Dokmee Cloud Review: el mejor software de administración de documentos de bajo costo

Nuestra investigación y análisis de los sistemas de administración de documentos en 2018 nos lleva a recomendar nuevamente Dokmee Cloud como el mejor sistema de administración de documentos para las empresas con un presupuesto. Elegimos Dokmee Cloud de las docenas de los sistemas de gestión de documentos que consideramos. Para leer nuestra metodología completa y obtener una lista más completa de sistemas de administración de documentos, visite nuestra página de resumen de mejores selecciones.

¿Por qué Dokmee?

Dokmee Cloud es un sistema de bajo costo de Office Gemini que se puede ejecutar desde cualquier computadora o dispositivo móvil conectado a internet. El sistema basado en la nube tiene cinco planes de precios, incluido uno gratuito.

Costo

Las empresas con un presupuesto se sentirán más atraídas por el bajo costo de Dokmee Cloud. Debido a que no hay software para comprar, usted paga una tarifa mensual por el servicio en lugar de grandes costos iniciales.

Nota del editor: ¿Busca un sistema de administración de documentos para su negocio? Si busca información que lo ayude a elegir la adecuada para usted, utilice el siguiente cuestionario para que nuestro sitio hermano BuyerZone le proporcione información de una variedad de proveedores de forma gratuita:

Aquí hay un desglose de los precios de Dokmee Cloud planes:

Plan 2GB

• Gratis
• Primer usuario incluido
• Usuario único
• Soporte de correo electrónico solo
• Aplicación móvil gratuita

Plan 10GB

• $ 29 por mes
• Primer usuario incluido
• $ 15 por cada usuario adicional
• Soporte por correo electrónico
• Aplicación móvil gratuita

Plan 25GB

• $ 39 por mes
• Primer usuario incluido
• $ 15 por cada usuario adicional
• Soporte por correo electrónico
• Aplicación móvil gratuita

Plan 50GB

• $ 59 por mes
• Primer usuario incluido
• $ 15 por cada usuario adicional
• Soporte por correo electrónico
• Aplicación móvil gratuita

Plan por 100GB

• $ 99 por mes
• Primer usuario incluido
• $ 15 por cada usuario adicional
• Soporte de correo electrónico
• Aplicación móvil gratuita

Cada plan incluye todas las funciones que ofrece Dokmee Cloud. Incluso el plan gratuito de 2GB brinda tanta funcionalidad como las opciones más caras. Ese no es el caso con la mayoría de los otros sistemas que consideramos.

Nos gusta que tenga varios planes para elegir en función de cuánto está dispuesto a pagar. Si bien algunos de los otros proveedores ofrecen una variedad de planes, muy pocos tienen esta amplia variedad.

Fácil de usar

Las pequeñas empresas quedarán impresionadas con la facilidad con la que se utilizará este sistema. Debido a que está basado en la nube, puede estar funcionando en cuestión de minutos. No hay software para instalar, mantener o actualizar, que puede ser valioso para las pequeñas empresas que no cuentan con personal de TI.

Para garantizar que sus datos estén protegidos en la nube, Dokmee aloja su sistema en un centro de datos seguro con restricciones Acceso a la tarjeta y monitoreo de video. Además, para evitar que el sistema se apague, hay una ruta eléctrica de distribución doble en el centro de datos, un sistema de alimentación ininterrumpible con 24 horas de respaldo de energía de la batería, un generador de reserva en sitio con interruptor de transferencia automática y almacenamiento de combustible en el sitio. Todas estas cajas fuertes de fallas pueden darle un poco más de confianza de que sus datos no solo estarán almacenados de forma segura, sino también accesibles cuando los necesite.

La interfaz del sistema es especialmente atractiva. La página de inicio está llena de mosaicos de colores brillantes para cada sección, como Carpetas / Archivos, Buscar, Escanear, Cargar archivos, Bandeja de entrada de flujo de trabajo e Informe de auditoría. Esta configuración se encuentra entre las más fáciles de navegar de todos los sistemas de administración de documentos que analizamos.

Para almacenar documentos, Dokmee Cloud utiliza un enfoque tradicional de gabinete y carpeta. Puede crear tantos gabinetes y carpetas dentro de ellos como desee. Puede almacenar documentos cargando o arrastrando y soltando archivos desde su computadora, y escaneándolos directamente en el sistema.

Para facilitar un poco la adición de archivos, Dokmee Cloud se integra con Microsoft Office. Con esta integración, puede guardar los archivos en los que está trabajando en Word, Excel u Outlook en sus gabinetes y carpetas con solo hacer clic en un botón.

La búsqueda de archivos también es simple. Además de explorar los archivadores y las carpetas para localizar documentos, puede realizar una búsqueda avanzada que le permita buscar archivos en función de varios factores, como el tipo de archivo, la fecha en que se introdujo en el sistema y las palabras clave específicas dentro del contenido.

Funciones

Aunque es un sistema de bajo costo, ofrece muchas funciones útiles. Si bien la solución basada en la nube no tiene todas las herramientas que incluye el sistema autohospedado de Dokmee, sí tiene las más valiosas.

Uno de los mayores beneficios de este sistema es que, debido a que está basado en la nube, se puede acceder desde cualquier computadora con conexión a Internet. Independientemente de dónde se encuentre, tendrá acceso total al sistema.

También puede acceder al sistema desde la aplicación móvil Dokmee, que está disponible en dispositivos Android, iOS y Windows. Proporciona acceso a cada archivo y le permite agregar notas a documentos, ver versiones anteriores y enviarlas por correo electrónico. La aplicación Dokmee se encuentra entre las más impresionantes que encontramos al investigar sistemas de administración de documentos.

Las restricciones de seguridad y el registro de auditoría proporcionan controles estrictos sobre quién tiene acceso a sus archivos. Para asegurarse de que los empleados vean solo los documentos que deberían, puede establecer restricciones en los gabinetes a los que pueden acceder. Además, el registro de auditoría mantiene registros detallados de cuándo se ven los archivos y por quién, así como también de las ediciones que hicieron.

También puede editar documentos dentro del sistema. Puede realizar cambios en los archivos, ver versiones anteriores, fusionar archivos y cortar, copiar y pegar archivos y carpetas. Estas herramientas eliminan la necesidad de abrir los documentos en un programa separado cuando necesita realizar cambios.

Otras características incluyen la capacidad de escanear documentos en el sistema en formatos PDF, TIFF o JPG; la opción de configurar flujos de trabajo para mantener proyectos y asignaciones en buen camino y avanzar; y la capacidad de crear una carpeta de favoritos para los documentos que usa regularmente.

Servicio al cliente

Nuestra experiencia con el servicio al cliente de Dokmee fue positiva. Para cada pregunta, el representante dio respuestas detalladas que nos dejaron una comprensión clara de cómo funciona el sistema. Estamos contentos con el tiempo que tomó el representante para responder nuestras preguntas. A diferencia de otros proveedores que trataron de sacarnos corriendo del teléfono, estaba claro que el representante de Dokmee quería asegurarse de que entendiéramos lo que ofrece el sistema.

Dokmee también brinda ayuda sobre el chat en vivo, una característica que no todos sus competidores oferta. Lo probamos haciendo varias preguntas en diferentes momentos durante el día, y cada vez, nuestras preguntas fueron respondidas de inmediato. En nuestra experiencia con otros proveedores que ofrecen chat en vivo, algunas veces nuestras preguntas no fueron respondidas, o nos dijeron que no había nadie disponible y para enviar por correo electrónico nuestra consulta.

Atención al cliente disponible por teléfono, correo electrónico o chat en vivo entre las 8 a. M. 11 pm CT de lunes a jueves y de 8 a.m. a 7 p.m. el viernes. Muy pocos de los proveedores que analizamos ofrecen soporte a altas horas de la noche.

También se incluye una guía completa del usuario en el sistema. Responde preguntas sobre cosas tales como cómo iniciar sesión y crear archivadores, y cómo cargar archivos y crear flujos de trabajo.

Limitaciones

La mayor limitación de Dokmee Cloud es que no tiene todas las comodidades. ofrecido no solo por sus competidores, sino también por el propio sistema local de la compañía. Algunas de las características que le faltan son la capacidad de establecer restricciones de acceso por carpeta y archivo y utilizar una herramienta de OCR. Además, no se integra con otros programas que no sean los de Microsoft Office.

Otra desventaja es que, dependiendo del plan que elija, es posible que no tenga soporte telefónico disponible. Sin embargo, la falta de ciertas características y soporte es la compensación por un costo tan bajo. Si estas funciones adicionales son importantes para usted, le recomendamos que considere otro sistema de administración de documentos. Sin embargo, si lo hace, prepárese para gastar mucho más.

¿Está listo para elegir un sistema de gestión de documentos? Aquí hay un desglose de nuestra cobertura completa:

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