6 Formas inteligentes de compartir archivos de forma segura

Archivo basado en la nube- los servicios de intercambio benefician a todo tipo de empresas al proporcionar un acceso fácil y conveniente a la información en cualquier momento y en cualquier lugar. Pero si alguno de sus empleados usa cuentas personales y servicios gratuitos diseñados para uso del consumidor, podrían poner a su negocio en alto riesgo por una violación de seguridad.

"Con el trabajo y la vida personal se difuminan cada vez más, especialmente para propietarios de pequeñas empresas y gerentes, la delineación de los datos laborales y la información personal se ha [borroso] también ", dijo Dan Sloshberg, director de marketing de productos del proveedor de servicios en la nube Mimecast.

Esto hace que compartir archivos sea fundamental para las pequeñas empresas. Con la consumerización de TI y el movimiento de traer su propio dispositivo (BYOD), los empleados ahora usan tecnología tradicionalmente orientada al consumidor para fines comerciales, dijo Sloshberg.

"Es fácil olvidar que la información que manejamos en nuestro trabajo la vida a menudo requiere un mayor cuidado ", dijo. "Su valor y privacidad pueden ser vitales para el éxito empresarial, y deben estar adecuadamente protegidos en todo momento, [y] los datos pueden ser más vulnerables cuando se comparten".

Aunque el correo electrónico es la forma más común de comunicación entre las empresas, colaborar y compartir información, las limitaciones dentro de los sistemas de correo electrónico comúnmente utilizados, como el tamaño de archivo y las limitaciones de almacenamiento, a menudo crean restricciones, explicó Sloshberg.

"[Estas] restricciones obligan a los usuarios a encontrar soluciones alternativas", agregó. "Por lo general recurren a servicios de intercambio de archivos de nivel de consumidor para superar esta barrera de productividad del correo electrónico".

Estos servicios, sin embargo, están destinados a cuentas personales y adolecen de serias deficiencias en la protección de datos comerciales.

Las consecuencias de los servicios de intercambio de archivos de nivel de consumo en el lugar de trabajo pueden ser de gran alcance ", dijo Sloshberg. Los problemas incluyen "pérdida de IP, pérdida de datos confidenciales, pérdida de visibilidad y [falta de] control sobre dónde residen los datos, así como infracciones de cumplimiento normativo y de descubrimiento electrónico", dijo.

Para evitar los problemas asociados con software de consumo, Sloshberg recomienda encontrar la solución de intercambio de archivos adecuada diseñada específicamente para empresas.

Sloshberg también compartió las siguientes recomendaciones para ayudar a las empresas a abordar estos problemas y proteger la información comercial estableciendo un intercambio de archivos seguro y controlado. servicio:

1. Tome medidas y no ignore el problema.

Se produce una gran cantidad de intercambio de archivos en el trabajo. En lugar de ignorar la protección de datos, conviértalo en una prioridad buscando un servicio que permita a los usuarios trabajar dentro de un correo electrónico para enviar y recibir archivos, independientemente del tamaño, en lugar de encontrar soluciones alternativas.

2. Elija un sistema de grado empresarial.

Los servicios de nivel de consumidor pueden hacerlo susceptible a fugas de datos y otras amenazas de seguridad. También dificultan el descubrimiento electrónico o las declaraciones de cumplimiento. Busque un servicio de nivel empresarial que le brinde los controles de seguridad y visibilidad adecuados, incluido el control de acceso, el acceso al archivo de caducidad y el cumplimiento y el descubrimiento electrónico.

3. La nube lo hace fácil.

Cuando decide actuar, desea instalar rápidamente una solución en su oficina. Los servicios en la nube orientados al negocio ofrecen una velocidad de configuración ideal y una agilidad constante.

4. Considere un sistema integrado versus una solución de punto separado.

Puede sentirse tentado de encontrar un sistema independiente que simplemente ofrezca compartir archivos. Considere buscar un sistema más integrado que también pueda incluir otras capacidades clave, como la seguridad del correo electrónico.

5. Capacite y eduque a los usuarios.

Ayude a sus usuarios a comprender las sensibilidades de los diferentes tipos de información y los riesgos asociados con el manejo inadecuado de datos confidenciales. Deben tener una comprensión clara de lo que no pueden compartir fuera del negocio y formas seguras de compartir información apropiada con partes externas. Si ha invertido en un servicio seguro, debe asegurarse de que los empleados lo utilicen.

6. La facilidad de uso es crucial.

Con fácil acceso a servicios intuitivos para el consumidor, la solución de negocios elegida debe ser tan fácil de usar como las opciones del consumidor, y lo más libre de fricción posible. Esto es clave para garantizar su uso continuo para que pueda proteger con éxito la información comercial.

Para obtener más información sobre el uso compartido seguro de archivos para empresas, Sloshberg recomienda leer "Controle los servicios de uso compartido de archivos: prácticas recomendadas para un uso seguro y seguro". de Compartir archivos para organizaciones, "un informe de seguridad publicado por Bloor Research.

Publicado originalmente en Mobby Business

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