Una guía para PEO y arrendamiento de empleados

Como propietario de una pequeña empresa, es fácil terminar ahogado en tareas administrativas. Parte de lo que hizo que su pequeña empresa fuera tan exitosa -su capacidad para usar múltiples sombreros- puede llegar a ser contraproducente, lo que le permite ahorrar el valioso tiempo y los recursos que necesita para concentrarse en mantener su operación en funcionamiento.

De nómina a cumplimiento de impuestos, si está iniciando un negocio o está a la cabeza de una organización en crecimiento, hay ciertas cosas de las que simplemente no tendrá tiempo de encargarse. Las organizaciones profesionales de empleadores (PEO) brindan un modelo único de co-empleo que otorga a las pequeñas empresas acceso a beneficios de Fortune 500, políticas y prácticas estandarizadas de recursos humanos, soporte de gestión de riesgos y cobertura de compensación laboral, además de una extensa biblioteca de recursos de capacitación para educar empleados y socios en una variedad de temas.

Más de 150,000 pequeñas empresas usan PEO para obtener acceso a beneficios y estructuras corporativas de recursos humanos. Es una industria que ha crecido considerablemente en las últimas décadas y, solo en los EE. UU., Más de 800 PEO sirven a pequeñas empresas en todas partes.

Un PEO difiere de las empresas de externalización de recursos humanos o las organizaciones de servicios administrativos debido al modelo de co-empleo. Este modelo permite que un PEO "posea" cientos de miles de empleados en miles de empresas en los Estados Unidos, reduciendo los costos del seguro de salud y haciendo que la estandarización de recursos humanos sea un proceso fácil. Si un PEO es adecuado para su negocio depende en gran medida de sus necesidades. Nuestra guía de compras lo ayudará a determinar si un PEO es adecuado para usted y le dará algunas buenas preguntas y conceptos para tener en cuenta durante su búsqueda.

Antes de sumergirse en los PEO, los servicios que ofrecen y lo mejor para su negocio, considere revisando algunos PEO de buena reputación en su estado en el sitio web de la Asociación Nacional de Organizaciones de Empleadores Profesionales. Este sitio proporciona recursos para propietarios de pequeñas empresas que desean obtener más información sobre los PEO. También proporciona un buscador de PEO, por lo que puede buscar diferentes empresas, verificar sus credenciales y compilar una lista de las empresas a las que le interesa contactar.

Nota del editor: ¿busca información sobre los PEO? Use el cuestionario a continuación, y nuestros socios proveedores se pondrán en contacto con usted para proporcionarle la información que necesita:

¿Qué es un PEO?

Un PEO ofrece a las pequeñas y medianas empresas una gama de servicios de recursos humanos. Aquí hay una lista rápida de los tipos de servicios que ofrece PEO:

1. Administración de recursos humanos
2. Administración de beneficios
3. Planes de seguro
4. Planes de sección 125
5. Administración y procesamiento de nómina
6. Seguro de desempleo estatal
7. Planes de jubilación 401 (k)
8. COBRA
9. Compensación laboral
10. Programas de seguridad (cumplimiento con OSHA)
11. Capacitación y desarrollo
12. Apoyo al reclutamiento y reubicación
13. Cumplimiento con el gobierno
14. Cumplimiento con impuestos

Las pequeñas empresas tienen acceso a todos estos servicios o a una selección de servicios basados ​​en las necesidades de la empresa. La estructura del servicio PEO varía con cada compañía, y hay varios tipos diferentes de estructuras de costos y opciones de planes entre las que puede elegir. Generalmente, los PEO cobran a las empresas una tarifa fija por empleado o toman un porcentaje de la nómina total para financiar sus servicios. Esto es, por supuesto, además de los costos proporcionados por usted y sus empleados para la administración de beneficios.

Otro aspecto general a tener en cuenta acerca de los PEO es la estructura de su organización. Cuando busque un PEO, elija uno que brinde un equipo completo de expertos para manejar sus necesidades de recursos humanos, nómina, beneficios y riesgos. Esto garantiza que obtendrá soporte personalizado cuando lo necesite, y puede trabajar con la compañía para asegurarse de que está aprovechando al máximo su servicio.

Pros y Contras de un PEO

Si bien el modelo PEO es una opción única para las pequeñas empresas que buscan servicios que generalmente solo ofrecen las empresas más grandes, no viene sin sus peligros. Si se educa en temas comunes de PEO, debería ser capaz de encontrar la organización adecuada con contras mínimos para su negocio.

Profesionales

1. Menos tareas administrativas: Si se asocia con un PEO, entonces todo el zumbido -Las tareas corporativas del tambor relacionadas con su negocio estarán fuera de sus manos. La idea es que esto le brinde más tiempo para concentrarse en las operaciones diarias de su negocio.
2. Mejores beneficios: El modelo PEO brinda a las pequeñas empresas la oportunidad de inscribirse en beneficios que solo están disponibles a grandes corporaciones. Esto significa que sus empleados a menudo tendrán acceso a los planes de salud a un costo menor en comparación con el trato directo con las compañías de seguros. Esto significa una mejor cobertura de salud, jubilación y compensación laboral para su empresa y sus empleados.
3. Cumplimiento legal: PEO cuenta con profesionales capacitados cuyo trabajo es garantizar que su negocio cumpla con las regulaciones estatales y federales. Esto incluye estructuras tributarias, cambios en la ley de recursos humanos, cumplimiento de seguridad del trabajador y otros factores de cumplimiento de riesgos.
4. Adquisición de talento: Con mejores beneficios y políticas de recursos humanos más sólidas, debería poder atraer a los mejores talentos en su campo. Si necesita ayuda para contratar a alguien, incorporar a un empleado o incluso despedirlo, los servicios de PEO pueden ayudarlo. También proporcionan otros recursos para publicar vacantes en línea y administrar el proceso de entrevista.
5. Protección legal: La mayoría de los PEO brindan protección civil y seguro de responsabilidad laboral en caso de que un ex empleado demande a la compañía por discriminación o despido injustificado. Cuando se registra con un PEO, se asocia con una gran compañía que puede ayudar a proporcionar recursos en una batalla legal.

Cons

1. Responsabilidades de entrega: Si usted es propietario de una pequeña empresa y le gusta tener su o sus manos en cada parte de la compañía, asociarse con un PEO puede ser un ajuste difícil. Los PEO están organizados para sacar algo de peso de su negocio de sus hombros, así que tenga en cuenta dónde lo hará y lo que no necesitará una vez que traiga un PEO a bordo.
2. Cambios en el seguro médico: Mientras lo haga tener acceso a mejores beneficios de salud, usted y su pequeña empresa están a merced de las opciones del PEO. Dependiendo de en qué estado se encuentre, su proveedor de seguros podría cambiar a lo largo de su contrato con un PEO. Las empresas siempre estarán atentos a las mejores ofertas.
3. Impersonal : la esperanza es que el PEO que utiliza trata a su empresa y sus empleados como si fueran propios. Si bien esto es genial en teoría, los PEO siguen siendo empresas muy grandes que sirven a miles de pequeñas empresas. Es posible que su empresa y sus trabajadores se pierdan en algún momento. Mientras busca un PEO, tenga una idea de su nivel de compromiso y evalúe qué tan presente estará en la prestación de servicios. Recuerde, generalmente puede cancelar sus servicios si proporciona el aviso correcto.
4. Configuración y transición : cuando ingresa un PEO, algunas operaciones de la compañía van a cambiar. Eso significa que podría tomar tiempo para que usted y sus empleados se ajusten a los nuevos métodos y procesos.

Qué buscar en un PEO

Hay muchos PEO por ahí. Si crees que tu negocio necesita un servicio PEO, prepárate para hacer algunos deberes. Es importante establecer sus propias necesidades como negocio primero para que tenga una idea de lo que desea una vez que comience a hablar con diferentes compañías.

Considere algunos jugadores importantes, pero también a nivel regional, simplemente porque un PEO no es una organización nacional no significa que no puede proporcionarle los servicios que necesita. Un buen lugar para comenzar es el sitio web de NAPEO donde puede buscar PEO por estado y ver su acreditación.

Si ya lo ha hecho y está considerando una serie de empresas, aquí hay algunas preguntas e ideas para tener en cuenta mientras monta su búsqueda.

• ¿La industria PEO está acreditada? Existen dos tipos principales de acreditación que demuestran que el PEO está en buen estado financiero y tiene los recursos para ofrecerle un buen servicio: certificación del IRS y acreditación de ESAC.
• A medida que su negocio crezca, ¿el PEO podrá crecer con usted? ¿Qué tipo de servicios puede agregar a medida que crece?
• ¿Cuál es la estructura del contrato y la política de cancelación? ¿Se requiere un contrato a largo plazo?
• ¿El PEO tiene un equipo capacitado para conocer las leyes laborales federales, estatales y locales?
• ¿Qué tipo de acceso de usuario ofrece el PEO? ¿Existe un portal de nómina en línea o una aplicación móvil?
• ¿Cómo es la estructura de costos general?
• ¿Cómo puede el PEO adaptar los servicios para satisfacer las necesidades específicas de su negocio?
• ¿Qué tipo de servicio al cliente ofrecen? ¿Tendrás acceso personal a un equipo de profesionales capacitados? ¿Existe una línea de soporte de TI a la que pueda llamar en caso de que tenga problemas técnicos en una situación posterior al horario laboral?
• ¿Qué tipo de soporte ofrecen? Algunas compañías ofrecen chat en vivo y páginas de preguntas frecuentes además de correo electrónico y soporte telefónico. ¿Su empresa tendría necesidad de esas vías de soporte?
• ¿El OPE tiene referencias positivas? Revisar revisiones en línea y hablar con otros propietarios de negocios puede ayudarlo a comprender si el PEO practica lo que predica su equipo de ventas.

Al considerar todas sus opciones, haga todo lo posible para pasar información fluida y detallada sobre los hechos de cada uno Servicio. Si una organización cuenta con la acreditación de la industria de ESAC e IRS, y tiene buenas críticas de los clientes, generalmente significa que es un buen lugar para comenzar.

PEO Preguntas frecuentes

¿Aún no está claro qué hacen los PEO? Aquí hay algunas preguntas frecuentes sobre los procesos y operaciones de un PEO.

Q. ¿Los PEO son típicamente utilizados por las pequeñas empresas?

A. Sí, los servicios de PEO están orientados a organizaciones más pequeñas que no cuentan con un personal dedicado de recursos humanos. La compañía miembro promedio de NAPEO tiene 19 empleados. También hay una gran variedad de tipos de negocios que utilizan servicios PEO. El NAPEO informa que las empresas que van desde pequeños fabricantes hasta compañías de alta tecnología usan servicios PEO. Además, un amplio número de profesiones, incluidos médicos, minoristas, mecánicos, ingenieros y plomeros, utilizan servicios PEO.

Q. ¿Cuál es la diferencia entre utilizar un servicio PEO y simplemente externalizar sus servicios de recursos humanos?

A. La mayor diferencia es el modelo de co-empleo. Cuando subcontrata servicios de recursos humanos, no hay ningún acuerdo de colaboración. Entonces, aunque está contratando un servicio para manejar algunas o todas sus necesidades de recursos humanos, usted sigue siendo responsable y responsable de todo el trabajo de la empresa de outsourcing. Existen ventajas y desventajas inherentes al modelo de co-empleo. Una cosa a tener en cuenta es que a pesar del término "co-empleo", no está perdiendo el control de sus empleados. En cambio, simplemente se reorganizaron bajo el paraguas de la empresa PEO para fines legales.

Q. ¿Cómo funciona el acuerdo de co-empleo?

A. El co-empleo, también conocido como arrendamiento de empleados, permite a las pequeñas empresas mantener el control diario de los empleados. Sin embargo, el PEO se convierte en el empleador de registro para fines impositivos y es responsable de todas las tareas relacionadas con los recursos humanos, como pagar a los empleados y proporcionar los beneficios. Usted todavía tiene el control de los empleados de un salario, horas trabajadas y el punto de vista de la administración. El PEO asumiría la responsabilidad sobre los beneficios y problemas de cumplimiento.

Q. ¿En qué tipo de responsabilidad incurre el proveedor PEO en nombre de sus clientes de pequeñas empresas?

A. Los servicios PEO asumen toda la responsabilidad en lo que se refiere a nómina e impuestos. Además, los PEO comparten el riesgo relacionado con el empleo de una empresa. Por ejemplo, la cobertura bajo el seguro de responsabilidad de prácticas del empleador es con frecuencia una parte de los servicios PEO.

Q. ¿Pierde el control de su empresa mediante el uso de servicios PEO?

A. No. Aunque usted operará como socio de su proveedor de PEO, usted todavía está a cargo de su negocio y de cómo se ejecuta. Sus empleados aún son suyos para dirigir. El PEO es responsable de sus empleados desde el punto de vista de los beneficios.

P. ¿Qué significa si un PEO está acreditado?

A. El Employer Services Assurance Corporation (ESAC) es una organización sin fines de lucro independiente que es la agencia oficial de acreditación de la industria PEO. Una junta directiva que incluye abogados de la industria PEO, contadores públicos y directores independientes que representan más de 100 años de experiencia reguladora combinada PEO administra el ESAC. El proceso de acreditación verifica la solvencia financiera continua de PEO y el cumplimiento de las regulaciones gubernamentales y los estándares de la industria. Obtener la acreditación demuestra la estabilidad financiera, la conducta comercial ética y el cumplimiento de las normas operativas y los requisitos reglamentarios del PEO.

Puede ver qué OPEs han obtenido la acreditación visitando el sitio web de ESAC. El IRS también certifica y acredita PEO que se encuentran en una buena posición financiera.

Q. ¿Tiene alguna opción para los planes de seguro de salud que ofrece a los empleados? ¿O un PEO ofrece solo un plan?

A.

La mayoría de los PEO ofrecen una variedad de planes que sus clientes pueden ofrecer a los empleados, incluidas PPO y opciones de deducible alto. Sin embargo, sus opciones estarán limitadas a una o varias, dependiendo del estado en el que se encuentre. La mayoría de los PEO generalmente utilizan unos pocos proveedores de seguro médico y requieren que todos los clientes inscritos en su programa de atención médica utilicen uno de sus socios. Conclusión

Esos son los elementos básicos cuando se trata de buscar y analizar un PEO para su negocio. Si está interesado en obtener más información acerca de organizaciones específicas, cuáles son las correctas para los distintos tipos de negocios y qué servicios PEO específicos pueden ofrecerle a su empresa, consulte nuestras mejores opciones para determinar si un PEO es adecuado para usted.

¿Listo para elegir una solución PEO? Aquí hay un desglose de nuestra cobertura completa:

Mejores organizaciones profesionales para empleadores 2018

• Una guía para PEO y arrendamiento de empleados
• Mejor PEO para pequeñas empresas
• Mejor PEO para pequeñas empresas
• Mejor OPE para nuevas empresas
• Mejor PEO para medianas empresas
• Mejor OPE para servicio al cliente
• Nota del editor: ¿Está buscando información sobre PEO? Utilice el siguiente cuestionario y nuestros socios proveedores se pondrán en contacto con usted para proporcionarle la información que necesita:

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