Elección del software adecuado de contabilidad para pequeñas empresas

El software de contabilidad le facilita el seguimiento de la salud financiera de su empresa y supervisa el dinero que entra y sale de sus cuentas. Puede crear facturas, realizar un seguimiento de los gastos y generar una variedad de informes que le ayudan a analizar el rendimiento de su negocio desde varios ángulos. Muchas aplicaciones también pueden ayudarlo a rastrear sus cuentas y administrar su inventario o proyectos.

Elegir el software de contabilidad puede ser un desafío. Cada programa incluye un conjunto diferente de características, y la mayoría ofrece varios planes de precios para elegir, que también varían según la función, el número de usuarios u otros factores. Aquí hay tres puntos a tener en cuenta al seleccionar el software de contabilidad para su empresa:

1. Costos. ¿Preferiría un software de contabilidad básico y económico o una aplicación que cuesta más pero incluye funciones adicionales?
2. Usabilidad. ¿Cuántos usuarios necesitan acceder al software? ¿Prefiere un sistema basado en la nube al que pueda acceder en cualquier lugar o software de escritorio? ¿Necesita tener una aplicación móvil?
3. Funciones. ¿Qué necesita el programa de software de contabilidad para hacer? ¿Necesita tanto cuentas por cobrar como herramientas de cuentas por pagar? ¿Qué informes necesita para generar? ¿Lo necesitas para rastrear el inventario? ¿Necesita que incluya servicios auxiliares, como seguimiento del tiempo, gestión de proyectos y nómina?

Si ya sabe lo que necesita y solo quiere ver nuestras recomendaciones para el mejor software de contabilidad, visite nuestra página de mejores selecciones.

¿Cuánto cuesta el software de contabilidad?

El software de contabilidad varía en costo, según la cantidad de características incluidas, la cantidad de usuarios admitidos y otros factores similares. La mayoría de las empresas de software contable ofrecen software basado en la nube como servicio en lugar de licencias de software, y cobran una tarifa de suscripción mensual.

Por lo general, puede elegir entre varios planes, con paquetes pagados que suelen oscilar entre $ 10 y $ 40 por mes, aunque los programas finales cuestan mucho más. Si está dispuesto a pagar el software anualmente en lugar de mensualmente, a menudo hay descuentos disponibles.

Los planes más costosos a menudo incluyen características avanzadas como seguimiento de gastos, seguimiento de ventas, facturas recurrentes, facturación vencida automática, funcionalidades del equipo , servicios de nómina, capacidades de informes avanzados, seguimiento de inventario y pedidos de compras. Muchas compañías de software contable ofrecen integraciones para aumentar las capacidades del software o para conectarlo a otro programa empresarial, aunque a menudo con un costo adicional.

Varias compañías ofrecen una versión gratuita de su software de contabilidad, aunque éstas generalmente tienen funciones básicas o límite la cantidad de usuarios, clientes o transacciones. Algunos proveedores de software de contabilidad gratuita obtienen su dinero de los servicios complementarios pagados que ofrecen. Estos programas son útiles si su negocio es muy pequeño o si desea llevar el software a una prueba más larga de lo que permite el período de prueba.

¿Qué factores de usabilidad debe buscar en el software de contabilidad?

Para encontrar el mejor software de contabilidad para su negocio, considere cuidadosamente cómo y dónde desea usarlo, y si alguien más usará el sistema. Éstos son algunos factores que debe tener en cuenta:

Acceso de múltiples usuarios. La mayoría de los productos de software de contabilidad le permiten invitar a otros usuarios al sistema y controlar los datos que pueden ver y las tareas a las que pueden acceder. Por ejemplo, es posible que desee otorgar acceso completo a su socio comercial y contador mientras que solo permite que sus empleados utilicen el sistema para rastrear su tiempo y facturar a los clientes. Algunos sistemas le permiten invitar a varios usuarios sin costo adicional; otros brindan acceso a un contador, pero requieren que se suscriba a un plan de precios más alto o que pague un monto adicional si desea agregar usuarios adicionales al sistema.

Soporte para múltiples empresas. Si posee más de una empresa, es posible que desee un software de contabilidad que admita varias pequeñas empresas en una sola cuenta sin costo adicional. De lo contrario, pagará más para configurar cuentas separadas para cada entidad.

Software basado en la nube y acceso móvil. La mayoría del software de contabilidad está basado en la nube, por lo que puede acceder a su cuenta en cualquier momento y desde cualquier computadora con acceso a internet, ayudándole a administrar su negocio de manera remota, ya sea que esté en su casa o de vacaciones.

Muchos también ofrecen aplicaciones móviles para ayudarlo a monitorear información clave y realizar tareas básicas mientras viaja. Algunos ofrecen aplicaciones separadas para los empleados que tienen funciones limitadas, como el seguimiento del tiempo y la presentación de recibos de gastos.

Las capacidades de la aplicación móvil varían de programa a programa, por lo que si esta es una función importante para usted, querrá asegurarse de que la funcionalidad que necesitas También querrá asegurarse de que funcione en su plataforma preferida, ya que algunos son compatibles solo con iOS y otros se pueden usar con relojes inteligentes (además de teléfonos y tabletas).

¿Qué funciones de software de contabilidad necesita su pequeña empresa?

El software de contabilidad ofrece muchas características y herramientas que pueden ayudarlo a administrar sus finanzas. Debe responder a las necesidades de su negocio, facilitando la realización de tareas rutinarias de contabilidad. También debería ayudarlo a ver el panorama general de cómo funciona su negocio.

Muchos propietarios de negocios con los que hablamos dijeron que la facilidad de uso y las funciones de ahorro de tiempo son las dos cosas principales que buscan en un programa. Estas son algunas de las características que debe tener el software de contabilidad para ayudarlo a ahorrar tiempo y administrar mejor sus finanzas:

Funciones de contabilidad básicas. La mayoría de las pequeñas empresas pueden arreglárselas con software de contabilidad que ofrece funciones básicas como facturación (ambas por correo electrónico) y correo postal), el seguimiento de ingresos y gastos, la generación de informes financieros y la gestión de clientes. Sin embargo, si su empresa vende más que unos pocos productos, también desea un software que rastree su inventario, administre proveedores y lo ayude con el pedido de compras. O bien, si su empresa ofrece servicios, quiere un programa que facilite el seguimiento del tiempo y las facturas facturables.

Automatizaciones que ahorran tiempo. Se puede configurar algún software de contabilidad para enviar automáticamente facturas recurrentes y pasados. notificaciones debidas, ahorrándole tiempo con sus tareas de facturación y cuentas por cobrar. Otros pueden ahorrarle tiempo reconciliando sus cuentas sugiriendo coincidencias de transacciones. Si su empresa proporciona a los clientes presupuestos o presupuestos, busque un programa que convierta estos documentos en facturas con solo unos pocos clics. O, si lleva inventario, busque un sistema que reordena productos creando automáticamente órdenes de compra cuando los artículos caen por debajo de un umbral establecido.

Preparación de impuestos. Facilite su vida (y la vida de su contador) con un software contable lo ayuda con sus impuestos con funciones como los cálculos de impuestos automáticos, las tasas de impuestos múltiples y los informes de impuestos. También debería poder darle acceso a su contador a datos relevantes dentro del sistema o enviarles fácilmente por correo electrónico todos los datos y archivos necesarios.

Servicios adicionales. Complementos de software contable, como procesamiento de pagos y nómina. servicios, hacen que sea más fácil aceptar pagos en línea y pagar a los empleados. Aunque estos servicios generalmente cuestan más, son cómodos de usar, y los costos pueden ser comparables a los que pagaría en otro lugar.

Integraciones de terceros. El software de contabilidad puede facilitar la administración de su negocio mediante integrándose con los programas y servicios que ya usa, compartiendo datos automáticamente entre sistemas en tiempo real. Las integraciones populares incluyen sistemas POS, procesamiento de pagos, administración avanzada de inventario, comercio electrónico, ERP, CRM, marketing por correo electrónico y aplicaciones de Google.

Preguntas para evaluar cuando se evalúa el software de contabilidad

Cuando ha reducido sus opciones a su parte superior dos o tres opciones, inscríbase para las pruebas gratuitas para que pueda ver por sí mismo si el software de contabilidad tiene las características que necesita, es fácil de usar y le ahorra tiempo. Llame a las compañías de software para hacerse una idea de su servicio al cliente para que pueda estar seguro de que recibirá la asistencia que necesita en caso de que experimente un problema con el programa.

Aquí hay una lista de preguntas que puede hacer cuando llame para ayudarlo a seleccionar el software de contabilidad adecuado para su negocio:

• ¿Su software es adecuado para mi industria?
• ¿Ofrece soluciones personalizadas para satisfacer las necesidades de mi negocio?
• ¿Cuántos empleados y clientes puede acomodar su software?
• ¿Cómo puede su software ayudarme a cumplir con los PCGA, las leyes impositivas y las reglamentaciones financieras?
• ¿Cómo se respaldan mis datos? ¿Se puede restablecer el acceso inmediatamente durante una interrupción?
• ¿Qué medidas de seguridad tiene para mantener la seguridad de los datos de mi empresa y la de mis clientes?
• ¿Cuál es el costo total? ¿Hay alguna tarifa de instalación o de almacenamiento en la nube?
• ¿Qué tipo de soporte técnico y servicio al cliente brinda? (Por ejemplo, ¿el proveedor ofrece su forma preferida de contacto, como teléfono o chat en vivo?)

¿Está listo para elegir una solución de software de contabilidad? Aquí encontrará un desglose de nuestra cobertura completa:

• Cómo elegir software de contabilidad
• El mejor software de contabilidad para pequeñas empresas 2018
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