5 Formas sencillas y comprobadas de mejorar tus hábitos de correo electrónico

¿Siente que sus correos electrónicos se están haciendo cargo de su vida? Si pasa todo su tiempo dentro y fuera de la oficina leyendo y respondiendo mensajes, probablemente tenga razón. Pero la buena noticia es que hay algunas formas rápidas y fáciles de obtener control sobre su bandeja de entrada que le hará sentirse mucho más productivo y mucho menos estresado.

¿Está listo para una revisión por correo electrónico? Siga estos cinco consejos probados.

Anular suscripción

Puede pensar que se está haciendo un favor suscribiéndose a los boletines informativos pertinentes, pero sería mejor que encuentre otras formas de mantenerse informado sin obstruir su bandeja de entrada. . Recibir muchos correos cada día ya es abrumador, y si usted es un acumulador de suscripciones, solo está haciendo las cosas más difíciles para usted.

Según un estudio de Harris Interactive, los empleados no pueden mantenerse al día con más de 50 correos electrónicos en un día, informó ABC News. La encuesta, que cuestionó a aproximadamente 2,000 adultos estadounidenses, descubrió que solo el 6 por ciento de los empleados dijeron que podían soportar más de 50 correos electrónicos por día. El estudio también encontró que uno de cada cinco empleados siente que está bajo presión debido a la sobrecarga del correo electrónico.

Al cortar algunas o todas las suscripciones que no necesita absolutamente, también podría eliminar parte del estrés. usted experimenta como resultado de una bandeja de entrada siempre llena.

Horario de correo electrónico programado

Puede parecer obvio, pero revisar sus correos electrónicos cada 5 minutos puede hacerlo sentir estresado y puede hacerlo menos productivo. Si constantemente revisa y responde los correos electrónicos cada vez que aparece una nueva notificación de mensaje, nunca obtendrá ningún trabajo de alta prioridad. Sin embargo, dejar a la gente colgando en su bandeja de entrada tampoco es bueno para los negocios. En su lugar, intente programar bloques de tiempo específicos durante todo el día para abrir y responder a los correos electrónicos. Un estudio publicado en la revista Computers in Human Behavior analizó a los trabajadores que se limitaban a consultar su correo electrónico solo tres veces al día. El estudio encontró que estos trabajadores eran menos tensos, menos estresados ​​y más productivos que aquellos que dejaron sus notificaciones y revisaron sus correos electrónicos constantemente a lo largo del día, reportó la revista New York.

Si te preocupa perder mensajes urgentes de los clientes o actualizaciones importantes de su jefe, intente configurar filtros en su bandeja de entrada para alertarlo solo cuando lleguen esos correos electrónicos importantes. Guarde el resto de sus mensajes para los saltos de correo electrónico asignados.

Deje los correos electrónicos en la oficina

Cuando esté fuera de la oficina, ya sea cuando llegue a casa después de un largo día, cuando sea el fin de semana o incluso cuando estás de vacaciones: asegúrate de que tienes tus correos electrónicos desactivados. Dado que la mayoría de los empleados usan teléfonos inteligentes vinculados a sus correos electrónicos de trabajo, puede parecer imposible escapar de las responsabilidades y tensiones de la oficina, pero los estudios muestran que mantenerse conectado es realmente malo para su salud.

Según una encuesta de Workplace Options , El 59 por ciento de los trabajadores estadounidenses usan sus dispositivos móviles para hacer el trabajo después del horario comercial normal, informó Fortune.com. Otra encuesta, de Good Technology, encontró que el 68 por ciento de las personas revisan su correo electrónico laboral antes de las 8 a. M., El 50 por ciento lo revisa mientras están en la cama, el 57 por ciento lo hace en salidas familiares y el 38 por ciento consulta su correo electrónico en la mesa. Sin embargo, esto puede causar más que solo estrés en su salud mental; también puede causar problemas físicos. Además de los problemas psicológicos, consultar el correo electrónico fuera del horario de trabajo también puede llevar a problemas gastrointestinales y cardiovasculares, según un estudio de la revista Chronobiology International, según lo informado por Fortune.com.

Está bien verificar si está esperando un actualización importante, pero es mejor para usted si puede evitar quedarse en el modo de oficina en sus horas no laborables.

Cambiar a mensajería instantánea

A veces, la mejor estrategia de correo electrónico es saber cuándo no utilizar el correo electrónico en absoluto. Si está teniendo un intercambio con su jefe o un compañero de trabajo que no requiere una reunión cara a cara pero le está tomando un tiempo valioso a través del correo electrónico, aproveche el sistema de mensajería instantánea de su compañía. También puede usar otras opciones de chat como Slack o Gchat. La mensajería instantánea (MI) puede quitar parte del tiempo de espera de su conversación y mantenerlo alejado de su bandeja de entrada ya estresante.

Según un informe de The Radicati Group, el uso de mensajería instantánea por parte de las empresas continúa creciendo; el número de cuentas de mensajería instantánea en todo el mundo ascendió a 3.200 millones en 2015. Y a menudo se utiliza en las mismas situaciones en las que muchas personas normalmente confiarían en el correo electrónico. Y de acuerdo con The Guardian, muchos propietarios de empresas han descubierto que cambiar a mensajería instantánea ha reducido el estrés y simplificado las comunicaciones internas diarias. Por ejemplo, Steven Drost, CEO de Stipso, dijo que solía despertarse con 100 correos electrónicos cada día, pero luego de cambiar a mensajería instantánea, estimó que su bandeja de entrada estaba un 60 por ciento menos llena, informó The Guardian.

Por supuesto, la mensajería instantánea también puede ser una distracción. Así que haga uso de las opciones de su cliente de chat estableciendo su estado como ocupado o no disponible cuando está en reuniones o trabajando en un proyecto que requiere toda su atención.

Mantenga los correos electrónicos cortos

A nadie le gusta leer mucho, trabajar correos electrónicos relacionados, así que no pierdas el tiempo enviando correos electrónicos verbales, tampoco.

Según un estudio de MailTime, mientras más largo sea el correo, menos probable es que los destinatarios lo lean. La encuesta encontró que el 19 por ciento de las personas no leerá un correo electrónico de más de un párrafo, el 51 por ciento no leerá más allá del segundo párrafo, el 76 no leerá un correo electrónico de más de tres párrafos y el 84 por ciento no leerá correos electrónicos de más de cuatro párrafos. Por lo tanto, si desea ahorrarse tiempo y asegurarse de que su mensaje sea realmente efectivo, hágalo corto.

Esto también incluye reenvíos por correo electrónico; enviar mensajes enormes y desorganizados es abrumador para sus compañeros de trabajo y empleados, dijo Forbes. En su lugar, intente seleccionar los detalles importantes y envíe solo lo que sea necesario (y para quién; no sea demasiado generoso con el botón Responder a todos).

Las 30 pequeñas empresas de herramientas tecnológicas dependen de la mayoría

Los propietarios de pequeñas empresas usan las redes sociales y el almacenamiento en la nube más que cualquier otra herramienta tecnológica, según una investigación reciente. El estudio de SurePayroll reveló que el 94 por ciento de las pequeñas empresas usan al menos una plataforma de medios sociales para su negocio, mientras que 85 porcentaje utiliza un proveedor de almacenamiento en la nube.

(Negocio)

Sus empleados no se preocupan por la seguridad de los datos. He aquí por qué

Si bien puede ver la seguridad de los datos como una prioridad, sus empleados no lo hacen. Un nuevo estudio de Absolute Software Corp. reveló que muchos empleados adoptan una actitud relajada hacia garantizar que los dispositivos móviles que utilizan para el trabajo sean seguros, a pesar de las consecuencias negativas que se producen cuando los datos que contienen se pierden o son robados.

(Negocio)