Etiqueta de negocios para su próxima reunión de clientes

Si bien la oficina estadounidense promedio se ha vuelto un poco más informal, la etiqueta de negocios no debería desaparecer cuando se reúna con posibles proveedores o clientes. Si quiere que lo tomen en serio, debe tratar a sus contactos comerciales con respeto y profesionalismo, y eso significa seguir ciertos protocolos durante las reuniones de negocios y las comidas.

Aquí encontrará algunos consejos importantes sobre etiqueta en una variedad de situaciones comerciales.

En la sala de conferencias

¿Visita a un proveedor o cliente potencial en la oficina? Algunos de estos consejos pueden parecer de sentido común, pero seguirlos siempre causará una buena impresión.

Llegue a tiempo, vestido y organizado correctamente. Pocas cosas le harán parecer más profesional que aparecer tarde en una reunión. aspecto descuidado y sin preparación. Es importante llegar a tiempo, o mejor aún, un poco temprano, y asegurarse de haber prestado atención a su atuendo, pulcritud e higiene personal, dijo Sherry Fox, cofundadora, directora de desarrollo comercial y presidenta del consejo de administración de LumiWave, un proveedor de tratamientos de terapia con luz infrarroja.

Fox también recomendó organizar los documentos físicos con anticipación para que sepa dónde están todos los materiales de presentación cuando los necesite.

"Asegúrese de llevar todos los documentos necesarios y su tarjetas de visita con usted ", dijo. "Los documentos deben estar bien organizados, de modo que cuando necesite utilizar algunas páginas, no pierda un tiempo precioso buscando un informe o una presentación correctos".

Salude a todos correctamente. En esencia, toda la etiqueta de negocios proviene de tener fuertes habilidades interpersonales, dijo John Covilli, vicepresidente senior de franquicias en Dale Carnegie Training.

"Al conocer nuevos clientes potenciales o compañeros profesionales, se aplican las mismas reglas: un firme apretón de manos, un buen contacto visual , compromiso genuino, respeto, en su mayor parte solo cosas de sentido común ", dijo. "La gente quiere saber que cuando te hablan, tienes un interés genuino en lo que dicen, y ... ese tipo de consideración puede ser de gran ayuda".

Para las reuniones de negocios globales, puede ser un poco más complicado, ya que las prácticas de etiqueta pueden ser diferentes en el país que está visitando. En ese caso, asegúrese de estar familiarizado con la etiqueta adecuada para la cultura de su cliente, para que no ofenda sin querer a nadie, dijo Fox.

Escuche y haga preguntas (reflexivas). Jon Weston, presidente y director ejecutivo de LumiWave, señaló que la mayoría de las personas tienden a lanzar sus propias agendas durante las reuniones con posibles clientes. En cambio, debe escuchar a los clientes y formular preguntas reflexivas e inteligentes basadas en lo que han dicho.

"Al hacer preguntas, identifica rápidamente lo que es importante para el cliente potencial", dijo Weston. "Entonces puede abordar cómo ayudarlos en el lugar en el que se encuentran. La gente quiere ser escuchada".

En un restaurante

Ya sea un almuerzo o cena formal, o una reunión más informal en un café o bar, algunos las reuniones profesionales tienen lugar sobre una comida compartida.

Si planificó la reunión, debe levantar la pestaña y, si corresponde, dejar que su invitado elija el vino para la mesa, dijo Courtney Spritzer, cofundadora y co-CEO de la agencia de redes sociales Socialfly. Fox agregó que debe ser amable con los servidores o servidores con los que interactúa.

Aquí hay algunas cosas adicionales a tener en cuenta cuando come o bebe con un contacto comercial:

Elija la ubicación cuidadosamente. Si usted es el que elige el lugar de reunión, su decisión puede decirle a sus invitados quién es usted y cómo hace negocios. Desea encontrar el equilibrio adecuado de precio, calidad y ambiente, dijo Fox.

"Elija un restaurante conocido por su excelente servicio y comida", dijo. "No es barato, pero no es extravagante, es un restaurante donde hay suficiente privacidad y espacio tranquilo para tener una conversación de negocios".

Fox también aconsejó preguntar sobre las preferencias alimentarias o las alergias de los invitados, por lo que puedes tenerlo en cuenta al elegir un lugar.

Recuerda los principios básicos de tu etiqueta. "Espera a que la otra persona comience a comer, mastica con la boca cerrado, no hable con alimentos en la boca, etc. ", dijo Weston.

Fox estuvo de acuerdo, y agregó que debe usar los utensilios adecuados si está tomando una comida de asiento.

" También sugiere siempre evitar comer algo desordenado ", dijo Spritzer.

Mantenga la conversación educada y profesional. Las conversaciones durante una comida pueden ser un poco más informales, dijo Covilli, así que asegúrese de mantener el diálogo relacionado con el negocio. y evite temas controvertidos o inapropiados.

"Tenga algunos temas no comerciales para indicar interés en la otra persona, [pero] ... no participe en comentarios groseros o discriminatorios sobre otros clientes, etc.", agregó Fox. "Aléjese de los comentarios sarcásticos y las bromas pestañas".

Comunicándose con contactos comerciales

Cuando la reunión termina, es importante comunicarse después para revisar y confirmar los puntos clave que se discutieron.

"Nosotros siempre haga un seguimiento de los próximos pasos inmediatamente después de la reunión para mostrar que estamos decididos a seguir adelante y a movernos ", dijo Spritzer. "Esto [también] muestra que usted se atiene a su palabra y es confiable".

Cuando envíe este seguimiento, asegúrese de considerar cuándo y cómo se está comunicando con sus colegas y posibles clientes. Eric Hanson, vicepresidente de marketing de productos de Fuze, una plataforma de comunicaciones empresariales, dijo que si bien la tecnología le permite enviar mensajes de texto y correos electrónicos a cualquier hora del día, su dedicación las 24 horas puede hacer que los demás esperen que sea accesible 24 / 7 - o peor, hacer que los demás se sientan presionados para hacer lo mismo.

"Un estudio realizado por Fuze encontró que el 87 por ciento de los empleados piensan que está bien llamar o enviar mensajes de texto a otros sobre asuntos laborales fuera del horario comercial estándar". Hanson le dijo a Mobby Business. "Tómese el tiempo para ... comprender las preferencias de comunicación de [sus contactos], los hábitos de trabajo y los límites para que pueda tener más presente cuándo y cómo elegir comunicarse con los demás. Al hacerlo, alentará el equilibrio, capacitará a otros para haga su mejor trabajo y evite el agotamiento. "

Reglas generales de etiqueta

Independientemente de la situación o ubicación, nuestras fuentes aconsejaron seguir estos estándares de etiqueta durante cualquier reunión de negocios:

• Confirme las citas programadas con anticipación.
• Recuerde (y use) los nombres de sus huéspedes.
• Sea respetuoso con el tiempo de sus invitados y cumpla con un horario o agenda.
• Mantenga su teléfono inteligente y tableta en silencio y fuera de la vista; use papel y lápiz si necesita tomar notas.
• Agradezca a todos por su tiempo y siga luego.

"La etiqueta trata realmente de hacer que las personas se sientan bien [y] garantizar algunas comodidades sociales básicas", dijo Fox. "Practique la buena etiqueta en todas sus interacciones comerciales y personales, y con el tiempo se convertirán en buenos hábitos".

¿Quieres ser un mejor negociador? Sea emocional

Tomar un enfoque despiadado no siempre es la mejor manera para obtener lo que quiere al negociar, encuentra una nueva investigación. Incorporar emociones en las negociaciones a menudo despierta compasión de la otra parte, haciendo que esa persona tenga más simpatía y, a su vez, esté más dispuesta a comprometerse y encontrar soluciones creativas.

(Liderazgo)

¿Qué es un análisis de cadena de valor?

Al entrar en una nueva era de innovación, las empresas compiten por precios insuperables, productos excelentes, estrategias de marketing exitosas y lealtad de los clientes. Una de las herramientas más valiosas, el análisis de cadena de valor, les permite a las empresas obtener una ventaja sobre su competencia.

(Liderazgo)