Elección de un servicio de nómina
Una guía de compras para empresas


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Cualquier empresa con empleados debe realizar una nómina para que se pague a su personal. Muchas de las compañías actuales optan por un servicio de nómina en línea para que este proceso sea más simple y más conveniente.

Los servicios de nómina en línea operan en la nube. No requieren que se instale o mantenga ningún software, y las empresas pueden administrar y ejecutar la nómina desde cualquier lugar. Se pueden usar para pagar a empleados a tiempo completo y a tiempo parcial, así como a trabajadores por contrato o independientes.

Si está buscando un servicio de nómina en línea en 2018, aquí encontrará todo lo que necesita saber sobre los servicios de nómina en línea oferta y cómo elegir uno. ¿Ya sabes lo que estás buscando? Visite nuestra página de mejores elecciones para ver cuáles recomendamos.

La nómina en línea generalmente incluye una variedad de servicios:

  • Procesamiento de nómina: Los servicios de nómina en línea calculan automáticamente cuánto los empleados deben recibir pago por cada período de pago. Los sistemas tienen en cuenta los diferenciales de turno, las horas extraordinarias, el pago de vacaciones y los impuestos, así como las deducciones de seguridad social y de beneficios. Luego realizan pagos a los empleados mediante depósito directo, tarjetas de débito prepagas o cheques en papel.
  • Archivar y pagar impuestos sobre nómina: Estos servicios pueden retener impuestos a empleados, presentar informes trimestrales de impuestos sobre nómina y pagar retenciones impositivas al estado correspondiente y Agencias federales. También emiten formularios W-2 y 1099 para empleados al final del año.
  • Informes de nuevos empleados: Muchos servicios de nómina informan nuevas contrataciones al gobierno en su nombre.
  • Integraciones: Nómina en línea los servicios se pueden integrar con una variedad de programas relacionados con la nómina que las empresas ya están utilizando, como el software de contabilidad, los sistemas de tiempo y asistencia y el software de recursos humanos.
  • Gestión de tiempo de pago: Muchos de estos servicios administran tiempo remunerado descontando el número de horas de vacaciones y de enfermedad que los empleados han ganado y cuánto han usado.
  • Autoservicio para empleados: Por lo general, los empleados pueden acceder al sistema para ver talones de pago, saldos de PTO e impuestos de fin de año. formularios.
  • Acceso móvil: Muchos sistemas ofrecen aplicaciones móviles o sitios web optimizados para móviles que permiten a las empresas administrar y ejecutar nóminas desde teléfonos inteligentes o tabletas.
  • Informes de nómina: Informes salariales y laborales detallados de su servicio puede proporcionar una visión más profunda de cómo funciona una empresa.

El mayor beneficio de servicios de nómina en línea es que todo el trabajo - cálculos de nómina, pagos de impuestos sobre nómina, formularios de impuestos de fin de año, etc. - se completa para usted. Con estos sistemas, la nómina generalmente se puede ejecutar en solo unos minutos.

Un inconveniente es que usar un servicio de nómina en línea es más costoso que manejar la nómina por su cuenta. También le está confiando a su proveedor de nómina para que todo salga bien. Si el proveedor comete un error, puede enfrentar una oleada de empleados enojados o una multa del gobierno.

Nota del Editor: ¿Busca información sobre los sistemas de nómina? Use el cuestionario a continuación, y nuestros socios proveedores lo contactarán con la información que necesita:

El costo de los servicios de nómina varía, pero la mayoría sigue una estructura de precios estándar: una tarifa básica fija que se cobra por mes o por período de pago. Con los proveedores del período de pago, se le cobrará cada vez que ejecute la nómina, mientras que los proveedores mensuales permiten nóminas ilimitadas cada mes.

Algunos proveedores ofrecen planes de precios múltiples para diferentes niveles de servicio. Por ejemplo, un plan básico solo puede incluir la ejecución de nómina, mientras que los planes más avanzados y costosos también pueden incluir el pago de impuestos y la impresión de formularios W-2 para empleados.

Las tarifas base oscilan entre $ 20 y $ 100 según el plan y el proveedor . La mayoría de los servicios también cobran entre $ 1 y $ 15 por cada empleado pagado o trabajador por contrato por mes o por período de pago. Algunos servicios también tienen costos adicionales para usar el depósito directo, para completar los servicios impositivos de fin de año y para configurar el sistema.

No todos los proveedores de nómina ofrecen el mismo nivel de servicio. Aquí hay algunas cosas específicas que las pequeñas empresas deben buscar de un proveedor de nómina, que incluye:

Funciones. Además del procesamiento de nómina y el manejo de todas las obligaciones fiscales, también debe considerar si el servicio ofrece múltiples opciones de pago, como direct depósito, cheque en papel o tarjeta de débito prepaga. También querrá saber si el proveedor ofrece varias tasas salariales, pagos de embargo, gestión de tiempo libre pagada, administración de compensación laboral, seguro de desempleo e informes detallados de nómina.

Facilidad de uso. El servicio de nómina no debería ser demasiado complejo para entender. Debe tener una interfaz limpia y fácil de usar que le permita ejecutar su nómina y agregar empleados al sistema en cuestión de minutos.

Costo. Las empresas desean encontrar un servicio que puedan pagar. Además del costo, también debe determinar si se requiere un contrato. Muchos servicios operan mes a mes sin contratos a largo plazo, mientras que otros requieren compromisos anuales.

Reputación. Encuentre un proveedor con un historial establecido, para que pueda sentirse seguro sabiendo que la compañía tiene se ocupó de los problemas de nómina que puede enfrentar.

Integraciones. Ya sea que estén integrados o puedan crearse a través de una API abierta , usted quiere un servicio de nómina que se integre con los programas que está ya está usando, como los sistemas de tiempo y asistencia y el software de contabilidad.

Soporte. Busque un servicio de nómina que brinde ayuda cuando la necesite. Debe preguntar si contará con un representante de soporte especializado que siempre será su principal punto de contacto.

Interrupciones. Los servicios de nómina en línea están basados ​​en la nube, lo que pone a las empresas a merced del proveedor de nómina para mantener listo y funcionando. Asegúrese de preguntar si el proveedor tiene muchas interrupciones y qué tan a menudo no funciona el mantenimiento.

Autoservicio para empleados. Su servicio de nómina debe permitir que los empleados inicien sesión por su cuenta para ver los talones de pago digitales y el año formularios de impuestos finales.

Servicios agregados. Algunos proveedores de nómina ofrecen una variedad de servicios adicionales, como beneficios y administración de planes de jubilación.

Otras preguntas a tener en cuenta al elegir un servicio de nómina incluyen:

  • ¿Con qué frecuencia? ¿se actualizan sus tablas de impuestos para verificar el cumplimiento?
  • ¿Tienen otros clientes en su industria?
  • ¿Se pueden integrar con sus ofertas de beneficios para empleados?
  • ¿Cómo manejarán su negocio a medida que su empresa crezca?
  • Qué tipo de medidas de seguridad existen para mantener seguros los datos de nómina de su empresa?

Si aún no está seguro si un servicio de nómina en línea es adecuado para usted, aquí hay varias preguntas y respuestas que podrían ayuda a tomar una decisión.

Q. ¿Los servicios de nómina pagan impuestos en su nombre, o simplemente calculan lo que debe y usted es responsable de completar los formularios y enviar el pago?

A. La mayoría de los servicios de nómina pueden manejar todas las necesidades de impuestos sobre nómina. Las compañías de nómina en línea retienen los impuestos requeridos de los cheques de pago y los dejan de lado cuando su empresa debe pagar esos impuestos a las agencias locales, estatales y federales. Los servicios de nómina en línea también completan los formularios necesarios y envían los pagos en su nombre.

Muchos proveedores de nómina garantizan sus servicios impositivos. Si se comete un error, lo arreglarán y pagarán las multas o intereses incurridos. Consulte con el proveedor que está considerando para ver qué tipo de responsabilidad están dispuestos a aceptar en caso de error.

P. ¿Qué tan importante es para el proveedor de nómina que selecciona integrar con otros servicios que usa?

A. Tener un servicio de nómina que puede integrarse con otros programas que ya está utilizando, como software de contabilidad o sistemas de asistencia y tiempo puede ahorrarles a las empresas mucho tiempo. Estas integraciones permiten que los programas funcionen juntos sin problemas. Por ejemplo, los datos contables se pueden insertar automáticamente en su programa de nómina sin tener que ingresar ninguna información adicional. Tener este tipo de integraciones también puede ayudar a reducir cualquier error que pueda ocurrir cuando los datos se transfieren manualmente entre programas.
P. ¿Importa cuando comienzas con un nuevo servicio de nómina? ¿Tiene que suceder al principio del año o puede cambiar a mitad de año?

A. Las empresas pueden cambiar a un nuevo proveedor de nómina en cualquier momento. Sin embargo, cambiar al final de un trimestre calendario puede ahorrar algo de trabajo extra a su empresa.

Si cree que un servicio de nómina en línea es adecuado para usted, le recomendamos que consulte nuestra página de mejores selecciones, que incluye nuestras mejores opciones para varios tipos de empleadores, nuestro razonamiento para seleccionar cada uno, y una lista completa de servicios de nómina en línea confiables.

¿Está listo para elegir un servicio de nómina? Aquí encontrará un desglose de nuestra cobertura completa:

  • The Best Payroll Services 2018
  • Payroll Service Guía del comprador
  • Lo mejor para pequeñas empresas
  • Lo mejor para propietarios únicos o S ​​Corps
  • Lo mejor para negocios muy pequeños
  • Best for Household Employers

Nota del editor: ¿busca información sobre los sistemas de nómina? Utilice el cuestionario a continuación, y nuestros socios proveedores lo contactarán con la información que necesita:


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