Cuentas por cobrar: lo que las pequeñas empresas necesitan saber

Las cuentas por cobrar son el alma del flujo de caja de una empresa. A veces denominado A / R, "cuentas por cobrar" es el término de contabilidad utilizado para referirse al dinero que la empresa debe recibir de sus clientes por los bienes o servicios que proporciona.

Las cuentas por cobrar de su negocio son una parte importante de calcular su rentabilidad y proporcionar el indicador más claro de los ingresos de la empresa. Se consideran un activo, ya que representan dinero que ingresa a la empresa. Para determinar la rentabilidad, agregue todos sus activos, incluidas las cuentas por cobrar, y reste el total de cuentas por pagar o pasivos, que son los que debe a proveedores y proveedores. Si el número es positivo, la compañía es rentable. Si es negativo, se deben tomar decisiones sobre cómo aumentar los activos o reducir los pasivos.

¿Por qué rastrear las cuentas por cobrar?

Si no realiza un seguimiento de las cuentas por cobrar, puede olvidarse de facturar a ciertos clientes o lo hará no sé si te pagaron Puede terminar proporcionando su producto de forma gratuita y afectar negativamente su capacidad de ser rentable. Cuanto más tiempo tarde en enviar la factura, menos probable es que se envíe su pago. Hacer un seguimiento de las cuentas por cobrar también es una excelente forma de tener documentación que respalde los comprobantes de ingresos en el momento de la declaración de impuestos.

Las cuentas por cobrar se manejan mejor de manera consistente y rutinaria. En el comercio minorista, cada transacción se paga de inmediato. Con otras industrias, los clientes solicitan una línea de crédito y los pedidos se realizan contra la línea de crédito. Al cliente se le proporciona una factura y condiciones de pago con el producto enviado, pagadero en una fecha posterior. Independientemente de su sistema, garantizar el pago es crucial. Aquí hay cinco consejos para asegurarse de que su negocio se mantenga al tanto de sus cuentas por cobrar :

Comuníquese. En un artículo de 2013 Transworld Business, Jason Stine, gerente de desarrollo comercial de la compañía de servicios de cobranza CRF Solutions, asesoró regularmente y comunicación rápida con los clientes. Mantente al tanto de las transacciones; más errores de falta de pago se desarrollan en los primeros 60 días después de la entrega debido al contacto insuficiente o incompleto con el cliente, dijo Stine.

Cree un proceso interno sólido. Determine el proceso para realizar las cuentas por cobrar y cúmplalo. Elija un día de la semana para crear, imprimir y enviar facturas. Elija otro día para imprimir un informe de cuentas por cobrar antiguas y comuníquese con clientes que están más allá de la ventana de plazo de pago. A medida que crezca su pequeña empresa, es posible que deba dividir estas tareas entre diferentes personas para mantenerse al tanto de todas las cuentas.

Confirmar recibo de facturas. Muchas empresas han tenido éxito en contactar al cliente una semana después de la factura fue enviado, para confirmar la recepción. Las cosas se pierden por correo o se eliminan accidentalmente en una bandeja de entrada de correo electrónico. Una consulta rápida sobre la recepción de la factura también brinda la oportunidad de solicitar comentarios sobre el producto proporcionado, demostrando así también sus excelentes habilidades de servicio al cliente.

Amplíe el crédito con términos moderados. Con los avances tecnológicos actuales, las empresas pueden recibir pago antes de enviar un pedido o iniciar un servicio. Sin embargo, con las compañías basadas en servicios y los bienes de alto costo, eso no siempre es posible. En esos casos, haga que el cliente solicite una línea de crédito. Podrá evaluar su capacidad de pago y establecer un límite de crédito con el que se sienta cómodo. También brinda la oportunidad de asegurarse de que ambas partes tengan claro los términos de pago y lo que sucede si la cuenta se vuelve rezagada.

Documente todo. La documentación de cuentas por cobrar le ayuda a su tenedor de libros con entradas semanales o mensuales para estados financieros y su contador en tiempo de impuestos. Desde el primer contacto, mantenga notas sobre el pedido, las conversaciones y los términos acordados. En el peor de los casos, esa documentación también será importante si debe realizar el pago a través de una agencia de cobro o un tribunal.

Los fondos recaudados a través de su proceso de cuentas por cobrar son los alimentos que alimentan las acciones de su empresa. La atención inconsistente e irregular a la tarea puede privar del crecimiento de una empresa, mientras que un proceso estable y sin problemas da como resultado una máquina bien alimentada capaz de alcanzar todos sus objetivos.

Recursos adicionales

Se puede obtener más información sobre el manejo de cuentas por cobrar encontrado en los siguientes artículos:

• "Consejos para agilizar las cuentas por cobrar" (Inc.com)
• "13 consejos rápidos para mantener el flujo de cuentas por cobrar" (Recuperación directa)
• "Consejos para administrar sus cuentas por cobrar" (Toolbox.com)

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