Cómo hacer un plan de gestión del tiempo para la vida y las empresas


Cómo hacer un plan de gestión del tiempo para la vida y las empresas

Innovadores como Henry Ford han atribuido su éxito a la buena administración del tiempo. Sin embargo, un estudio reciente encontró que el 72 por ciento de los propietarios de pequeñas empresas trabajan días más largos y más fines de semana, mientras que la mitad de los encuestados considera que no hay tiempo suficiente para hacer las cosas. Con el tiempo como el producto más valioso para los propietarios de pequeñas empresas, un plan de gestión del tiempo es esencial para administrar un negocio y lograr un equilibrio entre la vida laboral y personal. Así es como otros empresarios, desde autónomos hasta propietarios de pequeñas empresas, administran su tiempo y cómo puede crear su propio plan de gestión del tiempo para la vida y el negocio.

Establezca metas y administre tareas

La gestión del tiempo se trata de establecer objetivos y completar las tareas necesarias para alcanzarlos. Rich Winley, fundador de No Chains, una startup que ayuda a los usuarios a encontrar restaurantes locales no de cadena, cree en mirar el panorama general y luego desglosar las tareas antes de abordarlas.

"Soy un chico solitario de startups, así que la gestión del tiempo es esencial para mí ", dijo Winley. "Cada mes, establezco un objetivo para lo que necesitamos lograr y luego lo dividimos en semanas y días. Eso significa que todos los domingos a la noche antes de que comience mi semana, escribo lo que necesitamos lograr para la semana".

Para organizar todo lo que necesita hacer, Winley usa Wunderlist, una popular aplicación de productividad para crear, administrar y compartir listas de tareas personales y comerciales. Sus características incluyen recordatorios de fechas límite, seguimiento de progreso y sincronización automática entre dispositivos.

Para empresas, las herramientas de seguimiento y administración ayudan a mantener a todos enfocados y en la misma página, eliminando el tiempo perdido buscando correos electrónicos y comunicaciones erróneas sobre qué miembro del equipo es responsable que tarea Wunderlist Pro, por ejemplo, permite a los usuarios delegar tareas a colegas y miembros del equipo para completar y rendir cuentas más rápidamente. Las herramientas de colaboración similares incluyen SweetProcess, una aplicación de administración de tareas que documenta y sistematiza los procedimientos, y Flow, una herramienta de administración de tiempo y colaboración en línea que mantiene las tareas organizadas y los equipos sincronizados.

Haga un seguimiento de cómo pasa su tiempo

tener un plan efectivo de administración del tiempo, necesita saber a dónde va realmente su tiempo. Mientras que vigilar el reloj funciona para algunos, las herramientas de seguimiento de tiempo son mucho más efectivas para otros.

Josh Leavitt, dueño de la firma de diseño web y mercadotecnia en línea J-Leavitt Designs, usa la aplicación de seguimiento de tiempo Harvest. Según Leavitt, Harvest mejora enormemente su eficiencia permitiéndole ingresar todos sus clientes, proyectos y tareas en un solo lugar y permitiéndole rastrear fácilmente sus horas, crear facturas y cobrar a los clientes.

Un año después de comenzar su empresa , Leavitt tenía cuatro empleados a tiempo completo y 25 trabajadores subcontratados en todo el mundo. Como parte del plan de gestión del tiempo de su empresa, Leavitt comenzó a usar Time Doctor, una herramienta de seguimiento del tiempo que recuerda a los usuarios mantenerse enfocados, monitorea el uso de Internet y aplicaciones, y crea informes que describen cómo se gasta el tiempo del usuario. Time Doctor instalado en todas las computadoras de mis empleados, pude asignar proyectos y realizar un seguimiento de las tareas al minuto ", dijo Leavitt." Genera automáticamente actividades eficientes de uso del tiempo, así como actividades de poco uso del tiempo, y envía informes tanto para el empleado como para mí ".

Las herramientas de seguimiento del tiempo también son efectivas para administrar su tiempo fuera del trabajo. Mary Agnes Antonopoulos, escritora independiente y estratega de redes sociales en Rockaway Writer que hace malabarismos con hasta 20 clientes al mismo tiempo, utiliza OfficeTime para presupuestar y realizar un seguimiento de cuánto tiempo dedica a los proyectos. También usa la aplicación para priorizar su propia vida.

"También tengo la aplicación en mi teléfono y la uso para cosas personales, como hacer ejercicio y compartir tiempo con amigos", dijo Antonopoulos. Al hacerlo, ella es más capaz de tener tiempo para sí misma y vivir la vida que quiere. "Si no hago eso, tiendo a apartar esas cosas y priorizarlas al final. ¿Quién quiere esa vida?"

Mantente organizado

Según un estudio de Brother International, cada empleado pierde un promedio de 76 horas por año debido a la desorganización. Eso se traduce en $ 177 mil millones desperdiciados anualmente en busca de artículos extraviados física y electrónicamente, lo que podría tener un efecto considerable en los resultados de las pequeñas empresas. Esto significa que para administrar mejor su tiempo, debe mantenerse organizado.

Kathryn McKinnon, coach ejecutiva y experta en administración del tiempo en McKinnon & Co., recomienda tres herramientas para ayudar a mantener su negocio y su vida organizados. y su tiempo administrado de manera efectiva.

Evernote: esta aplicación gratuita, disponible para iPhone y Android, le ayuda a mantenerse organizado al mantener todos sus pensamientos, notas, ideas, listas de tareas y más, todo en un solo lugar. "Manténgase organizado creando múltiples cuadernos y agrupando notas de la manera que desee", dijo McKinnon. "Tiene una función fotográfica que le permite tomar fotografías de las notas escritas a mano que ha acumulado en su escritorio que luego puede organizar en carpetas para que no pierda ninguna idea o información valiosa".

Fantástico: esta aplicación para iPhone , disponible en Apple App Store, aumenta tu productividad usando tu calendario. Esta es una herramienta especialmente útil si tiene varios calendarios, como uno para el trabajo, el hogar y su vida social, todos los cuales se pueden acceder y administrar en un lugar práctico, dijo McKinnon. (Según sus desarrolladores, los usuarios pueden simplemente escribir o dictar un evento, como "Almuerzo con John en Cupertino el viernes", y la aplicación lo programará automáticamente, ahorrándole tiempo).

  • CardMunch: esta aplicación gratuita le ayuda organizar tarjetas de visita convirtiéndolas en contactos. "La creación de redes es importante para descubrir oportunidades personales y comerciales, hacer crecer su negocio o mantenerse a la cabeza de su carrera", señaló McKinnon. Sin embargo, "puede ser abrumador si no tienes una forma de organizarlos", agregó. Con una herramienta como CardMunch, los usuarios simplemente toman una foto de cada tarjeta de negocios. "Luego, sube todos sus contactos a su teléfono, haciendo que la administración de contactos sea fácil y eficiente."

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