Es hora de limpieza de primavera para su bandeja de entrada de correo electrónico

El usuario promedio de correo electrónico pasa 2.5 horas al día revisando los 147 mensajes, muestra una investigación. Gestionar este montículo de mensajes es una de las principales sugestiones del tiempo en el lugar de trabajo moderno. Pero hay maneras de ahorrar mucho tiempo al darle a su bandeja de entrada una limpieza de primavera.

Alex Moore, CEO de Baydin, ofrece 10 consejos sobre cómo darle a su bandeja de entrada la limpieza de primavera que tanto se debe. Su compañía desarrolla servicios de recordatorio para clientes populares de correo electrónico como Outlook y Gmail que permiten a los usuarios tomar el control de cuándo envían y reciben mensajes de correo electrónico.

Busca y encontrarás

Usa la búsqueda para encontrar correos electrónicos específicos. Solo llevará un tercio del tiempo. Los clientes modernos de correo electrónico incluyen capacidades de búsqueda muy potentes: dedique 15 minutos a aprender a utilizarlos y le pagarán dividendos durante años.

Desactivar

Intente desactivar las notificaciones en su computadora y su teléfono. Cada vez que aparece una notificación, su cerebro tarda más de un minuto en recobrar la concentración por completo.

Locura de la carpeta Forego

No se moleste con los complicados sistemas de carpetas: la investigación muestra que es mucho más rápido encontrar mensajes desplazándose por una lista de cada mensaje que ha recibido que mirando a través de un conjunto "organizado" de carpetas.

El tiempo es todo

Envíe mensajes en momentos óptimos, generalmente justo antes del trabajo o durante el almuerzo, y raramente al final de la tarde. Un mensaje enviado a las 7 a. M. Es casi cuatro veces más probable que se abra que uno enviado a las 4 p.m.

Despeje el desorden

Deje solo mensajes que aún necesiten su pronta atención en su bandeja de entrada. Mueva el resto a una sola carpeta de correo anterior o archívelos. Tus viejos mensajes seguirán siendo buscables y será más difícil que los correos electrónicos que no están "terminados" caigan por las grietas.

La brevedad es el alma del ingenio

Intenta escribir correos electrónicos más cortos. Te sorprenderá lo bien que las personas responden a la brevedad en el correo electrónico. Una buena pauta: trate de mantener la mayoría de sus mensajes (aunque claramente no todos) menos de cinco oraciones.

Todo se trata de bloquear y abordar

Si su agenda lo permite, establezca bloques de tiempo específicos cada día para manejar su correo electrónico . Durante esos momentos, revise sus correos electrónicos en lotes. Pero trate de no hacerlo a primera hora de la mañana; desea comenzar el día con su trabajo más importante, en lugar de lo aparentemente más urgente.

Haga que un sistema

descubra un sistema para posponer los mensajes para más adelante. La investigación muestra que más de un tercio de todo el correo electrónico no necesita atención ahora, pero lo necesita más adelante. Algunas opciones incluyen un servicio de recordatorio por correo electrónico que puede recordarle los mensajes más adelante.

Facilítelo

Si envía un correo electrónico donde solicita más de una cosa, enumere sus solicitudes y colóquelas cerca del en la parte superior del mensaje para que el destinatario pueda resolver fácilmente lo que necesita hacer.

Diga lo que quiere decir

Haga descriptiva la primera oración de su correo electrónico. La mayoría de los clientes de correo muestran un pequeño fragmento del mensaje en la vista de la bandeja de entrada. ¿Cuál de estos es más probable que llame su atención? "Importante reunión el próximo viernes. ¡Por favor confirme su asistencia!" o "Hola Frank, solo escribo para avisarte".

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