4 Errores comunes de reuniones de negocios que debe evitar

Las reuniones de negocios tienen una reputación de larga data de ser poco excitantes, aburridas y una pérdida de tiempo. Entretenimiento y fotografías caracterizan reuniones con escenas de empleados aburridos mirando el reloj, poniendo los ojos en blanco y quedándose dormidos mientras el presentador parece zumbar interminablemente.

Aunque las representaciones en televisión y fotos parecen exageradas, son fieles a la vida. Según una encuesta reciente realizada por Igloo Software, una empresa de intranet empresarial, aproximadamente la mitad de los empleados consideran que las reuniones son improductivas. Más específicamente, los empleados se molestan con reuniones innecesarias (76 por ciento), reuniones fuera de tema (59 por ciento) y personas que se repiten (58 por ciento).

"Cuando las personas sienten que una reunión carece de productividad, están es menos probable que retengan la confianza, es un buen uso de su tiempo y, por lo tanto, se desconectan ", dijo Amanda Milligan, portavoz de Igloo Software y directora de proyecto de la encuesta.

Es importante que los gerentes evalúen cómo organizan reuniones - y con qué frecuencia - para ver si es lo mejor para sus equipos, dijo Milligan. Si sus empleados no parecen obtener nada de las reuniones de la compañía, es posible que desee evaluar si está cometiendo estos errores. [Vea la historia relacionada: ¿Quiere una mejor reunión de negocios? Estar más preparado ]

1. Carece de un propósito claro o de una agenda

Las reuniones sin un objetivo definido son clasificadas como "inútiles" e "innecesarias" por los empleados.

"Las reuniones deben tener un propósito claro más allá de un informe de estado, que puede ser manejado muy bien por una de las muchas herramientas de administración de proyectos en línea que están en el mercado ", dijo Stephen Sheinbaum, fundador de Bizfi, una compañía de tecnología financiera y proveedor de financiamiento alternativo. "Prepare una agenda de reuniones y envíela a todos los asistentes con anticipación [para que] sepan qué se espera de ellos en la reunión".

Tim Eisenhauer, presidente de la empresa proveedora de intranets Axero Solutions, acordó que renunciar a una agenda es gran error, ya que esto a menudo lleva a reuniones largas fuera del tema.

"No te preocupes", dijo Eisenhauer. "Han definido las horas de inicio y finalización, y lo más importante, tienen a alguien para dirigir la reunión y mantenerla en curso".

2. Utiliza "palabras de moda"

Pocas cosas desactivan a los empleados más rápido que escuchar la jerga corporativa durante las reuniones. Puede pensar que palabras de moda como "sinergia" y "cambio de paradigma" hacen que suene más en sintonía con la estrategia comercial de la compañía, pero su equipo probablemente prefiera explicaciones en lenguaje sencillo a estas frases vagas y sobreutilizadas.

Igloo Software encontró las siguientes palabras de moda irritaron a los empleados durante las reuniones:

• Piense fuera de la caja
• Base táctil
• Traiga a la mesa
• Sinergia
• De cara al futuro

3. Participa en conductas de distracción durante las reuniones

La encuesta Igloo Software encontró que los empleados se molestan por comportamientos que distraen, como atender llamadas (51 por ciento), tener conversaciones secundarias (47 por ciento) y comer o beber (22 por ciento) durante las reuniones. Puede que no se dé cuenta de que está haciendo estas cosas o el efecto que tiene en los demás asistentes, pero podría ser parte de la razón por la que están desconectando.

Eisenhauer dio un ejemplo de un ex colega que masticaba chicle en voz alta durante las reuniones .

"Tan pronto como la vi o escuché, podrías contarme", dijo. "Me enfocaba en la masticación y me distraía, tal vez incluso un poco hipnotizado. Así que si algo como esto me desconectaba, imagina las cosas que podrían desvincular a tus empleados".

4. No está utilizando las herramientas tecnológicas de forma adecuada

Aunque la tecnología ha hecho posible los PowerPoints, compartir pantallas, videoconferencias y otros aspectos de la reunión moderna, no siempre es perfecto. Los errores tecnológicos pueden ocurrir y suceden, tan a menudo que el 34 por ciento de los encuestados de Igloo citaron los problemas técnicos constantes como una de las mayores molestias de la reunión. Si su conexión de video entra y sale o si el monitor de salida se apaga continuamente, ¿cómo puede esperar que sus empleados se mantengan enfocados? Pruebe todas las herramientas de reunión antes de tener que usarlas, e incluso si todo transcurre sin problemas, prepárese para ejecutar la reunión sin asistencia técnica en caso de que ocurra algo.

Un problema relacionado es no utilizar la tecnología de manera efectiva. Otro 29 por ciento de los encuestados dijo que no le gustaban las reuniones que usan presentaciones de PowerPoint todo el tiempo. Leer una presentación de diapositivas y no agregar ninguna información adicional se siente como una pérdida de tiempo de los empleados porque podrían haberlo leído fácilmente sin una reunión.

"A pesar de que hay numerosos recursos digitales y tecnológicos en Para las empresas, los gerentes pueden no saber la mejor manera de utilizar estos recursos para sus reuniones ", dijo Milligan a Mobby Business. "Es vital que los líderes de la compañía investiguen las opciones e identifiquen cómo pueden comunicarse con los empleados de la manera más directa y atractiva posible".

¿Es necesaria su reunión?

Antes de convocar una reunión en la que potencialmente sobre los errores anteriores, tómese un momento para pensar si realmente necesita tenerlo en primer lugar.

"Debería preguntarse si una reunión, que puede interrumpir la productividad, es la mejor manera de [lograr un objetivo]". Sheinbaum dijo. "Cuando quiero verificar el progreso de parte de la tecnología que estamos desarrollando, solicito una llamada o un correo electrónico del líder del equipo, no una reunión grupal. Pero cuando quise comunicar por qué renombramos la compañía a principios de este año, Reuní a toda la compañía al final del día hábil. Si una reunión es la solución correcta, entonces tiene que estar seguro de que, al final, ha logrado el objetivo que estableció. "

" Un número significativo de reuniones más pequeñas que se centran en actualizaciones o simplemente diseminar información se puede hacer en espacios colaborativos, lo que ahorra tiempo a todos y elimina la posibilidad de interrupción o distracción ", agregó Milligan. "También ayuda tener una cultura abierta que anime a las personas a trabajar en voz alta, exponer las conversaciones cotidianas y el flujo de trabajo del departamento para que sea más fácil de seguir. Las culturas de la empresa con una base de transparencia tienen menos necesidad de ser frecuentes. -personas ".

Se realizaron algunas entrevistas de fuente para una versión anterior de este artículo.

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