Consejos de planificación en caso de desastre para pequeñas empresas

Se necesita una Gran cantidad de dinero y mano de obra para poner en línea una empresa después de un desastre natural masivo, como Sandy, Harvey o Irma, pero puede ser tan difícil reabrir después de un incidente localizado como un incendio o una inundación. Cuando se trata de preparar su negocio para sobrevivir a un desastre, probablemente debería tener presente este viejo adagio deportivo: la mejor defensa es una buena ofensa.

Hacer que su casa profesional esté en orden toma tiempo, pero cuanto antes comience, Mientras más preparado esté su negocio, si ocurre un desastre. Dado que muchas empresas no saben por dónde comenzar con la planificación de desastres, hicimos tapping con algunos expertos de la industria para seleccionar cinco de los mejores consejos de planificación de desastres para pequeñas empresas.

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Plan de comunicación

Según Christopher Berry, director senior de la práctica de gestión de riesgos de seguridad de Kroll, planificar cómo se comunicará una empresa con los interesados, clientes y proveedores durante y después de un desastre.

Berry dijo que las empresas deben "asegurarse de que la información de contacto de todos los empleados esté activada". hasta la fecha y apropiadamente incluido el hogar, los números de teléfono móvil y las direcciones de correo electrónico ". Revise esta lista anualmente. Dado que los archivos electrónicos pueden no ser accesibles si se interrumpe el servicio de internet o de energía, sería aconsejable "mantener una copia impresa de la lista apropiada de forma segura fuera del sitio en una casa segura".

Amplíe esa lista un paso agregando los nombres y detalles de contacto de sus proveedores de servicios de emergencia a los que su empresa podría tener que llegar después de un desastre. El momento de averiguar qué compañía de gas presta servicios a su edificio o quién es su representante local de seguros debe ser antes de tratar con un problema, no después.

Berry también recomienda "establecer un proceso para mantener informados a los empleados, clientes y proveedores con respecto a las operaciones comerciales durante una emergencia. Esto podría hacerse publicando actualizaciones de estado en la página de Facebook de una empresa o usando el sitio web de la compañía ". Informe a las personas de antemano los métodos que su empresa utilizará para proporcionar actualizaciones.

Determine un plan de copia de seguridad y acceso

También es un paso importante la creación de un proceso para proteger sus registros y datos. Chloe Demrovsky, presidenta y directora general de Disaster Recovery Institute International, aconseja a las pequeñas empresas "hacer copias de los registros vitales y sus documentos más importantes y almacenarlos de forma electrónica, segura ... [en] almacenamiento asequible en la nube".

Asegúrese de Programe pruebas de sus datos de respaldo para que sus empleados se aseguren de que los archivos estén completos y sean de fácil acceso. Odiaría descubrir, después del desastre, que un archivo importante no se ha subido correctamente o que una computadora doméstica vieja está demasiado desactualizada para acceder remotamente a una aplicación clave.

Andy Abramson, director ejecutivo de la agencia de marketing boutique Comunicano, también recomienda que las pequeñas empresas consideren realizar la transición a servicios basados ​​en la nube para las operaciones diarias antes de que ocurra un desastre. "Afortunadamente, como todos estamos en la nube, todo el tiempo [usando Google G Suite] ... todos mis datos están allí", dijo.

Abramson dijo que Comunicano también usa el teclado para comunicaciones y UberConference para colaborar, "por lo que todos mis llamadas telefónicas, mensajes de texto y grabaciones también se almacenan en Google Cloud. "

Cuando el hardware de Abramson le falló, volvió a funcionar en pocos minutos después de acceder a sus cuentas en la nube en una nueva computadora portátil.

un plan financiero y de seguro

Puede ser difícil de imaginar, pero más del 40 por ciento de las empresas no vuelven a abrir después de un desastre, según la Agencia Federal para el Manejo de Emergencias. Parte de la razón es que muchas pequeñas empresas no tienen un plan de seguro adecuado o un sistema para mantener el flujo de efectivo en sus negocios en situaciones de emergencia.

Andy Wood, director administrativo de la agencia de seguros de pequeñas empresas Insureon, recomienda optar por un seguro de interrupción de negocios además de una simple cobertura de responsabilidad general. No tener "una política de interrupción del negocio" significa que los gastos necesarios para reiniciar un negocio en caso de un huracán [u otro incidente que interrumpa el negocio] no están cubiertos ". Si lo tiene, esta cobertura puede ayudar a reemplazar los ingresos perdidos mientras trabaja para que se reactiven sus puertas.

Incluso si tiene el seguro adecuado, puede llevar de unas pocas semanas a algunos meses proporcionar toda la documentación requerida para un reclamo después de un desastre. Querrá estar preparado para mantener su negocio a flote durante este tiempo.

Después de que un inquilino descuidado dejara el grifo abierto durante toda la noche, el agua goteó e inundó todo el inventario de productos de Hollywood Mirrors, Adam Watson. "La única razón por la que sobrevivimos es porque me gusta mantener tres meses de gastos corrientes en el banco como una red de seguridad", dijo Watson. Pasaron cuatro meses hasta que se pagó el seguro, se limpió el agua y se almacenaron nuevos inventarios.

"Es imperativo que tenga fondos de reserva para desastres inesperados como este", dijo Watson. "Si se queda sin efectivo, se quedará sin negocio. Es tan simple y fácil como eso, y le puede pasar a cualquiera".

Preparación para las necesidades de los empleados

Sus empleados son el corazón de su negocio , así que no olvide incluir sus necesidades en sus planes de preparación para desastres. Peter Yang, cofundador de ResumeGo, recomienda incluir "tiempo suficiente para que sus empleados evacuen la región con su familia" en sus planes. Eso es lo que hizo antes de que el reciente huracán Harvey golpeara una de sus oficinas en Houston. También preparó a sus empleados en otra región para que pudieran tomar el relevo durante el tiempo de transición.

Si su equipo trabaja de manera remota o viaja por negocios, es imperativo que tenga un sistema para verificar durante un incidente localizado o desastre Erik Endress, CEO de Share911, conoce el impacto que la comunicación en tiempo real puede tener en un negocio durante un incendio, una inundación o un huracán. El software de Endress permite a los empleadores saber qué empleados son seguros y cuáles pueden necesitar ayuda durante los desastres. Este acceso ayuda a los empleadores a obtener la ayuda que necesitan y hacer que todos vuelvan a trabajar más rápido una vez que pasa el peligro.

Practica el plan

Matthew Hilton, gerente de marketing de producto de Switchvox en la empresa de comunicación empresarial Digium, te recomienda " capacite a su personal hasta el punto en que el plan se pueda hacer fácilmente. Practique, practique y luego practique nuevamente para que no haya sorpresas cuando ocurre un evento real ". Un paso del plan que parece simple, como publicar actualizaciones de la compañía para los clientes en Facebook, puede requerir más atención de la que parece.

Por ejemplo, ¿quién está publicando las actualizaciones? ¿Cuántas veces se publican actualizaciones en un día? ¿Qué sucede si no hay actualizaciones en un período específico? ¿Es eso una actualización? Desarrollar los detalles del plan y practicar los diversos escenarios reduce las posibilidades de confusión y el tiempo que su negocio puede estar fuera de línea.

Con suerte, nunca necesitará usar su plan de desastre, pero eso no significa que usted y su los empleados no deberían estar listos para usarlo en un abrir y cerrar de ojos.

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