean para obtener sus archivos y listas de tareas diarias en orden. ¿No está seguro por dónde empezar? Mire las aplicaciones mejor calificadas en su dispositivo móvil, o pregunte en su oficina y círculos sociales para averiguar qué aplicaciones de la organización recomendarían. Si busca un sistema de gestión de documentos de nivel profesional, consulte la lista de las mejores selecciones de Mobby Business.
Mantenerse organizado
Independientemente de si sus activos son físicos o digitales, la clave para obtenerlos (y conservarlos) organizado está aprendiendo a iden tifique lo que se requiere para su trabajo diario y lo que no, dijo Cohen-Crompton. Ella aconsejó llevar a cabo una auditoría de todo lo que hay en su escritorio y dispositivos, y considerar qué propósito tiene cada elemento o archivo.
"Determine qué es necesario mantener y asegúrese de que esté claramente definido y qué puede hacer, y luego En realidad, deshacerse de las cosas ", dijo Cohen-Crompton. "Evalúe cada documento. Elimine de inmediato los duplicados, elimine los elementos que no estén actualizados y elimine [archivos] que ya no le sirven".
Para archivos digitales, el archivo puede ser una gran solución para correos electrónicos o documentos que usted no usa. Necesito en este momento, pero lo necesitaré en el futuro cercano. Cohen-Crompton aconsejó mover los archivos a un archivo para que se "oculten", lo que creará menos desorden en su bandeja de entrada o documentos activos. David estuvo de acuerdo y señaló que su sistema de archivo digital debe reflejar su sistema de archivo en papel, con carpetas específicas que están codificadas por colores si es necesario para ayudarlo a encontrar documentos archivados más rápidamente cuando los necesite.
Al final, lo mejor que puede hacer mantenerse organizado es tener el hábito de lidiar con todo de inmediato, cuando se presenta.
"Léelo, luego responde, elimina [o] archiva", dijo Cohen-Crompton. "Abordar el desorden potencial en su camino elimina eliminar tener que lidiar con él más tarde e intentar forzarlo a volver a salir".
Las 10 mejores (y peores) ciudades para comenzar una carrera
La ciudad de Nueva York y el norte de California no son los únicos lugares que ofrecen a los jóvenes profesionales una excelente ubicación para poner en marcha sus carreras, nuevos investigación encuentra. Houston encabeza la clasificación de este año de Bankrate.com como la mejor ciudad para iniciar una carrera.
¿Sobrecalificado? Piense dos veces antes de aceptar ese trabajo
Si usted está sin trabajo, podría inclinarse por aceptar cualquier trabajo que pueda para regresar a la fuerza de trabajo. Sin embargo, una nueva investigación muestra que aceptar un trabajo para el cual está demasiado calificado podría dañar sus oportunidades laborales. Cuando los trabajadores aceptan trabajos por debajo de sus niveles de habilidad, puede penalizarlos significativamente cuando solicitan empleos en el futuro, porque los empleadores perciben estos los trabajadores como no comprometidos o competentes, encontraron un estudio que aparecerá en una próxima edición de la revista American Sociological Review.
Entradas Populares