Keeping Count: un manual de contabilidad para pequeñas empresas

La temporada impositiva está llegando y para los propietarios de pequeñas empresas, especialmente las nuevas, ahora es la tiempo para contratar un buen contador.

Mientras que los dueños de negocios generalmente no pueden esperar para descargar su contabilidad diaria en un CPA o tenedor de libros, incluso designar a un profesional para manejar las finanzas no exime a los empresarios de comprender algunos principios básicos de contabilidad .

En su mayor parte, muchas pequeñas empresas tienen un técnico que es muy bueno en una habilidad en particular, dijo Bob Pryba, cofundador de Pryba, Tobin & Company, una firma contable y tributaria de 12 personas ubicada en Latham, NY No encontramos mucha fuerza contable en los empresarios.

Pero los dueños de negocios pueden desarrollar una comprensión financiera que los ayude a administrar las operaciones actuales, así como a planificar el crecimiento. Pryba recomienda a los dueños de negocios crear un informe flash semanal que contenga entre seis y 12 métricas que les permitan saber cómo está el negocio.

Comprender algunos términos contables clave ayudará a los empresarios a comprender mejor esos informes y les proporcionará los conocimientos necesarios para contratarlos. un buen contador.

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Estos son algunos términos y conceptos contables que ayudarán a los empresarios a comprender los resultados de su negocio:

PCGA frente a contabilidad fiscal

Qué es: A lo largo de los años, los auditores y las juntas de estándares contables han desarrollado principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA). Los expertos creen que estos estándares guía conducen al mejor y más consistente reflejo de cómo funciona una empresa. Los PCGA difieren en muchos aspectos de la contabilidad en base a los impuestos, que se rige por las normas codificadas en la legislación fiscal gubernamental. Una de las diferencias más comunes entre dos sistemas radica en cómo las empresas reconocen mayores gastos a largo plazo denominados activos de capital (abajo).

Por qué es importante: Las pequeñas empresas a menudo no tienen requisitos de información además de presentar un impuesto regresar cada año. Por lo tanto, pueden usar reglas fiscales para preparar sus libros. Cuando una empresa busca financiamiento bancario o celebra un contrato significativo con un cliente, cualquiera de esas instituciones puede requerir estados financieros auditados. Es muy probable que esas declaraciones tengan que ajustarse a los PCGA.

Contabilidad en efectivo versus devengo

Qué es : al armar una declaración de impuestos, las empresas tienen dos opciones sobre cómo reconocer los ingresos y los gastos. Según el método de efectivo, una empresa reconoce los ingresos cuando reciben el cheque y los gastos cuando cortan el cheque. La contabilidad de base acumulada requiere que una empresa reconozca los ingresos cuando se gana. Por ejemplo, una empresa constructora de base devengado reconocería los ingresos cuando termine de construir una casa, incluso si el pago se retrasa por un mes. Del mismo modo, esa empresa registraría un gasto cuando reciba un envío de madera, independientemente de cuándo paga la factura. El método de acumulación ofrece una imagen más precisa de cómo está funcionando una empresa en un momento específico.

Por qué es importante: Elegir el método de contabilidad correcto puede tener un gran impacto en los ingresos gravables. La mayoría de las pequeñas empresas eligen el método de efectivo, lo que les permite ejercer cierto control sobre el reconocimiento de ingresos y gastos. La mayoría de las empresas cuyo inventario es importante deben usar el método de acumulación, pero existen excepciones para ciertas pequeñas empresas.

Costos directos versus indirectos

Qué es: Los costos directos pueden vincularse directamente a los ingresos: gastos incurridos para hacer un producto o producir un servicio. Los costos indirectos son gastos generales y de soporte en los que se incurriría independientemente de si se realizó un producto. Por ejemplo, los costos de harina, queso y salsa de tomate son los costos directos de hacer una pizza. Los costos de nómina para la persona que trabaja en el registro son costos indirectos.

Por qué es importante: El propietario de un negocio no comprenderá la rentabilidad ni tomará buenas decisiones hasta que comprenda exactamente cuánto cuesta hacer una unidad adicional . Es esencial para la fijación de precios, dijo Pryba, tanto para determinar su rentabilidad como para comprender cómo encaja en el mercado.

Valuación de inventario LIFO / FIFO

Qué es: Las empresas tienen cierta flexibilidad en la forma en que valoran los productos que compran para vender o fabricar otros productos. La mayoría de las empresas utilizan First In, First Out (FIFO), lo que significa que primero se destinan al costo de los productos más antiguos y que el valor de su inventario se basa en los precios más recientes. El último en entrar, el primero en salir (LIFO) le permite al negocio gastar productos al precio de compra más reciente.

Por qué es importante: La mayoría de las empresas utilizan el método FIFO. Pero si el negocio incluye inventarios con oscilaciones de precios volátiles, considere consultar a un contador para comprender el mejor método.

Activos fijos versus gastos de operación

Qué es: Los activos fijos son inversiones en terrenos, edificios, maquinaria y equipos que benefician a una empresa durante un período prolongado. Los gastos operativos por lo general no proporcionan un uso prolongado.

Por qué es importante: El tratamiento contable difiere para los activos fijos y los gastos operativos. Debido a que los activos fijos tienen vidas largas, tanto las normas fiscales como las de los PCGA generalmente requieren que se cancelen durante un período de tiempo que concuerde con su beneficio. Las empresas pueden cancelar los gastos operativos inmediatamente.

Depreciación y Sección 179

Qué es: La depreciación es el método por el cual las empresas reconocen el gasto de los activos fijos. La Sección 179 es una regla federal especial que permite a las pequeñas empresas reconocer inmediatamente el gasto de ciertos activos fijos siempre que la empresa cumpla con ciertos requisitos.

Por qué es importante: Aprovechar la Sección 179 puede generar consecuencias fiscales favorables.

Activos intangibles

Qué es: Las empresas pueden crear o comprar activos intangibles, como fondos de comercio, patentes, derechos de autor y marcas comerciales, que tienen valor a largo plazo. Como era de esperar, existen normas de PCGA e impuestos sobre cómo reconocer esos gastos.

Por qué es importante: Si compra una empresa, es especialmente importante comprender los activos intangibles. Parte del valor que uno paga puede ser la marca o la reputación del negocio. En este caso, es necesario asignar parte del precio de compra hacia ese activo y deducirlo a lo largo de un período de tiempo generalmente largo.

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