Guía para principiantes de Office 365 para pequeñas empresas

Gran parte del mundo laboral se ejecuta en Office 365. Si tiene una pequeña empresa, la suite de Microsoft ofrece un conjunto confiable de herramientas en la nube que mejoran constantemente, gracias en parte a la rivalidad de la compañía con Google G Suite.

Si bien la configuración y muchos otros elementos de Office 365 pueden ser sencillos, todavía hay algunos detalles y software menos conocidos de los que debe tenerse en cuenta. Además, el rápido ritmo de las nuevas herramientas significa que ahora puede saber cuánto recibirá por esa tarifa mensual.

Por lo tanto, si está pensando en utilizar la ruta de Microsoft o simplemente está buscando una actualización, consulte nuestros consejos. en esta guía de inicio de Office 365.

Lo que obtienes

Es un servicio de Microsoft, por lo que, por supuesto, hay varias versiones para explorar. Puede elegir entre tres planes de pequeñas empresas.

El plan más básico es Office 365 Business Essentials. Son $ 5 por usuario por mes (todos los precios tienen un compromiso anual), y la atención se centra en la comunicación y el software basado en la web. Obtiene versiones basadas en web de Outlook con direcciones de correo electrónico personalizadas, equipos de Microsoft, Yammer, Skype, SharePoint y 1TB de OneDrive por usuario. Parece diseñado para competir con G Suite, que tiene precios similares para las herramientas que viven principalmente en la web.

Sin embargo, si desea descargar versiones de escritorio de Office o tener acceso completo a las aplicaciones móviles, deberá saltar hasta Office 365 Business, que otorga a cada usuario 1TB de almacenamiento OneDrive y versiones descargables de la suite en hasta cinco PC y Macs, cinco tabletas y cinco teléfonos. Otros productos incluyen Microsoft Teams, Sway y Skype for Business.

El último paquete es Office 356 Business Premium, que le ofrece las herramientas anteriores y videoconferencias HD ilimitadas a través de Skype, SharePoint, acceso a las reservas de Microsoft y una intranet del equipo.

Comenzando con Office

Desde el sitio de Office, podrá administrar las descargas del software en una Mac o PC y podrá verificar qué máquinas ya lo han instalado. Puede enviar invitaciones a otras personas de su equipo. También puede verificar el almacenamiento de OneDrive y dónde está en contra de su límite de instalación.

De manera predeterminada, usted y su organización estarán en el anillo estable de las actualizaciones de software de Office. Pero si desea vivir más en el lado salvaje, puede inscribirse usted mismo u optar por otros al programa Office Insider. Esto le da características antes de que se desplieguen para todos los demás, pero puede venir con algunos errores. Proceda con precaución.

Cuando se trata de ofrecer personalización, Outlook también es una plataforma en sí misma, con muchos complementos de terceros que pueden agregar funcionalidad adicional. Por ejemplo, Office Store tiene complementos para Boomerang, Evernote y otros servicios populares de productividad.

Más allá del núcleo

Todos están familiarizados con las principales aplicaciones de Office, como Word, Excel, PowerPoint y Outlook. Pero hay algunos otros que podrían tener sentido para su organización.

Uno es OneNote. Microsoft realmente lo ha intensificado en los últimos años, tentando a mucha gente fuera de Evernote. El último rediseño hace que la interfaz sea coherente en todos los dispositivos, y tiene algunas excelentes funciones de colaboración. Su equipo puede usar cuadernos compartidos como un espacio de colaboración para ideas y pensamientos aleatorios mientras se desarrollan.

Office Sway es un moderno replanteamiento de una aplicación de presentación. Al igual que Haiku Deck o Prezi, se puede integrar en un sitio web y se aleja del modo de narración de una diapositiva tras otra.

Las reservas de Microsoft también pueden ser útiles para las empresas que dependen de las reservas de los clientes, ya que sincroniza y muestra calendarios compartidos para evitar reservas dobles o citas perdidas. Estos son dos ejemplos de cómo Office 365 es mucho más grande que solo las aplicaciones básicas que quizás esté acostumbrado a usar.

Como servicio mensual, mantendrá el acceso a su software mientras continúe renovando su compromiso anual. Puede usar el portal de administración para cancelar su suscripción si tiene menos de 25 licencias. De lo contrario, es posible que deba llamar a Microsoft directamente.

Microsoft se encuentra en una intensa batalla con G Suite de Google para controlar la productividad de las pequeñas empresas. La ventaja de esto es que ambas compañías están trabajando furiosamente para mejorar sus servicios y agregar características atractivas. Si ha elegido la ruta de Office, puede estar seguro de que no se aburrirá con un flujo constante de nuevas herramientas para probar.

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