Piense antes de escribir: 7 maneras de hacer que sus correos electrónicos sean más profesionales

A pesar de los numerosos canales digitales que las personas utilizan para conectarse en el lugar de trabajo hoy en día, el correo electrónico sigue siendo una de las herramientas de comunicación profesionales más utilizadas. Ya sea que esté interactuando con gerentes de contratación, empleadores o colegas actuales, querrá estar lo más pulido posible en sus mensajes.

Mobby Business les pidió consejos a profesionales y expertos en carreras. Ponga su mejor pie virtual hacia adelante cada vez que pulse Enviar con estos consejos:

Recuerde que cualquiera puede leerlo una vez que se lo envía.

Como cualquier mensaje escrito en una plataforma en línea, sus palabras no son privadas. Si no está bien que todos vean su correo electrónico, no debe enviarlo. No puede recuperar su mensaje una vez que se entregó, así que tenga cuidado con lo que escribe.

"Antes de presionar Enviar, siempre pregúntese: '¿Me sentiría orgulloso de este correo electrónico si estuviera en la portada del periódico? ? ' Porque lo que está escrito puede compartirse fácilmente con otros ", dijo Jennifer Brown, fundadora y directora general de PeopleTactics.

Aproveche al máximo su firma.

Las firmas les permiten a sus destinatarios tener una idea de quién es usted en una nivel profesional. Asegúrese de incluir su título, nombre de la compañía, información de contacto adicional, redes sociales y sitios web, dijo Lisa Chase Patterson, presidenta de The Book Bank Foundation.

Además, si usa su correo electrónico desde su computadora y teléfono, es importante que usted coincide con su firma en ambos dispositivos, dijo Zach Feldman, director académico y cofundador de New York Code + Design Academy. No es profesional firmar mensajes con firmas básicas como "Enviado desde mi iPhone". [Vaya más allá de la aplicación de correo de iPhone con estas aplicaciones de correo electrónico para iOS .]

Cree plantillas para respuestas usadas con frecuencia.

Si recibe preguntas frecuentes, es inteligente usar plantillas para asegurarse de proporcionar los comentarios correspondientes con cada respuesta. Esto le ahorra tiempo para articular mensajes únicos y apropiados, dijo Lori Bruhns, propietaria y presidenta de Lori Bruhns LLC.

"En mi experiencia, la mayoría de las respuestas de correo electrónico de los profesionales pueden ser escritas y retocadas para que sea personal e importante. al correo electrónico específico al que se respondió ", dijo. "Sugiero pensar en los tres correos electrónicos más recibidos y preescribir una respuesta para cada uno".

Manténgalo simple y organizado.

La forma en que formatea sus correos electrónicos es tan importante como las palabras que elija. Para presentar sus correos electrónicos de manera eficiente, use viñetas para artículos importantes, dijo Cynthia Bazin, presidenta de SmartChic. Esto permite a los destinatarios escanear su correo electrónico y determinar su propósito general, que la mayoría de los profesionales apreciarán, agregó.

Todd Horton, fundador y CEO de KangoGift, recomienda mantener los correos electrónicos simples. No haga demasiadas preguntas y espere una respuesta rápida, dijo. En su lugar, limítese a una sola pregunta o punto principal por correo electrónico.

"Esto hace dos cosas: ayuda a que el mensaje sea más fácil de digerir y lo hace más manejable para que el destinatario lo procese", agregó Horton.

Siempre corregido.

Los errores, errores tipográficos y de estilo pueden hacer que parezca poco profesional o incompetente. La revisión es crucial para practicar antes de enviar un correo electrónico.

"Escribir sus ideas y no corregirlas antes de presionar Enviar puede destruir cualquier esperanza que haya tenido de profesionalismo", dijo Ed McMasters, director de marketing y comunicaciones de Flottman Company.

Para evitar el envío inadvertido de un correo electrónico sin terminar, agregue la dirección del destinatario después de escribir y editar su mensaje.

"En cualquier correo electrónico, comercial o no, me gusta ingresar la dirección de correo electrónico del destinatario en el último minuto, justo antes enviar ", dijo Kerri Garbis, presidente y cofundador de Ovation Communication. "De esa manera, puedo estar seguro de leer y volver a leer lo que he escrito y hacer los cambios necesarios sin preocuparme por un envío accidental".

Considere su oportunidad.

Dejar de recibir correos electrónicos puede hacer que los olvide por completo y que parezca irresponsable y poco confiable. Lori Kaye, fundadora de Lion Linq, dijo que debes responder a tu jefe, cliente, par o prospecto el mismo día que te envían un correo electrónico.

"Si no tienes una respuesta adecuada o los materiales correctos, simplemente déjalos sepa que recibió su mensaje y proporciónele [la fecha] ... puede esperar tener la información que necesita ", agregó.

Use su línea de asunto con prudencia.

Muchas personas subestiman la importancia del tema del correo electrónico. línea. Como sirven como una vista previa para el resto del correo electrónico, las líneas de asunto deben ser concisas pero lo suficientemente detalladas como para captar la atención del lector.

"La gente prioriza qué correos electrónicos leen primero por quién es el remitente: usted va a lea los correos electrónicos de su jefe de inmediato, y segundo con lo que dice el asunto ", dijo David Erickson, vicepresidente de marketing en línea de Karwoski & Courage.

Le aconsejó que se pregunte qué le interesará a su destinatario al leer el totalidad de su mensaje y entrelazarlo en su línea de asunto.

Se realizaron algunas entrevistas de fuente para una versión anterior de este artículo.

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