¿Las reuniones de negocios más breves son más dulces?

Las reuniones de negocios se parecen mucho al pastel de frutas navideño: simplemente no desaparecerán. Ni siquiera la gran recesión reciente podría retrasarlos. Pero todavía hay buenas noticias provenientes de las reducciones corporativas, los controles de costos y las metas de ahorro: si bien es posible que no desaparezcan por completo, las reuniones de negocios probablemente sean pequeñas y más cortas, según un nuevo estudio.

Los patrones de planificación de reuniones en cinco destinos clave de viajes de negocios en los últimos cuatro años muestran que las organizaciones han reinventado sus prácticas de abastecimiento para ajustarse a las restricciones presupuestarias actuales, según un estudio realizado por ACTIVE Network, una empresa que suministra tecnología de gestión de eventos.

Si bien el estudio muestra que las solicitudes de propuestas de reuniones están excediendo los niveles previos a la recesión, las empresas también están buscando celebrar reuniones más pequeñas, recortando el número de personas que asisten a eventos, a menudo a menos de 50 y reuniones más cortas, reduciendo la duración del evento al mismo día o un día.

También buscan hacer más planificación sobre la marcha al abastecerse para servicios de reuniones con menos tiempo de entrega con el fin de acomodarse a la víspera fluctuante nt presupuestos.

Cuando la economía entró en picada en 2008 y 2009, las solicitudes de propuestas electrónicas únicas mensuales promedio (eRFP) se extendieron por las cinco ciudades del estudio: Chicago, Las Vegas, Los Ángeles, Nueva York y Orlando. Pero durante los primeros 10 meses de este año, las tasas de eRFP en esas ciudades superaron los niveles de 2008 en un 6 por ciento. Más significativamente, el total de eRFP recibidos hasta octubre de 2012 fue 46 por ciento más alto que el mínimo recesivo en 2009, lo que ilustra la dramática escala de la recuperación.

La mitad de todos los eRFP 2012 registrados en las cinco ciudades del estudio fueron para reuniones de menos de 50 personas, lo que representa un aumento de 5 en comparación con 2008. Durante el mismo período, el número de eventos con 51-100 y 101-250 asistentes disminuyó en un 2 por ciento y 3 por ciento, respectivamente. El cambio a reuniones más pequeñas -para ahorrar en tarifas aéreas, hoteles y costos de alimentos y bebidas- requiere una estrategia diferente para abastecerse de hoteles y lugares.

Los eventos del mismo día y de un día ahora representan más de un tercio (35 por ciento ) de los eRFP, un 14 por ciento más que en 2008, lo que muestra una migración clara de las empresas para acortar los eventos y reducir los costos. Además, los eventos de dos y tres días cayeron del 46 por ciento de los eRFP en 2008 al 40 por ciento en 2012. Se espera que la tendencia impulse la demanda de aplicaciones móviles que simplifiquen las tareas de reunión, como descargar agendas y proporcionar retroalimentación de sesión. ayuda a los asistentes a hacer más con menos tiempo.

"Las empresas aún valoran la reunión cara a cara, pero este estudio documenta cómo ha cambiado el panorama de reuniones y eventos en los últimos cuatro años", dijo JR Sherman, vicepresidente senior de soluciones comerciales de Red activa. "Las organizaciones están adoptando estrategias como reducir el tamaño de los eventos, cambiar a destinos locales y celebrar reuniones más breves para reducir y controlar los costos de las reuniones".

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