Para hacer o para delegar: ¿qué tareas valen la pena?

Como emprendedor, probablemente estés haciendo malabares con una gran cantidad de tareas diferentes a diario. El marketing, el desarrollo comercial, el servicio al cliente, la contabilidad, el diseño web y más pertenecen a su ámbito, pero tal vez no deberían.

Según una encuesta sobre gestión del tiempo de The Alternative Board, la mayoría de los propietarios de pequeñas empresas trabajan más horas por semana de las que les gustaría, y la mayoría de esas horas las dedica a trabajar en su negocio en lugar de dedicarse a ellas, es decir, perder un valioso tiempo en las minucias cotidianas en lugar de avanzar y hacer crecer el negocio. Algunas de las preguntas que los encuestados dijeron que pierden más tiempo incluyen:

• Correos electrónicos
• Responsabilidades administrativas
• Comunicaciones no programadas
• Esperando información
• Tareas que los empleados le han "delegado"

Al igual que los propietarios de empresas encuestadas, Nancy Hua, directora ejecutiva de la compañía de optimización de aplicaciones móviles Apptimize, solía pasar la mayor parte de su tiempo de "trabajo" en este tipo de tareas y guardaba las tareas importantes para su tiempo personal, después del horario comercial.

"Solía ​​hacer mis tareas diarias, reuniones, contratación, administración, correos electrónicos, durante el horario normal de trabajo, y luego de 5:00 a 1:00 a. M. Era cuando trabajaba en cualquier cosa que requería una planificación más extensa y estrategias más extensas", dijo Hua a Business. Noticias Diarias. "El costo de este enfoque es que trabajas constantemente y, a menudo, no estás en las mejores condiciones cuando realizas el trabajo más importante y valioso".

Incluso si tienen un negocio bien dotado, los empresarios tienden a dejar que caiga mucho más trabajo sobre sus platos de lo que es necesario. ¿Por qué este dilema afecta a tantos dueños de negocios? El vicepresidente de TAB, David Scarola, cree que es una cuestión de no delegar.

"La mayoría de los propietarios de negocios no delegan tanto como deberían", dijo Scarola, cuya compañía ofrece servicios de asesoría y asesoramiento empresarial. "Pasan mucho tiempo haciendo cosas que podrían pagar algo a un salario mucho más bajo que hacer. Ellos [tampoco] tienen a nadie a quien responder. Es decir, no tienen a nadie [por encima de ellos] para responsabilizarlos. Esto se presta para trabajar duro, pero no [funciona] inteligentemente. "

Entonces, ¿cómo se decide qué tareas aferrarse y cuáles delegar o subcontratar? Los líderes empresariales compartieron sus ideas sobre la priorización y descubrieron qué es lo suficientemente importante como para pasar el tiempo.

Disminuyendo sus responsabilidades

Si realmente quiere cortar tareas innecesarias de su día, lo primero que debe hacer se siente cómodo con la delegación.

"Tarde o temprano, todas las tareas no delegadas explícitamente terminan en el plato del propietario", dijo Geoff Woo, director ejecutivo de la compañía de suplementos nutricionales Nootrobox. "Hay un montón de tareas domésticas corporativas para mantener las puertas abiertas, por no mencionar las nuevas iniciativas necesarias para hacer crecer el negocio. Debido a que hay tantas cosas en el plato, es fácil sentir que [usted] está ejecutando una rueda de tareas de hámster. "

Hua señaló que en muchos casos, usted es el único que tiene el contexto comercial completo, y algunas decisiones pueden bloquearse a la espera de su aporte. Pero necesita poder confiar en que su equipo piense como usted y aprender a comunicarse, o incluso a comunicarse en exceso, entre sí para mantener la pelota en funcionamiento cuando no es usted quien maneja una tarea. Esto es especialmente cierto si sabes que hay algo en lo que otra persona tiene más experiencia que tú, dijo Hua.

Para comenzar este proceso, necesitas identificar lo que Scarola llama actividades "platino": las que sabes que debes gastar la mayoría de su tiempo encendido, y eso solo usted puede hacer. Una vez que haya descubierto lo que debe hacer, Scarola aconsejó crear una lista de "para no hacer" para ayudarlo a decidir qué se debe delegar a un miembro del equipo de confianza o una empresa de terceros.

"Comience a registrar las actividades no esenciales [esenciales] en las que pasa el tiempo", dijo. "Puede comenzar a entregarlos con el tiempo".

Allison Maslan, coach de negocios y emprendedor en serie, dijo que cualquier tarea que implique microadministración (p. Ej., Revisiones frecuentes de rendimiento o reuniones de actualización de estado) debería ser destruida, así como cualquier comunicación que no traiga nuevos negocios o desarrolle relaciones que ayuden a la compañía a crecer. En cambio, dijo que los dueños de pequeñas empresas necesitan verse a sí mismos como una empresa más grande, independientemente de su tamaño real, con el fin de reducir las tareas "generales" como nuevas llamadas comerciales, relaciones públicas e investigación de tendencias.

"El fundador necesita dedicar tiempo a trabajar en la visión de la compañía, construir relaciones clave, hacer crecer el equipo ", dijo Maslan. "Si todavía están tratando de hacer todo lo posible para mantenerse delgados ... se consumirán rápidamente o girarán al mismo nivel durante años".

Enfrentando tus tareas diarias

Preguntándote por dónde empezar en tu lista de tareas, o cómo hacerlo todo? Aquí hay algunos consejos que le ayudarán a progresar sin sentirse demasiado abrumado.

Cree un plan diario y semanal. Los empresarios que crean y se apegan a un cronograma son los que logran los mejores resultados durante su día. Scarola le recomendó que haga una lista de las tareas más importantes que tiene la intención de hacer durante toda la semana los lunes por la mañana. A partir de ahí, puede elaborar planes diarios y completar otras tareas en torno a las críticas.

"No comience a leer correos electrónicos y responda a las interrupciones cuando ingrese a la oficina", dijo Scarola a Mobby Business. "Realice una lista de tareas intencional todos los días. [Cuando se comprometa] a hacer algo, bloquee el tiempo en el calendario específicamente para trabajar en esa tarea."

Mantenga su espacio organizado. La organización y la eficiencia van de la mano mano. Tómese el tiempo para eliminar cualquier "desorden" físico y digital en su espacio de trabajo. Luego, comprométase a mantenerlo de esa manera para ahorrarle tiempo y frustración al completar sus tareas.

"Existe una relación real entre el desorden de limpieza, tanto interna como externamente, y [la productividad]", dijo Maslan. "Después de todo, ¿cómo puede devolver una llamada telefónica si no puede encontrar la información?"

Comprenda las amenazas para su negocio (y actúe en consecuencia). Cuando intenta averiguar qué tarea merece primero su atención, Hua recomendó pensar en sus principales amenazas estratégicas, es decir, pregúntese qué le afectará más a su negocio si no lo hace con prontitud.

"Cuando hay una docena de incendios a su alrededor, es difícil resistirse la tentación de comenzar a golpear al fuego más cercano ", dijo Hua. "Pero ... debes enfocarte en las principales amenazas, incluso si aún no están en llamas. Constantemente me recuerdo a mí mismo a mí mismo hacer caso omiso de los millones de problemas subóptimos a mi alrededor para asegurarme de que estoy cargando en la dirección correcta".

Limite el número de tareas "clave" por día. Ahora que ha reducido su lista de tareas a lo esencial, puede parecer que cada elemento de la lista debe ser su principal prioridad. El truco es priorizar aún más esa lista, y mantener el número de "deberes" al mínimo. Woo recomendó escoger solo una tarea que se debe hacer por día.

"Todos los días, hay una avalancha de demandas externas", dijo Woo. "Es fácil sentirse abrumado, lo que hace que progrese margicamente en cada una de esas tareas. Vale la pena apartar unos minutos al comienzo del día para llegar a la única cosa más importante que hay que hacer para el día , y luego ejecutando en él. "

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