¿Sobrecarga de la aplicación? Encontrar la solución de colaboración adecuada para su empresa

¿Cuántas aplicaciones usa su empresa? Desde la gestión de proyectos hasta la gestión de relaciones con los clientes (CRM), el intercambio de archivos y redes sociales y los calendarios, en el mundo hiperconectado actual, la sobrecarga de aplicaciones es inevitable para muchas empresas. Esta sobrecarga impone una tensión no solo en el flujo de trabajo de una empresa, sino también en los trabajadores.

La racionalización es la solución. Mediante el uso de software de colaboración y soluciones de intranet, las empresas pueden acceder a todas las aplicaciones necesarias en un solo lugar. Esto hace que gestionar las cargas de trabajo y la colaboración en equipo sea más fácil y más eficiente que cuando se accede a herramientas dispersas por la Web, en máquinas individuales y en toda la red de la empresa. En muchos casos, el software de colaboración y las soluciones de intranet también brindan a las empresas la flexibilidad de integrar sus aplicaciones preferidas en la intranet o utilizarlas en conjunto con las soluciones listas para usar del proveedor. [ La economía actual requiere Collaboration for Growth ]

Para ilustrar los beneficios del software de colaboración y la creación de intranets, Dan Latendre, CEO de Igloo Software, un proveedor de intranet en la nube que lucha contra la sobrecarga de aplicaciones, dio un ejemplo. Citó cómo se usa Igloo en la vida real en Children's Hospital Foundation, el brazo de recaudación de fondos del Children's National Medical Center.

"Antes de Igloo, sus métodos de colaboración eran el correo electrónico, las reuniones, el lápiz y el papel", dijo Latendre. "Dado que su objetivo es duplicar la filantropía de $ 45 millones a $ 90 millones en los próximos cinco años, necesitaron un conjunto de herramientas de colaboración que les permitiera hacer lo que hacen, solo que mejor".

Anteriormente, en un día típico , la Fundación usó varias aplicaciones para trabajar e informar, dijo Latendre. Esto incluyó Google Apps, Google Analytics, el creador de formularios en línea Wufoo, el cliente de tablero Logi Analytics, la herramienta de gestión de proyectos basada en la web TeamGantt y el proveedor de soluciones de administración de activos digitales MerlinOne.

"Igloo integró todas estas aplicaciones a través de Okta y un entorno de inicio de sesión único ", dijo Latendre. "Ahora, todas estas herramientas dispares están juntas en un solo lugar. Ahora tienen un portal de información donde los empleados pueden acceder a todas estas diferentes aplicaciones".

Además, implementar software de colaboración permitió a la Fundación reconstruir y acceder a la información en una ubicación centralizada.

"En lugar de depender de una unidad compartida para encontrar una lista de empleados o una lista de procedimientos, pueden agregar toda esta información en un solo lugar con wikis", dijo Latendre. "Para algunos tipos de información, utilizan las capacidades nativas de intercambio de documentos de Igloo, pero cuando corresponde, también incorporan documentos de Google cuando se comparten fuera de Igloo o cuando requieren colaboración en tiempo real."

Wikis también se puede usar para almacenar y accede a todo tipo de información, como las políticas de la compañía, convirtiendo estos datos en una verdadera base de conocimiento, dijo Latendre.

Al igual que Children's Hospital Foundation, muchas pequeñas empresas pueden beneficiarse de las soluciones de colaboración e intranet, utilizando estas herramientas para facilitar el flujo de trabajo y más eficiente. El desafío, sin embargo, es encontrar las soluciones correctas para su empresa y ejecutarlas con una interrupción mínima.

Latendre proporcionó los siguientes consejos para elegir e implementar con éxito el software de colaboración para su empresa.

1. Determine qué aplicaciones necesitan realmente sus equipos y cómo las usarán.

Antes de evaluar a los proveedores, es importante entender el problema comercial que está tratando de resolver y el motivo por el que desea resolverlo. Dependiendo de las necesidades de un equipo, departamento u organización, los tipos de herramientas que son apropiados varían. Tal vez un departamento de ventas disperso a nivel mundial quiera mejorar la transparencia y la apertura en un entorno donde puedan compartir información y hacer preguntas, una aplicación de microblogging podría ayudar a la comunicación aquí. O tal vez un equipo de marketing quiere lo mismo para su departamento, pero también quieren tener visibilidad de las conferencias programadas para el año: una aplicación de microblogging y de calendario sería ideal para su colaboración.

Pero con tantas aplicaciones de colaboración empresarial disponibles a la carta, las organizaciones luchan con datos dispersos. Su información se almacena en diversas áreas donde los datos y las conversaciones no están unificados. Las organizaciones tienen que iniciar sesión en una determinada aplicación para encontrar un documento y en otra aplicación para encontrar los comentarios de sus colegas. Luego también tienen que buscar ediciones sugeridas para una presentación en sus bandejas de entrada de correo electrónico. De acuerdo con Spiceworks, una red para profesionales de TI, es probable que la compañía promedio pequeña a mediana use más de cuatro servicios alojados, que TI conoce, por supuesto. Si observa la firma de investigación y asesoría Forrester, ese número sube a 9.3.

Igloo ofrece una serie de aplicaciones web para la colaboración empresarial social, como blogs, calendarios, intercambio de archivos, foros, microblogs y wikis. Las aplicaciones modulares de Igloo están diseñadas para hacer frente a los problemas específicos por los que los usuarios empresariales recurren a los servicios al consumidor. Dependiendo de los requisitos de comunicación y colaboración de una organización, las aplicaciones brindan a los usuarios la flexibilidad para emplear individualmente las aplicaciones específicas que desean, o para integrarlas en una solución de intranet social cohesiva. Ayuda a los usuarios a crear un entorno de trabajo virtual para proporcionar una única fuente de información, al tiempo que conectan al personal remoto y distribuido.

2. La implementación es un proceso paso a paso.

Según Gartner, el 80% de los esfuerzos de las empresas sociales no lograrán los beneficios previstos hasta 2015. Por lo tanto, incluso antes de implementar las herramientas de colaboración, es imperativo tomar las medidas adecuadas para garantizar que comprende completamente las necesidades comerciales y los requisitos de implementación, y para garantizar que los empleados adopten y utilicen la solución con éxito a largo plazo.

Al implementar herramientas de colaboración, la adopción del empleado es clave. Es importante identificar cómo las tecnologías sociales mejorarán los flujos de trabajo del personal. Por ejemplo, en lugar de enviar una presentación por correo electrónico, y luego olvidarse de CC a la persona adecuada, los usuarios pueden subir presentaciones a departamentos específicos o áreas de equipo. Desde aquí, los empleados pueden comentar debajo de la presentación con ediciones sugeridas. Su flujo de trabajo como un todo está optimizado, pero unificado.

Después de implementar las herramientas, es igualmente importante continuar el nivel de soporte y tomar posesión. Asignar un administrador de comunidad que defenderá y hará crecer la intranet y sus herramientas después de que se implemente asegura que el impulso continúe. Con esta persona a cargo de informar y monitorear, además de tomar medidas para mejorar la intranet, tendrá una base de usuarios más comprometida y activa.

Publicado originalmente el MobbyBusiness .

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