¿Qué plataforma de Microsoft 365 es la adecuada para su empresa?

Los programas de Microsoft han sido herramientas esenciales para propietarios de pequeñas empresas desde los albores de Microsoft Works en 1986. Microsoft Office se lanzó en 1989, superando rápidamente a WordPerfect y Lotus. Ese paquete de productividad, que incluye Word, Excel y PowerPoint, ahora es omnipresente. Y Microsoft sigue mejorando y expandiendo sus funciones comerciales para agregar características de seguridad, administración de dispositivos móviles, administración de contactos y muchas más características útiles. La cantidad de opciones para las empresas puede ser francamente vertiginosa.

Hoy en día, Microsoft dificulta la comprensión de la diferencia exacta entre los paquetes que ofrece. Hay algunos gráficos comparativos en su sitio web, pero diferenciar entre la multitud de servicios en diferentes paquetes, todos con el mismo nombre, puede ser una gran tarea en sí misma.

Paquetes para pequeñas empresas

Todos los de Microsoft paquetes comerciales están disponibles para hasta 300 usuarios, lo que los hace ideales para pequeñas empresas. Hay cuatro paquetes principales a considerar:

Microsoft Business Packages

• Precio

  $ 5 por usuario por mes

• Versiones web de las aplicaciones de Microsoft Office

  X

• Servicios basados ​​en la web: Exchange, Sharepoint , OneDrive, Teams, Yammer, Skype Empresarial

  X

• Aplicaciones de escritorio de Office: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access

  Ninguna

• Acceso a aplicaciones SMB adicionales

  Ninguna

• Funciones de seguridad de TI

  Ninguna

• Precio

  $ 8.25 por usuario por mes

• Versiones web de las aplicaciones de Microsoft Office

  X

• Servicios basados ​​en la web: Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams, Yammer , Skype Empresarial

  Onedrive only

• Aplicaciones de escritorio de Office: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access

  X

• Acceso a aplicaciones SMB adicionales

  Ninguna

• Funciones de seguridad de TI

  Ninguno

• Precio

  $ 12.50 un usuario por mes

• Versiones web de las aplicaciones de Microsoft Office

  X

• Servicios basados ​​en la web: Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams, Yammer, Skype for Business

  X

• Aplicaciones de escritorio de Office: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access

  X

• Acceso a aplicaciones SMB adicionales

  X

• Funciones de seguridad de TI

  Ninguna

• Precio

  $ 20 por usuario por mes

• Versiones web de Microsoft Aplicaciones de Office

  X

• Servicios basados ​​en web: Exchange, SharePoint, OneDrive, equipos, Yammer, Skype Empresarial

  X

• Aplicaciones de escritorio de Office: Word, Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Access

  X

• Acceso a aplicaciones SMB adicionales

  X

• Funciones de seguridad de TI

  X

Estos cuatro paquetes se ordenan desde las características más mínimas para la mayoría y, no por casualidad, son menos costosas para la mayoría. Microsoft crea características a medida que los paquetes aumentan de precio. Entonces, por ejemplo, Microsoft 365 Business (la opción más cara) tiene todas las características de Office 365 Premium más algunos otros servicios.

Microsoft Essentials

Este paquete es el menos costoso e incluye principalmente características basadas en la web. Si se registra en Essentials, no obtendrá ninguna de las aplicaciones de escritorio de Office (PowerPoint, Word, Excel, Access, Outlook o OneNote), pero tendrá acceso a las versiones web de todos estos programas, excepto OneNote y Access. Essentials se centra principalmente en aplicaciones web y servicios basados ​​en la nube. El paquete incluye Exchange por correo electrónico, OneDrive y Skype for Business. Además de estas tres herramientas de colaboración, Microsoft ofrece a los suscriptores de Essentials acceso a SharePoint para compartir archivos en equipo, Microsoft Teams para chats dentro de la oficina y Yammer, una red de redes sociales para toda la compañía.

Essentials es una gran herramienta para una empresa con conexión de internet de alta velocidad que busca moverse de manera rápida y eficiente con pocas aplicaciones. También es ideal para empresas muy pequeñas, tal vez unas pocas personas en total, que buscan mantener todo basado en la web. Este servicio es comparable a Google G Suite, que cuenta con aplicaciones similares basadas en la web y clientes de correo electrónico para la comunicación, aunque carece de programas como Teams y Yammer.

Office 365 Business

365 Business es básicamente lo opuesto a Essentials: no todos los servicios basados ​​en web de Essentials se encuentran en Office 365 Business. En cambio, los usuarios tienen acceso a las versiones de escritorio de Outlook, Word, Excel, PowerPoint, OneNote y Access. Si bien Office 365 Business sí viene con Outlook, no incluye el acceso al alojamiento de correo electrónico de clase empresarial de Exchange. Esto significa que puede usar Outlook para ejecutar su correo electrónico actual, pero no puede configurar un correo electrónico específicamente para su negocio.

Este paquete tiene acceso al sistema de almacenamiento en línea OneDrive, pero no a SharePoint. Ambos programas se pueden usar para el mismo fin: almacenar documentos en un servicio basado en la nube y compartirlos con compañeros de trabajo. Pero SharePoint ofrece más características que lo separan de OneDrive, como Tableros para mostrar noticias y anuncios de la compañía, Sitios para optimizar los documentos de un equipo en un área y Flujos de trabajo para configurar notificaciones para cosas como la edición de documentos. La naturaleza de Office 365 Business lo hace ideal para pequeñas empresas que solo buscan cosechar los beneficios de las aplicaciones principales de Microsoft. Sin acceso a herramientas de colaboración como Teams y SharePoint o alojamiento de correo electrónico de clase empresarial, Office 365 Business es un paquete básico de suscripción basado en aplicaciones.

Office 365 Business Premium

Este paquete combina los servicios web de Essentials y el acceso de escritorio de Office 365 Business en una opción de suscripción que presenta la gama completa de aplicaciones y servicios. Además de todas las funciones enumeradas en Essentials y 365 Business, los miembros Business Premium tienen acceso a otras aplicaciones y servicios orientados a las pequeñas empresas, como Microsoft Bookings, un servicio de programación de citas en línea. Este plan es ideal para empresas un poco más grandes que confían en citas con clientes para tener éxito (piense en contratistas, dentistas, mudanzas, estilistas, etc.). Business Premium es una gran opción para equipos más grandes que necesitan acceso a las herramientas de colaboración de los servicios basados ​​en la web, así como a las aplicaciones de escritorio.

Microsoft 365 Business

Este plan incluye todas las características de 365 Business Premium, mientras agrega nuevas aplicaciones, como Microsoft Connections y Microsoft 365 Invoicing, e incluidas características de seguridad y herramientas de administración de dispositivos móviles. Microsoft quería crear una solución única para los propietarios de pequeñas empresas que buscan utilizar todas las aplicaciones y servicios de Microsoft con una mayor seguridad de TI. Connections es una herramienta de marketing por correo electrónico que se sincroniza con todas las demás áreas de la plataforma Microsoft 365 Business. Los usuarios pueden crear boletines informativos, crear anuncios o monitorear referencias. La facturación es una aplicación que se sincroniza con QuickBooks y se puede usar para crear facturas de empresas profesionales y personalizadas.

La otra gran adición con Microsoft 365 Business son las características de seguridad mejoradas. Los suscriptores se actualizarán automáticamente a Windows 10 cuando se registren y Windows Defender se activará con actualizaciones automáticas. Los administradores pueden crear grupos de usuarios dentro del tablero de administración y administrar el acceso a la información entre los empleados. Microsoft 365 Business también viene con funciones integradas de administración de dispositivos móviles, como requerir un PIN para acceder a las cuentas de trabajo y evitar que el correo electrónico del trabajo se cruce con el correo electrónico personal. Microsoft 365 Business permite a los propietarios de pequeñas empresas utilizar todas las herramientas de Microsoft, al tiempo que integra las funciones de seguridad que pueden ser necesarias para un negocio en crecimiento. Estas características se pueden usar con o sin un departamento de TI a gran escala, ya que Microsoft creó el panel de administración para que los propietarios de negocios individuales puedan usarlo.

¿Cuál es el adecuado para su negocio?

Decidir cuál de estos paquetes es el mejor para su negocio comienza con la evaluación de las necesidades de su negocio. Considere el tamaño de su negocio, las diferentes funciones que necesita y utiliza, y cómo su empresa podría beneficiarse de los nuevos programas.

El beneficio de estos paquetes de suscripción es que pueden crecer con su negocio, por lo que puede ser mejor comenzar. con menos funciones a un precio menor en comparación con una tonelada de aplicaciones y servicios. La mayoría de los compromisos son anuales, pero puede actualizar su plan en cualquier momento utilizando el botón Cambiar planes en el centro de administración. Lo más importante es inscribirse en un servicio que incluye aplicaciones que usted y sus compañeros de trabajo usarán realmente. Los programas como Yammer o SharePoint no sirven de nada si no se utilizan, por lo que si no necesita estos programas, puede valer la pena elegir un paquete de suscripción sin ellos a un precio más bajo.

La otra cosa a tener en cuenta es que estos paquetes de suscripción también tienen acceso a la tienda de aplicaciones de Microsoft. Por lo tanto, si es miembro de Business Premium, aún puede usar aplicaciones como Connections o Invoicing al descargarlas de la tienda de aplicaciones. Sin embargo, las opciones de suscripción menos costosas pueden no proporcionar el mismo tipo de acceso a la tienda de aplicaciones como una suscripción Business Premium.

Conclusión

Uno de los beneficios de los paquetes de pequeñas empresas de Microsoft es mucha variedad. Microsoft tiene muchos programas potentes que pueden beneficiar a su negocio, y todos vienen en diferentes paquetes para que pueda elegir lo mejor para usted. Acércate al proceso de suscripción con la mentalidad de que estos programas y servicios deberían crecer con tu negocio; no debe inscribirse en el paquete más caro y esperar que su negocio se convierta en él. La flexibilidad es uno de los mejores aspectos del plan de Microsoft, así que asegúrese de usarlo en su beneficio.

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