9 Documentos que su negocio debe mantener para siempre

Desde el momento en que comienzan a formar su negocio, los empresarios se llenan de montones de documentos importantes. Desde planes de negocios y proyecciones financieras hasta permisos y registros impositivos, la lista de documentos esenciales parece crecer diariamente. La pila de montaje puede ser abrumadora para gestionar y deja a muchos propietarios de negocios tratando de descubrir cuáles se pueden descartar y cuáles valen la pena mantener más tiempo. Aquí hay 9 documentos que debe guardar para siempre ...

Permisos

Un conjunto de documentos que es crítico para que todos los negocios sean fácilmente accesibles son los permisos que permiten la operación, dijo Ian Aronovich, cofundador y CEO de GovernmentAuctions. org.

"Muchas empresas dependen por completo de los permisos, y no pueden realizar legalmente ciertas actividades sin ellos", dijo Aronovich a MobbyBusiness. "Como resultado, si usted es un negocio que funciona con permisos otorgados por el gobierno estatal o local, será mejor que los tenga en todo momento".

Registros de impuestos

Los registros de impuestos de una empresa son otros documentos vale la pena quedarse, dijo Aronovich. "Los registros son esenciales para seguir el estado y el progreso de su negocio", dijo Aronovich. "Y, siempre que el Servicio de Rentas Internas (Internal Revenue Service) quiera realizar inspecciones, será mejor que tenga todos sus registros impositivos para evitar complicaciones".

Acuerdos de accionistas

Senen García, socio gerente de SG con sede en Florida Law Group, dijo que aconseja a sus clientes que nunca pierdan el rumbo de sus acuerdos de accionistas.

"Este documento proporciona muchas disposiciones importantes sobre la participación de los accionistas, como protecciones para los accionistas y responsabilidades para los accionistas, como derechos de primer rechazo, el curso de acción para recibir compensación por una recompra por parte de la compañía o incluso acuerdos de compra y venta ", dijo García.

Estatutos

García dijo que los estatutos de la compañía también son documentos críticos que se deben mantener. "Este documento es el documento de gobierno de una corporación y proporciona procedimientos para manejar asuntos importantes, como la votación de los miembros de la junta y las reuniones anuales", dijo García.

Arrendamientos

Ya sea para equipamiento o espacio de oficina, Los contratos de arrendamiento deben mantenerse, dijo Gary Naumann, director del Spirit of Enterprise Center en la WP Carey School of Business de la Universidad Estatal de Arizona.

"No solo pueden tener una vida útil posterior a la fecha de finalización, sino que también pueden contener términos favorables que pudo negociar y que le serán útiles en futuras negociaciones ", dijo Naumann. "Con la aglomeración de negocios que siempre acompaña a una nueva transacción, es muy útil contar con términos de acuerdos anteriores disponibles para su uso con fines comparativos".

Actas de la junta

Las empresas creadas como corporaciones nunca deben descartar una junta formal minutos, informó Christopher McCauley, un abogado de Alabama y presidente de Whizkins. Dijo que el acta proporciona una excelente imagen del historial de decisiones del consejo.

"Esta información es relevante para fines de debida diligencia en la preparación para el financiamiento, la auditoría de una empresa y posibles litigios provocados por una forma de gobierno o accionistas". McCauley dijo. "Estos documentos generalmente no se archivan, por lo que los repositorios estatales no tendrán [copias]".

Documentos de formación

Como broker comercial que facilita la venta de negocios durante todo el proceso de depósito en garantía, Deborah Meeker dijo que la mayoría de los documentos que los propietarios de negocios deben conservar son aquellos que involucran la formación de su corporación o sociedad.

"Cuando una compañía se vende, pasa por un proceso de custodia comercial, y una compañía de títulos debe verificar a las personas que tienen la autoridad firmar en nombre de una corporación o sociedad para vender ", dijo Meeker, un agente comercial de Murphy Business & Financial Corp." Si no hay ningún documento que demuestre que las partes legalmente autorizadas actuales con todas las firmas y una de las partes han muerto o, después de al ser comprado, quiere causar dificultades, el proceso de ventas puede ser bastante largo, difícil y costoso, ya que los abogados deben involucrarse para tratar de resolver todo ".

Certificados de acciones

Don Fornes, fundador y CEO de Software Advice, cree que sus certificados de acciones son los documentos más importantes para conservar hasta que muera.

"Esta es la evidencia principal de que usted es dueño de su empresa o de la empresa has invertido en ", dijo Fornes. "Tener esto puede resolver cualquier disputa sobre la prueba de propiedad, y lograr que se la reemplace es un proceso relativamente difícil, especialmente si la compañía u otros propietarios no están de su lado".

Hipotecas

Para empresas de ladrillo y mortero , Nina Ries, directora de Ries Law Group en Santa Monica, California, enfatizó la importancia de conservar la hipoteca y otros documentos de préstamos, las letras de pago que confirman la satisfacción de esas deudas y las escrituras de propiedad de cualquier dueño de negocios.

"Mientras el condado también mantiene registros de propiedad, y mientras que los prestamistas deben presentar las satisfacciones de la deuda una vez que se realiza el pago en su totalidad, usted querrá tener constancia del pago completo en caso de que el prestamista olvide o haya una mezcla -en la oficina del registrador del condado ", dijo Ries. "Por el mismo motivo, debe conservar permanentemente los registros de las sentencias dictadas contra usted, junto con la evidencia de la satisfacción de dichos fallos".

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