Zoho Projects: el mejor software de gestión de proyectos para equipos con trabajadores remotos

Después de realizar una extensa investigación y análisis en 2018, recomendamos Zoho Projects como la mejor solución de gestión de proyectos para equipos con trabajadores remotos para 2018. Elegimos Zoho Projects de un conjunto de docenas de soluciones de gestión de proyectos. Para comprender cómo seleccionamos nuestras mejores selecciones, puede encontrar nuestra metodología y una lista completa de soluciones de administración de proyectos en nuestra página de mejores selecciones.

¿Por qué Zoho Projects?

Zoho Projects es un software de administración de proyectos fácil de usar que ofrece una gran lista de características y sólidas herramientas de colaboración. Es una gran solución para cualquier equipo que busque un software de administración de proyectos, pero lo elegimos para equipos remotos debido a la forma en que sus herramientas de colaboración integradas complementan su sólido conjunto de características. Para los equipos repartidos en una amplia geografía, es esencial permanecer en comunicación constante. También es necesario que su solución de gestión de proyectos sea intuitiva; si un miembro del equipo tiene un problema al usar el software, puede ser difícil ayudar a resolverlo desde lejos. Por estas razones, elegimos Zoho Projects como la mejor solución de gestión de proyectos para equipos con trabajadores remotos.

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Características

Zoho brinda la combinación uno-dos de excelentes características y un servicio integral a su solución de gestión de proyectos. Zoho Projects presenta herramientas fáciles de usar con capacidades potentes a un precio asequible. A continuación, se incluyen algunas de las funciones más útiles disponibles con Zoho Projects, aunque algunas solo son accesibles con niveles de precios más altos, que se explican en la sección de precios a continuación.

• Características principales - Zoho Projects presenta todas sus funciones principales en una interfaz limpia y fácil de usar. Se cubren todos los aspectos básicos, desde la creación del proyecto hasta la administración de tareas. Se puede acceder fácilmente a cada una de las características principales a través de una barra de navegación superior y una barra lateral, que están claramente ubicadas en la interfaz independientemente de la página en la que se encuentre.
• Planificación - La herramienta de planificación de Zoho Projects es especialmente característica útil que permite a los usuarios dividir proyectos en tareas individuales, subtareas, listas e hitos. Los gerentes también pueden establecer dependencias de tareas y prioridades para asegurarse de que las cosas se realicen en el orden correcto y que los miembros del equipo puedan ver el progreso en tiempo real en lo que respecta a sus roles. Cada una de estas características es común en otras soluciones de administración de proyectos, pero Zoho Projects lo organiza todo muy bien en una herramienta.
• Kanban - Técnicamente parte de la herramienta de planificación, el sistema Kanban permite a los directores de proyectos ver proyectos y flujos de trabajo con una serie de tarjetas que representan diferentes tareas o hitos, así como a quién se le ha asignado la tarea y el porcentaje completado. Kanban ofrece otra manera de obtener una vista panorámica de sus proyectos y su progreso.
• Gráficos de Gantt: Al igual que Kanban, los gráficos de Gantt son útiles para obtener una visión general intuitiva de su proyecto y las tareas individuales que lo componen. Tanto los gerentes de proyecto como los miembros del equipo pueden usar diagramas de Gantt para ver qué tareas se les han asignado, qué tareas dependen de otras, los hitos y las fechas límite. La herramienta Gantt Chart de Zoho Projects es una visualización intuitiva y codificada por colores que le permite arrastrar y soltar para facilitar la edición y actualización.
• Feeds de actividad - Los feeds de actividad como los que se encuentran en las redes sociales ayudan a los equipos a mantenerse conectados. Simplemente haga clic y desplácese para ver la actividad reciente y estar al tanto de lo que está pasando. Esta herramienta de colaboración funciona bien con la aplicación de chat integrada.
• Aplicación de chat integrada - No es necesario minimizar los proyectos de Zoho solo para chatear con otro miembro del equipo o hacerle una pregunta al gerente de proyecto. Puede parecer insignificante, pero el beneficio de una aplicación de chat integrada es que los miembros del equipo no tendrán que interrumpir su flujo de trabajo para contactar a otros miembros del equipo. Eso mantiene los trenes funcionando a tiempo y ahorra valiosas horas de trabajo.
• Seguimiento del tiempo: Zoho Projects cuenta con una función incorporada de seguimiento del tiempo que hace mucho más que simplemente controlar las horas trabajadas. Si bien puede ejecutar el reloj o ingresar manualmente horas facturables, el rastreador de tiempo también realiza un seguimiento de las tareas específicas y los hitos logrados mientras está en el reloj. Esto ayuda a los gerentes a vigilar qué tareas se completaron y cuándo. La herramienta de seguimiento del tiempo genera un informe que descompone el progreso diario y semanal.
• Informes: Los proyectos Zoho se pueden integrar con Zoho Reports, una herramienta de inteligencia empresarial que proporciona acceso a datos contextualizados.
• Gestión de documentos. Todos sus documentos se pueden guardar y organizar directamente en Zoho Projects, lo que elimina la necesidad de hojas de cálculo o correos electrónicos por separado. Otros miembros del equipo pueden acceder y editar documentos que se han subido, lo que le brinda acceso rápido y fácil a las versiones más recientes.
• IssueTracker - IssueTracker identifica errores y problemas en proyectos de software. Los gerentes pueden establecer la urgencia y la gravedad del problema, y ​​el rastreador registrará cada problema para que puedan revisarse y resolverse fácilmente. Los miembros del equipo pueden acceder a un informe centralizado y consolidado sobre cuántos problemas pendientes persisten y cuántos ya se han resuelto.
• Aplicaciones móviles - Zoho Projects admite aplicaciones móviles iOS y Android, permitiendo a los miembros del equipo acceder al software sobre la marcha y actualice sus proyectos en cualquier momento.
• Foros de proyectos - Los foros de proyectos son otra herramienta de colaboración que le valió a Zoho Projects el manto de la mejor solución de gestión de proyectos de colaboración remota. Un foro para preguntas o soluciones es una gran solución para los miembros del equipo en diferentes zonas horarias porque hace lo que una aplicación de chat no puede: atrae a todos a la conversación en su propio tiempo y les permite dejar publicaciones detalladas habilitadas para HTML en cada tema . Los foros son extremadamente útiles para los equipos desplazados en una amplia geografía y una herramienta única que encontramos que es innovadora y efectiva.
• Cuadro de utilización de recursos - Los proyectos generalmente no funcionan bien cuando los recursos no se gestionan de manera efectiva. Esta herramienta muestra a cada miembro del equipo y su carga de trabajo, por lo que los gerentes de proyecto pueden decir si alguien está sobrecargado mientras otro miembro no está trabajando. Al mantener la carga de trabajo incluso, especialmente en la administración de dependencias de tareas, el proyecto puede moverse mucho más fácilmente. Esta herramienta hace que sea mucho más fácil visualizar y administrar la carga de trabajo de su equipo.

Facilidad de uso

Zoho Projects tiene una de las interfaces más acogedoras y fáciles de usar que hemos revisado. Las pantallas y los informes coloridos atraen la atención a la información contextualizada, y una serie de pestañas y barras laterales facilitan la navegación. La interfaz no se siente abarrotada; Está bastante claro a qué conduce cada pestaña o menú, y un usuario principiante puede acceder al software rápidamente sin necesidad de capacitación adicional. Lo mejor de todo es que los paneles son personalizables, por lo que puede configurar Zoho Projects para que se adapte a sus preferencias y flujo de trabajo individual a medida que se familiarice con la plataforma.

Lo que realmente se lleva las herramientas de colaboración de Zoho Projects. La aplicación integrada de chat funciona como un mensajero de redes sociales, al igual que el feed de actividad. Con estas herramientas, ver lo que hacen los miembros de su equipo es tan fácil como navegar y chatear en Facebook. Otras plataformas de gestión de proyectos que revisamos requieren una aplicación de chat externa, que puede romper su ritmo de trabajo si necesita hacerle una pregunta a un colega. Con Zoho Projects, el chat es perfecto.

Además, las notificaciones y alertas lo mantienen al día con cualquier información relevante para usted en tiempo real. Si una tarea en la que está trabajando depende de otro miembro del equipo, por ejemplo, puede recibir una notificación de que su tarea se ha completado. A continuación, puede comentar la notificación de inmediato para informarles que está avanzando y etiquetar a otros miembros relevantes del equipo, sin salir de la interfaz. Estas herramientas de colaboración son la razón por la que seleccionamos Zoho Projects como la mejor herramienta de gestión de proyectos para equipos remotos.

Precios

Zoho Projects tiene diferentes niveles de precios, incluida una versión gratuita que permite a los usuarios crear un solo proyecto. Cada paquete tiene un precio a una tarifa plana mensual, en lugar de por usuario por mes, lo que mantiene los costos bajos. Cada nivel de fijación de precios admite un número ilimitado de usuarios, lo cual es un beneficio único de Zoho Projects. Estos son los niveles de precios y algunas de las características a las que brindan acceso:

• Gratis - Gratis. Este es un programa limitado que solo permite a los usuarios crear un proyecto y almacenar solo 10 MB de datos. Es suficiente para tener una idea del programa, pero no lo suficiente para trabajar a largo plazo.
• Express - $ 25 / mes. El paquete Express permite 20 proyectos por mes e incluye 10 GB de espacio de almacenamiento. IssueTracker no está incluido en el precio inicial y cuesta $ 25 más por mes. Express también incluye feeds de proyectos, gestión de tareas, intercambio de documentos, calendario y foros, presupuestos, facturas y gastos, y seguimiento del tiempo.
• Premium - $ 50 / mes. Premium permite 50 proyectos por mes y 100 GB de almacenamiento. Las páginas y el chat están disponibles en todos los proyectos, a diferencia de uno solo en el plan Express. Los diagramas de Gantt se pueden editar dentro del proyecto, y los suscriptores premium también obtienen acceso al gráfico de administración de recursos. También se puede acceder a las subtareas en este nivel, así como a las integraciones adicionales, incluidos Dropbox y Zoho Reports.
• Enterprise: $ 80 / mes. Admite proyectos ilimitados y 100 GB de espacio de almacenamiento. Enterprise incluye todas las características del plan Premium, además de la capacidad de generar campos y flujos de trabajo personalizados, así como un rastreador de errores mucho más poderoso. Enterprise también incluye integraciones de Zoho Support y plantillas de correo electrónico personalizadas para hacer suya la plataforma.

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Servicio al cliente

Nuestra experiencia de servicio al cliente con Zoho Projects fue excelente. Cada vez que llamamos, nos recibieron con un representante amable, informativo y servicial. Nunca nos sentimos presionados a realizar una compra, y cada representante fue atento y paciente cuando le hicimos preguntas sobre características específicas y planes de precios.

Además del equipo de servicio al cliente, Zoho mantiene recursos en línea como una guía del usuario y una serie de seminarios web para ayudar a usuarios nuevos y antiguos por igual. También hay una comunidad de Zoho Projects que permite a los usuarios conectarse con otras personas en todo el mundo; Ya sea para solucionar un problema o para debatir sobre las mejores formas de aprovechar Zoho Projects, los foros son un excelente lugar para descubrir cosas nuevas sobre la solución de administración de proyectos.

Limitaciones

No hay muchas limitaciones para Zoho Projects . Hay una pequeña curva de aprendizaje, pero en su mayor parte, cualquier usuario dispuesto a pasar un poco de tiempo con el software puede dominarlo bastante rápido. El tamaño y el alcance de todas las características de Zoho Projects pueden ser intimidantes, pero con un equipo eficaz de atención al cliente y recursos como la guía del usuario y los seminarios web en línea, hay más que suficiente oportunidad de encontrar la información que necesita para aprovechar los proyectos de Zoho de manera efectiva . En definitiva, es una gran solución con pocos inconvenientes para los equipos de cualquier tamaño, y es especialmente efectiva para aquellos con trabajadores remotos diseminados por una amplia geografía.

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