Sistemas de gestión de documentos: una guía para el comprador
Si se encuentra en el mercado para un sistema de gestión de documentos, una de las primeras preguntas que debe responder es si desea alojar el sistema dentro de su empresa o hacerlo alojado en la nube. . Si bien ambas opciones proporcionan un marco para almacenar y organizar sus documentos electrónicos, cada uno tiene sus propias ventajas y desventajas.
Nuestra guía lo ayudará a comprender las diferencias entre los sistemas de administración de documentos alojados en la nube y alojados en la nube, así como las características Incluyen y los beneficios que ofrecen. Además, nuestra guía ofrece consejos sobre qué buscar al elegir un sistema de gestión de documentos.
¿Qué es un sistema de gestión de documentos?
- Los sistemas de gestión de documentos son archivadores electrónicos que proporcionan un marco para organizar todos los documentos digitales y en papel.
- Estos sistemas funcionan en conjunto con escáneres, que convierten documentos en papel en versiones digitales.
- A través de sofisticados motores de búsqueda, los sistemas de administración de documentos permiten el acceso rápido a cualquier documento o archivo.
Funciones de estos sistemas:
- Almacenamiento de varios tipos de documentos, incluidos archivos de procesamiento de texto, correos electrónicos, PDF y hojas de cálculo
- Búsqueda de una biblioteca completa de archivos por palabra clave individual
- Restricción del acceso a determinados documentos
- Seguimiento de quién está viendo documentos y cuándo
- Seguimiento de ediciones a documentos
- Recuperación de versiones anteriores de documentos editados
- Control y regulación cuando se pueden eliminar documentos desactualizados
- Acceso, edición y uso compartido de documentos a través de dispositivos móviles
Edición Nota de r: ¿Busca un sistema de gestión de documentos para su negocio? Si busca información que lo ayude a elegir la adecuada para usted, utilice el siguiente cuestionario para que nuestro sitio hermano, BuyerZone, le proporcione información de una variedad de proveedores de forma gratuita:
Lo que dicen los expertos: Jeff Pickard, CEO de Lucion Technologies, proveedor de soluciones de administración de documentos, dijo que estos sistemas ayudan a las empresas a organizar todos sus documentos en papel y digitales en una ubicación central, donde todos en la oficina tienen acceso.
"Es desafío para que las empresas se mantengan al día con todos los documentos y archivos electrónicos que llegan a la oficina doméstica o al negocio todos los días ", dijo Pickard a Mobby Business. "Por lo general, comienza despacio: un correo electrónico aquí, un recibo allí, facturas entrantes y correspondencia del cliente, y antes de que te des cuenta, tienes una montaña de papeles y no hay forma de encontrar los documentos que necesitas".
Ahora que usted sabe qué es un sistema de administración de documentos, debe decidir qué tipo se ajusta mejor a sus necesidades: una solución autohospedada o basada en la nube. Ambos sistemas ofrecen las mismas características, pero tienen varias diferencias clave.
Sistema de administración de documentos autohospedado
- Todo el software se almacena dentro de su empresa en los servidores de su empresa.
- Puede almacenar la mayor cantidad de documentos y archivos como lo permita su servidor.
- El software tiene un costo único basado en parte en la cantidad de usuarios. Los sistemas autohospedados generalmente cuestan al menos varios miles de dólares. Algunos sistemas cobran una tarifa inicial por el software, así como las tarifas de licencia para cada usuario. Además, algunos cobran una tarifa de instalación.
- Hay un cargo anual opcional para soporte continuo y actualizaciones de software.
Pros: El mayor beneficio de un sistema de administración de documentos autohospedado es que siempre está en control de su sistema y no depender de nadie para mantenerlo funcionando. Usted tampoco depende de internet. Si su conexión en línea se interrumpe, aún tiene acceso a todos sus documentos.
Contras: La desventaja se encuentra en los grandes costos iniciales, así como en el gasto anual adicional de las actualizaciones de software. Además, depende de usted asegurarse de contar con un sistema de respaldo adecuado, ya que sus archivos no se guardan automáticamente en la nube. Otra posible desventaja es que no todos los sistemas autohospedados funcionan con computadoras Windows y Mac; muchos son compatibles solo con uno u otro.
Sistema de gestión de documentos alojado en la nube
- Todo su software está alojado en su proveedor y se puede acceder a él en línea.
- Puede iniciar sesión en estos sistemas desde cualquier computadora o dispositivo móvil conectado a Internet.
- Usted paga una tarifa mensual para cada usuario. Los costos van desde unos pocos dólares hasta cerca de $ 100 por usuario, dependiendo del proveedor, la cantidad de características que elija y la cantidad de almacenamiento que desee.
- El proveedor del sistema, sin costo adicional, se encarga de las actualizaciones y el mantenimiento del software .
Pros: Los mayores beneficios son que no necesita un equipo de TI para instalar el software y mantenerlo funcionando correctamente, y que no hay grandes costos iniciales. También puede acceder a estos sistemas desde cualquier lugar que tenga acceso en línea, y no necesita hacer una copia de seguridad de sus archivos, ya que se guardan automáticamente en la nube.
Contras: Usted está a merced de su proveedor para mantener el sistema en funcionamiento. Si su proveedor tiene un problema con su centro de datos, podría impedirle acceder a sus archivos hasta que se resuelva la situación. Además, si falla su conexión a Internet, no podrá acceder a sus archivos. Las soluciones en la nube también tienen límites de almacenamiento.
Lo que dicen los usuarios: Sara Sutton Fell, CEO y fundadora de FlexJobs, dice que le gusta que almacenar todos sus archivos digitalmente y en la nube le permita obtener sus documentos donde quiera que esté. es, lo que es especialmente importante porque ella trabaja de forma remota.
"Tener acceso a toda nuestra documentación, sin importar desde dónde trabajemos físicamente, es sorprendente", dijo Sutton Fell. "Sé que si voy a una conferencia o incluso a la cafetería para trabajar por la tarde, todos mis documentos vienen conmigo".
Preguntas frecuentes sobre el Sistema de gestión documental
¿Aún no está seguro de lo que hace un sistema de gestión documental? No hay problema. Aquí hay algunas preguntas y respuestas que pueden brindar más claridad.
P: ¿Los sistemas de administración de documentos son valiosos solo para grandes organizaciones, o también pueden beneficiarse las pequeñas empresas de ellos?
A: Aunque es posible que no tengan "un sistema de gestión de documentos es una excelente forma para que las empresas sean más eficaces en sus respectivas industrias", dijo Jesse Wood, CEO de eFileCabinet. , independientemente del tamaño de la empresa o del número de clientes que tenga ", dijo Wood.
P: A menudo veo referencias a sistemas de administración de documentos, software de administración de documentos y soluciones de administración de documentos. ¿Cuáles son las diferencias?
A:
A pesar de los diferentes nombres, todos cumplen las mismas tareas. Mary Williams, directora de comunicaciones de marketing de DocuWare, dijo que las diferencias son una cuestión de semántica. "Nuestra industria hace un buen trabajo al confundir al público, porque hay muchos términos que son intercambiables", dijo.
P: ¿Cuál es la diferencia entre el almacenamiento en la nube y los sistemas de gestión de documentos en la nube?
A:
Si bien el almacenamiento en la nube sirve simplemente como un lugar para alojar documentos en la nube, los sistemas de gestión de documentos basados en la nube son mucho más robustos solución para ayudar a las empresas a administrar sus documentos importantes, dijo Wood. "Como simple depósito de almacenamiento, el almacenamiento en la nube carece de la colaboración, seguridad y diversas funciones de automatización de un sistema de administración de documentos, en forma de pistas de auditoría, permisos de usuario, creación de plantillas, control de versiones y archivo cifrado de nivel bancario ", dijo.
P: ¿Cómo se guardan los documentos en el sistema?
A:
Hay varias maneras de agregar archivos, como subirlos desde su computadora y escaneando papel documentos directamente en el sistema. Pickard dijo que las capacidades de escaneo son una gran parte de un sistema. "Ahora, el escaneo lleva solo unos segundos, y si obtiene el paquete tecnológico correcto, puede crear automáticamente archivos editables y buscables con palabras clave en un formato universal, como PDF, mientras escaneas ", dijo. "Una buena solución de escaneo incluso facilita la exploración masiva, al reconocer dónde comienzan y terminan los documentos separados en una pila y los envía a la carpeta correcta, como un empleado de archivos virtual".
P: ¿Cómo se encuentran los documentos en el sistema después de que se archivaron?
A:
Estos sistemas ofrecen muchas formas de localizar documentos rápidamente, incluso buscando en el título del archivo, el nombre del autor y cuándo fue agregado al sistema. Además, muchas de estas soluciones le permiten buscar contenido dentro de cada archivo. "Si encuentra una solución con características de búsqueda integradas, puede simplemente realizar una búsqueda por palabra clave para extraer documentos en segundos [y recibir] una vista previa para asegurarse de que tiene el archivo correcto antes de abrirlo ", dijo Pickard.
P: ¿Funcionan los sistemas de administración de documentos con otros programas que ya estoy usando?
A:
Aunque la mayoría de los sistemas cuentan con integraciones para Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks y muchos otros programas populares, algunos también incluyen una interfaz de programación de aplicaciones (API) que permite integraciones personalizadas. "Una tecnología de administración de documentos con API abierta amplía esta adaptabilidad a las organizaciones que desean personalizar aún más el sistema de administración de documentos para sus iniciativas específicas ", dijo Wood.
P: ¿Además de mantenerlo más organizado, los sistemas de administración de documentos pueden ayudarlo a realizar su trabajo de otras maneras?
A:
Sí, y de una sola vía está con la herramienta de flujo de trabajo s, que ayudan a las empresas a mantener asignadas sus tareas y proyectos. Estas herramientas, que están incluidas en algunos sistemas, notifican a los empleados cuándo es su tiempo para trabajar en ciertas asignaciones y ayudan a garantizar que las tareas nunca se pierdan en la bandeja de entrada de un empleado, dijo Errick Anthony, gerente de proyectos de LSSP Corporation, un proveedor de sistemas de administración de documentos. . "Flujo de trabajo significa la capacidad de permitir que una persona o grupo de personas sepa que se debe realizar una acción en un archivo para completar el proceso", dijo Anthony. "La gestión del flujo de trabajo también contiene la capacidad de rastrear y administrar esos archivos por un administrador".
P: ¿Con los sistemas de administración de documentos, todos los usuarios tienen acceso a cada archivo?
A:
La mayoría de administración de documentos los sistemas tienen restricciones de seguridad que pueden controlar qué empleados tienen acceso a qué archivos. Esto asegura que los empleados vean solo los documentos que deberían. "La seguridad tiene un rol tan vital en el sistema de administración de documentos", dijo Anthony.
P: ¿Qué sucede si un desastre afecta mi negocio? ¿Se han perdido para siempre los archivos y documentos almacenados en el sistema?
A:
Una gran ventaja de las soluciones basadas en la nube es que sus datos se almacenan de forma segura fuera del sitio. "Los sistemas de gestión de documentos permiten un plan instantáneo de contingencia comercial, ya que sus copias de seguridad se almacenan fuera de las instalaciones en el raro caso de daño o destrucción de su ubicación", dijo Anthony. Beneficios para el usuario del sistema de administración de documentos
Negocios con los que hablamos reportó algunas ventajas al usar estos sistemas. Estas son algunas de las ventajas más importantes que señalaron.
Fácil acceso:
- John Bustrum, CEO y fundador de My 403b Coach, dijo que tener dicho software en su lugar significa que ya no está obligado a almacenar montones de archivos en su escritorio . En cambio, cuando los clientes llaman, puede encontrar instantáneamente los documentos que necesita en su computadora. Fácil de buscar
- : poder buscar fácilmente en los documentos de su compañía es un gran beneficio, dijo Karen Walker, fundadora de One Team Consultante. Dijo que la capacidad de buscar y recuperar rápidamente presentaciones y notas es invaluable. Mejor colaboración:
- Deshacerse de las copias impresas de los documentos facilita que los empleados trabajen entre ellos, dijo Gary Tuch, fundador de Professor Egghead Science Academy. Cuando varios empleados están trabajando en un documento y la edición está ocurriendo constantemente, los sistemas de administración de documentos aseguran que los trabajadores siempre tengan la copia más actualizada. Los empleados no pierden el tiempo imprimiendo revisiones o comprobando dos veces para asegurarse de que tienen la versión actual, Tuch agregado. Ahorra espacio:
- El intercambio de documentos en papel para versiones digitales puede ahorrar una gran cantidad de espacio físico, dijo Randy Jourgensen , propietario de Digital Office Solutions. Desde que transformó su oficina en un entorno sin papel hace más de 15 años, Jourgensen ha podido convertir espacio que anteriormente se usaba solo para almacenamiento de archivos en el espacio que puede generar ingresos. Qué buscar en un sistema de gestión de documentos
Pedimos a nuestros expertos que resalten cuáles creen que son algunas de las características y funcionalidades más importantes que deben considerar las pequeñas empresas al elegir una solución de gestión de documentos.
Estructura de archivos
- : El sistema debería ofrecer una estructura de archivos fácil de usar que tenga sentido para los usuarios, como un enfoque de carpeta de gabinete-cajón. Búsqueda
- : desea una gran variedad de opciones para buscar rápidamente archivos. Debería poder buscar no solo por el nombre del archivo, sino también por el contenido dentro del archivo. Facilidad de uso
- : El sistema debería ser simple de usar para los empleados. Si es demasiado difícil, no obtendrá una aprobación completa del personal, lo que hará que el sistema sea menos eficaz. Acceso móvil
- : Usted quiere un sistema de administración de documentos accesible a través de teléfonos inteligentes y tabletas. Integración
- : el sistema debe integrarse fácilmente con los programas que ya usa, como su cliente de correo electrónico y el software de administración de relaciones con el cliente. Escaneo
- : la solución debe ser compatible con una amplia variedad de escáneres . Seguridad
- : el sistema debería permitir restringir quién puede ver carpetas y archivos específicos. Debería poder establecer permisos de acceso por empleado. Ahora que conoce los tipos de sistemas de administración de documentos disponibles y lo que cada uno ofrece, debe determinar qué solución es mejor para usted. Para reducir sus opciones, consulte nuestra página de resumen de mejores selecciones.
¿Está listo para elegir un sistema de gestión de documentos? Aquí encontrará un desglose de nuestra cobertura completa:
Mejor Software y Sistemas de Gestión de Documentos 2018
- Mejor Software de Gestión de Documentos Total
- Mejor Gestión de Documentos de Bajo Costo
- Mejor Gestión de Documentos para Pequeñas Empresas
- Mejor Documento Móvil Management
- Nota del editor: ¿Busca un sistema de gestión de documentos para su empresa? Si busca información que lo ayude a elegir la adecuada para usted, utilice el siguiente cuestionario para que nuestro sitio hermano, BuyerZone, le proporcione información de una variedad de proveedores de forma gratuita:
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