Elección de un sistema telefónico empresarial: Guía del comprador

Si está buscando un nuevo sistema de teléfono para empresas en 2018, hay varias preguntas que debe responder primero.

1. ¿Necesita un sistema telefónico completo que incluya teléfonos físicos en la oficina, o su negocio podría funcionar con un servicio telefónico virtual que dependa de dispositivos móviles en lugar de teléfonos de oficina tradicionales?

2. Si necesita teléfonos de oficina, ¿qué tipo de servicio desea? Debe elegir entre un servicio de telefonía fija tradicional, proporcionado por una compañía telefónica local o regional, y un sistema de Voz sobre Protocolo de Internet (VoIP), que se ejecuta a través de Internet y lo ofrece una multitud de proveedores.

3. Si elige VoIP, ¿desea alojar el sistema en su empresa (local) o hacer que lo aloje su proveedor de servicios (basado en la nube)?

Le ayudaremos a responder esas preguntas, pero si ya sabe lo que necesita y solo quiere ver nuestras recomendaciones para los mejores sistemas telefónicos comerciales, visite nuestra página de mejores selecciones.

Nota del editor : ¿Está buscando información sobre sistemas telefónicos comerciales? Utilice el siguiente cuestionario y nuestros socios proveedores se pondrán en contacto con usted para proporcionarle la información que necesita.

Si aún no está seguro, siga leyendo. Te contactaremos sobre los pros y los contras de este tipo de sistemas telefónicos:

• Sistemas telefónicos virtuales
• Teléfonos fijos
• VoIP
• Sistemas locales y en la nube

Sistemas telefónicos virtuales

• Virtual los sistemas telefónicos funcionan conectando un número de teléfono comercial principal a los trabajadores remotos a través de sus teléfonos móviles o domésticos.
• Estos tipos de sistemas funcionan como una extensa solución de reenvío de llamadas, donde las llamadas se transfieren al teléfono designado de cada empleado (celular u hogar) cuando un cliente o cliente llama a un número comercial principal.
• Estos sistemas incluyen una variedad de funciones, como recepcionistas automáticos, correo de voz, reenvío de llamadas, detección de llamadas y fax en línea.

Pros: Este tipo de servicio permite a las empresas con empleados que trabajan desde lugares distintos a la oficina de la compañía presentar una cara profesional en todo momento. También les brinda a los trabajadores remotos acceso a una variedad de características del sistema telefónico que los teléfonos móviles y domésticos no ofrecen.

Contras: Los sistemas virtuales no son sistemas telefónicos de pleno derecho. Sus llamadas aún se procesan en su red de teléfono móvil o casa. Esto significa que se le cobrará por la llamada en el sistema virtual y utilizará los minutos de su teléfono móvil o de su hogar.

Ideal para: Negocios con un gran grupo de trabajadores remotos o empresas de propietario único.

Tradicional sistemas fijos

• Los teléfonos fijos en esta instancia son sistemas telefónicos tradicionales, generalmente respaldados por una compañía telefónica local o regional.
• Los teléfonos fijos, también conocidos como redes telefónicas públicas conmutadas (PSTN), son sistemas analógicos que funcionan a través de la compañía telefónica tradicional. cableado de cobre.
• Para ejecutar un servicio de línea terrestre, necesita hardware PBX (intercambio de sucursales privadas) en las instalaciones. Este es el hardware que se usa para crear múltiples extensiones y permitir las funciones del sistema del teléfono, como la transferencia de llamadas y los directorios de llamadas.
• Algunos sistemas de telefonía fija hoy en día se consideran híbridos con sistemas VoIP. Hay una línea telefónica tradicional que se conecta a la red de datos de una empresa. La red de datos dentro de la empresa se utiliza para conectar cada teléfono individual.
• Muchos sistemas de telefonía fija están siendo eliminados por los proveedores del sistema telefónico.

Pros: Los sistemas fijos son una solución confiable y comprobada que muchos las empresas se sienten cómodas usando

Contras: La mayoría de los proveedores de sistemas telefónicos se están alejando de las líneas fijas, lo que hace que sea más difícil no solo comprar sino reparar si algo se rompe.

Ideal para: tener el presupuesto para pagarlos y un personal interno de TI para ejecutarlos y mantenerlos. Necesario para empresas sin acceso a Internet de alta velocidad.

Sistemas telefónicos VoIP

• En lugar de los cables de cobre que emplean las líneas fijas, los sistemas telefónicos VoIP usan la misma conexión a Internet que una compañía ya está utilizando para conectarse.
• Los sistemas VoIP ofrecen características que anteriormente solo las grandes corporaciones usaban hardware PBX caro. acceso a, asistentes automatizados, colas de llamadas e integración de computadoras que permite que los correos de voz se envíen a las bandejas de entrada y computadoras para convertirlos en teléfonos.
• Los sistemas VoIP brindan a los trabajadores remotos acceso al sistema telefónico de una empresa desde sus dispositivos móviles.

Pros: Los sistemas VoIP brindan un sofisticado sistema telefónico completo con todas las comodidades. Estos sistemas son fáciles de configurar y configurar, y son significativamente más económicos que los sistemas de línea fija.

Contras: Estos sistemas dependen de su conexión a Internet. Por lo tanto, si se encuentra en una comunidad con servicio irregular de Internet, este tipo de sistema telefónico no funcionaría para usted.

Lo mejor para: Pequeñas empresas que desean la funcionalidad de un sistema telefónico sofisticado a un precio razonable, y las empresas que desean que sus empleados remotos tengan acceso al sistema telefónico.

Si decide que un sistema VoIP se ajustará a sus necesidades, ahora tiene que tomar otra decisión. Si bien todos los sistemas fijos requieren que tenga el equipo necesario dentro de su negocio, los sistemas VoIP le dan la opción de comprar su equipo directamente y auto-hospedarse, o alquilar el equipo a su proveedor de servicios y hacer que el proveedor lo aloje en la nube.

Sistemas VoIP locales

• Con los sistemas en las instalaciones, todo el equipo, que incluye el hardware PBX para mantener el sistema telefónico en funcionamiento, se encuentra dentro de su empresa.
• Los sistemas locales requieren un gran capital gastos, ya que está comprando el equipo por adelantado.
• Mientras paga tarifas únicas por todo el hardware con un sistema autohospedado, paga tarifas mensuales por su enlace SIP, o circuito PRI, que es lo que permite llamadas a hacerse y recibirse.
• Su personal de TI es responsable de gestionar el mantenimiento, las reparaciones y las actualizaciones del sistema.

Pros: Usted siempre tiene el control de su servicio. Confía en ti mismo para asegurarte de que está en funcionamiento y configurado como lo desees.

Contras: Hay un costo inicial importante, ya que tienes que comprar todo el equipo. Además, necesita a alguien del personal que pueda dar servicio y mantener el sistema.

Lo que dicen los expertos: "Muchos de nuestros clientes más grandes con necesidad de alta disponibilidad, alta seguridad y personalización terminan en las instalaciones [ sistemas], "Beth English, fundador de la consultora de comunicaciones EE & Associates y actual presidente de la junta de la Sociedad de Consultores de Tecnología de Comunicaciones Internacionales, le dijo a Mobby Business. "Algunos clientes grandes a nivel empresarial a menudo eligen la solución basada en premisas porque pueden tener el personal para apoyarla, necesitan mucha personalización o están muy preocupados por la privacidad".

Mejor para: Empresas que no se sienten cómodas usando la nube y desean un control total sobre su sistema y acceso a los equipos en todo momento. También es bueno para las empresas con un equipo de TI interno que puede configurar y mantener un sistema VoIP. Además, los sistemas en las instalaciones son más adecuados para las empresas con requisitos regulatorios o de cumplimiento que pueden ser difíciles de cumplir en la nube.

Sistemas de VoIP basados ​​en la nube

• Con sistemas basados ​​en la nube, no hay mantenimiento ni hardware que los teléfonos de los que preocuparse. El proveedor de servicios aloja, mantiene y actualiza toda la tecnología PBX para usted.
• La nube permite a las empresas en crecimiento agregar fácilmente nuevas líneas y proporciona un acceso rápido a las nuevas características.
• Las empresas generalmente pagan una tarifa mensual por una usuario.

Pros: No hay hardware PBX o servicio de marcación por tonos para comprar y mantener. Su proveedor se encarga de eso por usted. Puede configurar y configurar el sistema para su negocio, todo desde su computadora.

Contras: Usted no tiene el control del hardware. Si el sistema deja de funcionar, debe confiar en que su proveedor lo arreglará lo más rápido posible.

Lo que dicen los expertos: "Si una empresa no tiene un gran personal y no tiene a nadie para administrar su sistema, es una muy buena opción ir con una opción alojada", dijo English. "[Soluciones telefónicas basadas en la nube] eliminan el dolor de cabeza de tener que mantener su propio sistema telefónico".

Mejor para: Empresas en crecimiento con un presupuesto fijo que no cuentan con personal de TI para operar y mantener Hardware PBX. También es bueno para las empresas que desean un acceso rápido a las nuevas funciones del sistema telefónico o que tienen múltiples ubicaciones y desean que su sistema esté todo en una sola plataforma.

Ahora que conoce los conceptos básicos, es posible que esté listo para tomar algunas decisiones. Si es así, revise nuestras mejores selecciones para sistemas telefónicos comerciales.

Preguntas frecuentes sobre sistemas telefónicos comerciales

¿Aún no está seguro de si necesita un sistema de teléfono para empresas o si VoIP es adecuado para usted? No hay problema. Aquí hay algunas preguntas y respuestas que pueden ayudarlo a tomar una decisión.

P: ¿Necesito un sistema de teléfono?

A: La respuesta simple es sí. Debido a que gran parte del éxito de un negocio depende de cómo se presenta, todas las empresas se benefician de algún tipo de sistema telefónico comercial.

"Creemos que no importa el tamaño o tipo, cada empresa debe tener las herramientas y soluciones necesarias para presentar a sí mismos de una manera profesional mientras maximizan su capacidad de trabajar de manera eficiente y mantenerse conectados con clientes y compañeros de trabajo ", dijo Jim Gustke, vicepresidente de mercadotecnia de Ooma, un proveedor de sistemas telefónicos para empresas.

P: ¿No pueden mis empleados? y solo uso nuestros teléfonos celulares para fines comerciales?

A: Definitivamente es posible si desea invertir en un sistema de teléfono virtual. El uso de un sistema de teléfono virtual le permite usar su dispositivo móvil mientras sigue presentando una imagen profesional.

Gustke dijo, sin embargo, que no recomendaría el uso de dispositivos móviles sin un sistema virtual. "Si bien puede ser intuitivo, los planes de telefonía móvil simplemente no están configurados para ofrecer las mismas características comerciales que ofrecen los sistemas de telefonía empresarial específicamente diseñados. Por ejemplo, los teléfonos móviles no pueden ofrecer una recepcionista virtual para responder llamadas y conectar de manera rápida y sencilla a los clientes con los contactos adecuados de la empresa, o proporcione información comercial importante, como horarios y direcciones. "

P: Siempre he tenido un sistema fijo tradicional. ¿Estaré en desventaja si sigo usando este tipo de sistema en el futuro?

A: El problema con los sistemas de línea fija no es su funcionalidad. Todavía operan a un alto nivel. El problema más importante que se encontrará con los sistemas telefónicos tradicionales es que ya no se están creando nuevas opciones.

Melissa Swartz, fundadora de la consultora de telecomunicaciones Swartz Consulting, dijo que la industria se ha alejado de la tecnología de multiplexación por división de tiempo utilizado en los sistemas tradicionales de telefonía fija, lo que ha dado como resultado el final de la investigación y el desarrollo para este tipo de sistemas.

"No se esperan mejoras adicionales", dijo Swartz. "La industria está concentrando los recursos de I + D en VoIP, comunicaciones unificadas y arquitecturas en la nube".

Además, dijo, no hay actualizaciones de software disponibles. Esto significa que no tendrá acceso a muchas características y capacidades nuevas.

Finalmente, la experiencia técnica en este tipo de sistemas heredados está desapareciendo, según Swartz.

"Las piezas siguen estando disponibles en su mayoría, pero cada vez serán más difíciles de encontrar. obtener ", dijo.

P: ¿Cómo puedo saber qué sistema de teléfono y proveedor son adecuados para mi negocio?

A: La decisión realmente se reduce a los recursos que tiene disponibles. Debe considerar su presupuesto, si es un negocio en crecimiento, si tiene un personal de TI capaz de ejecutar y mantener un sistema telefónico interno, y si tiene acceso a una conexión a Internet de alta velocidad.

Cuando Al elegir un proveedor de telefonía, Swartz dijo que es importante buscar uno que ofrezca más que solo las herramientas y funciones que desea en un sistema telefónico. Dijo que desea un proveedor que tenga los conocimientos técnicos, el tiempo y los recursos necesarios para proporcionar el nivel de soporte que su negocio requiere.

"No subestime la importancia del socio de apoyo en su decisión: asegúrese de que la cultura de su compañía sea compatible con la suya", dijo Swartz.

P: Con los sistemas en la nube, ¿hay solo una tarifa mensual o hay otros costos? Debo saberlo?

A: Swartz dijo que puede haber algunos costos iniciales con los sistemas telefónicos alojados en la nube. "Por lo general, usted todavía tiene que pagar por los teléfonos y las puertas de acceso que residen en las instalaciones, por lo que no se evitan por completo los costos iniciales a menos que el proveedor le 'rente' los teléfonos".

Además, algunos los proveedores cobran tarifas de instalación y capacitación.

P: Con un sistema alojado en la nube, ¿estoy compartiendo un servidor con otras empresas o hay un servidor solo para mi empresa?

A: Muchos sistemas de telefonía en la nube los proveedores ofrecen a las empresas la opción de usar un servidor compartido o pagar más por su propio servidor dedicado.

English dijo que elegir un servidor dedicado o compartido depende de si desea que el sistema se dedique exclusivamente a usted o si desea comprarlo como un servicio en la misma plataforma que el proveedor ofrece a todos los demás.

"Esa es una buena opción para alguien que no tiene muchos requisitos especiales o necesita mucha personalización", dijo English de los servidores compartidos. "Si usted es una [organización] grande con necesidades complejas, esa no será una buena opción".

P: ¿La conexión en un sistema VoIP es tan buena como la de un teléfono fijo?

A: Si bien algunos usuarios podrían estar preocupados por la calidad de un sistema VoIP y cómo suena, la tecnología ha llegado tan lejos que es casi imposible distinguir la línea fija de las llamadas basadas en Internet.

"Es muy comparable, si no mejor ", dijo David Lee, vicepresidente de productos de plataforma para RingCentral, de conexiones VoIP. "Muchos operadores han cambiado a sistemas basados ​​en VoIP, y la mayoría de la gente no puede notar la diferencia".

Sin embargo, para asegurarse de que la calidad de las llamadas sigue siendo clara y sólida, las empresas deben ser diligentes sobre cómo configurar su empresa. red de datos, según inglés.

"Debe reservar una cierta cantidad de ancho de banda para garantizar que la llamada tenga calidad y la llamada de voz tenga prioridad sobre su otro tráfico", dijo English.

Q : ¿Qué tipos de funciones están disponibles en un sistema de teléfono VoIP?

A: Mientras que los sistemas telefónicos ricos en funciones solo eran utilizados anteriormente por las grandes corporaciones, las opciones actuales de VoIP le brindan a las pequeñas empresas los mismos beneficios. Estas son algunas de las características que puede encontrar más beneficiosas:

• Correo de voz
• Correo de voz a correo electrónico
• Correo de voz a texto
• Transcripción de correo de voz
• Reenvío de llamada
• Grabación de llamadas
• Colas de llamadas
• La opción de números locales y gratuitos
• Respuesta de voz interactiva
• Mensajería instantánea de Interoffice
• Llamada en conferencia
• Asistentes automatizados
• Marcación de extensión
• Grupos de timbre
• Asistencia de directorio
• Transferencia de llamadas
• Fax por Internet
• Informes de llamadas
• Monitoreo de llamadas
• Notificaciones de llamadas perdidas
• Videoconferencia
• Reuniones en línea
• Mensajería instantánea
• Integraciones con programas populares , como Microsoft Outlook, Salesforce y los servicios de Google

P: ¿Pueden los empleados remotos tener acceso a un sistema telefónico comercial?

A: La tecnología VoIP brinda a los empleados la libertad de realizar y realizar llamadas comerciales desde cualquier lugar, sin necesidad para un teléfono celular dedicado a la empresa. Los sistemas Business VoIP ofrecen aplicaciones para teléfonos inteligentes y funciones de movilidad que brindan a los empleados la funcionalidad completa de sus teléfonos de escritorio en cualquier momento y en cualquier lugar.

P: ¿Por qué me debería importar si mis empleados pueden acceder al sistema telefónico cuando están fuera de la oficina?

A: Las funciones de movilidad ayudan a los empleadores a demostrar que sus empleados siempre están ahí para atender las necesidades de sus clientes. Mientras que anteriormente, los empleados solo podían usar sus teléfonos celulares personales para hablar con los clientes cuando estaban lejos de sus escritorios, las herramientas de movilidad del sistema telefónico permiten que se contacte a los trabajadores sin darles sus números privados cuando quieren que los contacten fuera de la oficina, Lee explicado.

"Le permite representarse a sí mismo con la identidad de su negocio", dijo.

P: Si mi empresa tiene varias ubicaciones, ¿Importa si tengo un sistema en las instalaciones o basado en la nube?

A: Si bien los sistemas locales y hospedados pueden admitir organizaciones con múltiples ubicaciones, el uso de una solución alojada puede simplificar las cosas, dijo English. "Si tiene muchos sitios distribuidos y necesita hablar en conjunto, es una manera de estandarizar y consolidarlo en una plataforma".

Ahora que conoce los tipos de sistemas telefónicos disponibles y lo que cada uno ofrece, usted necesita determinar qué proveedor es mejor para usted. Para reducir sus opciones, le recomendamos que consulte nuestras mejores selecciones para varios tipos de empresas, así como nuestra lista completa de proveedores si nuestras sugerencias no se ajustan a sus necesidades.

Resumen de nuestras mejores selecciones, nuestro razonamiento para Puede encontrar aquí cada una de ellas y nuestra completa lista de proveedores para sistemas telefónicos comerciales.

¿Está listo para elegir un sistema de telefonía empresarial? Aquí encontrará un desglose de nuestra cobertura completa:

• Los mejores sistemas telefónicos comerciales 2018
• Mejor servicio telefónico
• Lo mejor para pequeñas empresas
• Lo mejor para oficinas pequeñas
• Mejor sistema telefónico virtual
• Mejor para llamadas Centros

Nota del editor: ¿busca información sobre sistemas telefónicos comerciales? Utilice el siguiente cuestionario y nuestros socios proveedores se pondrán en contacto con usted para proporcionarle la información que necesita.

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