Etiqueta de correo electrónico: Lo que se debe y no se debe hacer con los correos electrónicos profesionales

Responder a los correos electrónicos es una necesidad en el mundo de los negocios, pero tomarse el tiempo para escribir una respuesta educada y educada a cada uno puede consumir una buena parte de su día. Google ha agregado una función de Respuesta Inteligente a Inbox by Gmail y Google Allo que permite a los remitentes de correos electrónicos elegir respuestas rápidas y autogeneradas sugeridas para ellos en función del texto del correo electrónico.

Si bien hay un tiempo y un lugar para esto, rápido, Las respuestas casuales a los correos electrónicos profesionales podrían hacer más daño que bien, según Sharon Schweitzer, fundadora de Protocol & Etiquette Worldwide. Las respuestas automáticas pueden reducir las conexiones entre remitentes y receptores, y crear correos electrónicos más genéricos en lugar de personalizados puede llevar a una mala comunicación.

Jodi RR Smith, propietaria del negocio de consultoría de etiqueta Mannersmith, y Schweitzer compartieron sus consejos para mantener los correos electrónicos adecuados y profesionales, incluyendo algunas cosas importantes que hacer y qué no hacer, y cuándo usar las opciones CC y BCC.

Las Dos

Hacer: Usar el saludo adecuado

Abrir un correo electrónico con "hola" o "hola" podría estar bien para los colegas usted es amigable con, pero para nuevos contactos, Schweitzer aconseja comenzar su correo electrónico con un saludo apropiado y respetuoso, como "buenos días", "buenas tardes", "buenas noches" u "hola".

"'Bueno 'día' o 'saludos' son otras frases utilizadas frecuentemente en el ámbito internacional ", agregó.

Hacer: Revisar

Antes de enviar, asegúrese de revisar y editar cuidadosamente su correo electrónico. Deberías buscar errores de ortografía, homónimos, gramática y puntuación, dijo Smith. Los errores de correo electrónico descuidados solo lo harán ver mal a sus destinatarios.

"Estos errores no son profesionales y reducen la probabilidad de que el correo electrónico se tome en serio", agregó Schweitzer. "El software de correo electrónico viene con muchas herramientas profesionales, como el corrector ortográfico. Úselos."

Haga lo siguiente: Sea conciso

Siempre es mejor mantener sus correos electrónicos cortos y dulces. Los correos electrónicos no están destinados a ser tan breves como los mensajes de texto, dijo Smith, pero están destinados a ser una forma de comunicación rápida. Si su correo electrónico es demasiado prolijo, intente editarlo para hacerlo más conciso.

"Los destinatarios solo leerán la primera línea o dos antes de decidir si conservan o eliminan [un correo electrónico]", dijo Smith. "Asegúrese de decir lo que necesita decir lo suficiente".

Hacer: Mantener la calma

Nunca envíe ningún correo electrónico mientras esté enojado o emocionado, aconsejó Smith. En cambio, trate de calmarse y luego hable con la persona que necesita para hablar cara a cara o por teléfono si no es posible una reunión en persona. Hacerlo podría ayudarte a evitar un altercado innecesario, dijo Smith.

Lo que no debes hacer

No hacer: usar palabras de moda

Las siglas y las palabras de moda pueden confundir a los destinatarios y hacer que parezcas poco profesional, dijo Smith. Limita a escribir palabras completas y usa los términos comunes para expresar tu opinión, aunque se pueden hacer excepciones dependiendo de a quién le envíes un correo electrónico. Por ejemplo, los acrónimos pueden ser aceptables en el correo electrónico interno ocasional, pero cualquier correo electrónico que envíe, especialmente a los clientes, debe estar escrito en un lenguaje que sea fácil de entender, dijo Smith.

No: deje a nadie por

correos electrónicos se puede compartir rápida y fácilmente, y hay consecuencias de menospreciar a otros en comunicaciones digitales duraderas. Evite avergonzarse a sí mismo, o peor, perder su trabajo, asegurándose de no hablar mal con colegas o socios comerciales.

"Nunca querrá decir algo malo acerca de alguien en un correo electrónico", dijo Smith. "Simplemente es demasiado fácil para que se reenvíe y que termine siendo leída por alguien para quien no fue diseñada".

No: puntúe mal

Cuando escriba un correo electrónico profesional, mantenga los signos de exclamación a un mínimo. Un signo de exclamación es demasiado, dijo Smith. Mantenga su puntuación profesional y, a menos que sea amigable con el destinatario deseado, Smith dijo que también debe evitar el uso de emoticones en los correos electrónicos.

"Esos pequeños iconos parpadeantes son para mensajes de texto", dijo Schweitzer. "Son inapropiados y poco profesionales en un correo electrónico comercial. Los iconos gestuales pueden desviar el correo electrónico a un filtro de correo no deseado o correo basura".

No: olvide la conversación

finalice su correo electrónico con un cierre como "mejor" "mis mejores deseos", "sinceramente", "gracias" u otra frase apropiada.

"Al dejar que el destinatario sepa que no se necesita una respuesta, el ciclo del correo electrónico no continúa a perpetuidad", dijo Schweitzer .

Otras opciones más cercanas incluyen "no se necesita respuesta", "gracias de nuevo", "nos vemos en la reunión" y "por favor, avíseme si puedo brindarle más ayuda".

Cómo CC y BCC correctamente

Las herramientas de copia de carbón (CC) y de copia oculta de carbón (BCC) son complicadas. A veces son útiles, pero si se utilizan de forma incorrecta, pueden ser problemáticos.

Cuando estás usando la función CC, Smith dice que debes tener en cuenta que menos es más. También debe pensar qué es lo que está enviando y qué tan importante es para los demás.

"Verdaderamente, considere quién necesita estar al tanto de esta comunicación", dijo Smith. "¿Necesitan esta información, o hay algo que puedan agregar a la conversación?"

Schweitzer agregó que a veces las personas están tan orgullosas de su producto de trabajo que agregan una docena de destinatarios en la línea CC y luego toman el centro de atención. de resplandor cuando todos comentan cuánto o qué tan bien están haciendo. Esto puede interpretarse como jactancia ingeniosa, un grito de atención o egocentrismo, así que mantenga los CC solo para aquellos con necesidad de saber.

La característica BCC le permite agregar a alguien a una conversación por correo electrónico sin que otros lo sepan, por lo que puede ser un poco más difícil determinar cuándo o si es correcto usarlo. Smith dijo que hay momentos en que BCC-ing otros es una buena idea.

• Si planificas algo pero no todos en la conversación se conocen todavía, usar BCC mantiene los correos electrónicos de todos privados hasta que estén listos para compartirlos. con el grupo.
• Si se le ha pedido que complete una tarea, cuando incluye el solicitante a través de BCC, le informa a esa persona que la tarea está en progreso.
• Si se está comunicando con un cliente insatisfecho , BCC-ing, su jefe se asegurará de que no lo pillen por sorpresa, en caso de que el cliente llame.

Smith dijo que es mejor dejar a aquellos que no caen en la categoría de "necesitan saber" de un correo electrónico y reducir el desorden en su bandeja de entrada. Y si no está seguro, Smith dijo que el mejor enfoque es preguntarle a la persona que desea CC o BCC si les gustaría ser incluidos.

Para obtener más consejos sobre etiqueta de negocios, visite esta guía de Mobby Business .

Se realizaron algunas entrevistas de fuente para una versión anterior de este artículo.

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