Cómo hacer una factura

Si usted Es un contratista independiente o un propietario de una pequeña empresa que se especializa en la venta de servicios y equipos, lo más probable es que necesite saber cómo crear una factura para delinear los servicios prestados y los pagos correspondientes. Las facturas actúan como una forma de transparencia empresarial e infunden una sensación de confianza en el comprador. Cuando una empresa a la que regularmente compran servicios envía una factura con un desglose de las actividades realizadas y los costos asociados, los consumidores pueden estar seguros sobre qué se les cobra y cómo pueden pagar el saldo.

Mejores prácticas de formato de la factura

Formatear una factura en un documento es sencillo, muy parecido al membrete de una empresa. La estructura principal de la factura debe indicar claramente quién está facturando a quién, cómo el destinatario puede contactarlo para preguntas o presentaciones de pago, y cómo identificar esta factura de otros si regularmente hacen negocios con usted.

Indique el propósito del documento

Especifique claramente que se trata de una factura para la recaudación de un saldo pendiente por los servicios prestados. Para obtener dinero lo más rápido posible, asegúrese de que el destinatario sepa que esto no es para el mantenimiento de registros y requiere un pago inmediato.

Información de su empresa

Incluya su logotipo y la información de la compañía en la parte superior para indicar claramente quién envía la factura. junto con la información relevante necesaria para contactarlo en caso de que el destinatario tenga preguntas. Esto incluye número de teléfono, dirección del sitio web, dirección física y correo electrónico.

Información del comprador

Especifique la información de facturación del comprador para indicar quién se espera que pague el importe de la factura.

Referencia de factura

Incluir referencia adicional información para el seguimiento adecuado de facturas, como el número de factura y la fecha de facturación.

Cantidad de factura

Indique el importe total de la factura, junto con los impuestos y la información adicional de línea de pedido.

Opciones de pago

compradores qué métodos pueden usar para pagar saldos pendientes y si aceptará pagos parciales. Indique cuándo se espera el pago total, como 30 días después de la fecha de facturación original.

Especificación del total de pagos y términos

El propósito completo de la factura es identificar el costo de los servicios y cómo el receptor puede pagar el saldo. Las facturas deben desglosar el costo total de una factura en artículos de línea, o los servicios individuales o compras de productos que componen el costo final. Cada artículo de línea indica el servicio realizado o el producto comprado y luego enumera el costo asociado con él. En la parte inferior de la factura se encuentra el total del pago, que resume los costos de cada partida individual, junto con los impuestos.

Además de indicar el servicio prestado y el costo asociado, algunas facturas también incluyen información adicional, como la fecha en que se realizaron los servicios, las horas de trabajo y el costo por hora o por artículo que influye en el costo total de la línea.

Si cobra por servicios por hora, indique la tarifa por hora y multiplíquela por el total de horas gastadas realizando el servicio. La venta de artículos funcionaría de manera similar, aunque con un costo por artículo.

Por ejemplo, una empresa de cuidado de césped facturaría una propiedad comercial por el costo del cuidado continuo del césped. En lugar de simplemente declarar la tarifa fija de $ 250 por visita, también desglosarían ese costo para indicar que el corte demoraba ocho horas de trabajo a $ 20 por hora, para un total de $ 200. Además, se aplicaron cinco libras de fertilizante en el césped a un costo de $ 10 por libra por un total de $ 50. El total final equivale entonces a $ 250.

Las facturas también incluyen una declaración por encima o por debajo del total del pago que indica qué formas de pago son aceptables. Identifique las formas de pago aceptables y proporcione información sobre cómo pagar cada método. Algunas facturas incluyen una sección extraíble en la parte inferior o superior del documento donde la información de la tarjeta de crédito se puede escribir en el papel y enviar por correo al proveedor para cobrarle.

Plantillas de factura

Crear una factura desde cero consume mucho tiempo y puede no parecer tan profesional como lo desea. En lugar de crear su propia factura, existen muchas plantillas en línea para su descarga gratuita. Después de obtener una plantilla, ingrese los datos donde se especifica para crear una factura completamente terminada. El sitio web de Microsoft Office contiene muchas plantillas de factura gratuitas con una amplia gama de diseños y diseños para atraer a la mayoría de las empresas. Las plantillas también se pueden encontrar en Google Docs y Open Office.

Software de facturación

Si trabajar fuera de una plantilla todavía consume demasiado tiempo o su empresa procesa numerosas facturas en un día determinado, el software de facturación y facturación resulta ser más costoso. y una solución eficiente en tiempo. Estas aplicaciones crean facturas profesionales en grandes cantidades y también permiten la facturación por correo electrónico, facturación automática, pagos parciales, transacciones recurrentes y procesamiento de tarjetas de crédito. El software que admite cada una de estas funcionalidades incluye BillQuick, kBilling y Quicken Home and Business.

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