Google G Suite: 5 nuevas características para empresas

Si su empresa utiliza los servicios en línea de Google para realizar negocios, probablemente ya sepa que la colección de Google Apps for Works ha sido renombrada como G Suite. Con software que incluye Docs, Gmail, Calendar, Drive y Hangouts, G Suite es una alternativa sólida a Office 365 de Microsoft. Al igual que el servicio de Microsoft, G Suite es seguro y escalable, y mantiene todos sus datos respaldados en la nube, por lo que es accesible desde cualquier lugar.

Esta semana, G Suite está recibiendo una serie de adiciones prácticas que pueden aumentar su productividad. Aquí hay un resumen rápido.

Nota del editor: La aplicación Google Drive para escritorio se cerrará el 12 de marzo de 2018. En octubre, los usuarios verán una notificación de que se está "yendo" y dirigirán usuarios a dos opciones de reemplazo. El servicio de Drive no se está cerrando; solo la aplicación Las nuevas opciones incluyen Copia de seguridad y sincronización, que combina las aplicaciones Drive y Google Photo Uploader. Desde el punto de vista empresarial, Google tiene Drive File System, que ahorra espacio en su unidad local y proporciona acceso a todos sus archivos de Drive a pedido.

Elementos de acción

G Suite facilitará la colaboración con su equipo con la incorporación de elementos de acción. Las aplicaciones de Google ahora pueden usar el reconocimiento de lenguaje natural para detectar elementos procesables, y luego sugerir automáticamente a los miembros del equipo que puedan recoger la tarea. Por ejemplo, si escribe "Brad para realizar un seguimiento en la reunión del fin de semana", un cuadro emergente le permitirá asignar el elemento a Brad con un solo clic.

En cualquier momento, también puede hacer clic en el nuevo botón Elementos de acción en la parte superior de la interfaz de G Suite para programar manualmente una tarea para un miembro del equipo.

Alertas

Los miembros de su equipo también pasarán menos tiempo buscando archivos que necesiten su atención. Una vez que un elemento de acción ha sido asignado a un compañero de trabajo o colega, G Suite alertará a esa persona de diferentes maneras. Para empezar, el sistema enviará una alerta como una notificación por correo electrónico. Además, el individuo verá una insignia junto a los elementos asignados después de iniciar sesión en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones o Unidad.

Formularios inteligentes

El nuevo G Suite también hará que la creación de formularios sea muy simple. Cuando escribe el título de un nuevo formulario, la aplicación puede usar la base de datos especial de Google para predecir el tipo de pregunta que está haciendo, luego sugerir posibles respuestas como casillas de verificación. Por ejemplo, si escribe el título "Qué días está disponible la próxima semana", el formulario se completará automáticamente con los días de la semana. Desde allí, puede agregar o eliminar elementos con unos pocos toques.

Comandos de voz

OK, los comandos de voz pueden no sonar como herramientas particularmente prácticas para editar documentos. Pero la tipificación de voz de Google todavía presenta una forma interesante de simplificar una variedad de tareas con menos pulsaciones de teclas. La función se introdujo el año pasado, pero ahora se han agregado nuevos comandos, incluida la capacidad de cambiar el color del texto, insertar enlaces y hacer comentarios al margen de un documento, todo con solo su voz.

Integración de holgura

Esto es un poco de una función de nicho, pero si usa Slack, una aplicación de mensajería orientada a los negocios, para comunicarse con su equipo de trabajo, esta característica es para usted. Slack ahora incluye un botón "+" en su interfaz que le permite traer archivos directamente desde Drive a una ventana de chat, para que pueda colaborar más fácilmente. Incluso puede iniciar un nuevo archivo de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones directamente desde Slack.

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