¿Cuál es tu tiempo de trabajo más productivo? Cómo averiguar

Si trabaja horas normales de oficina, probablemente también sepa que, a pesar de sus mejores esfuerzos (y la ingesta de cafeína), no siempre está en su mejor momento cuando está caminando penosamente por la corriente diaria de trabajo. Todo el mundo atraviesa depresiones de productividad durante la jornada laboral y, sin embargo, aún intentan conectarse y seguir trabajando, incluso si eso significa un rendimiento inferior al normal.

Esto a menudo lleva a las personas a trabajar por la noche y los fines de semana para compensar sus horas de trabajo Esto es especialmente cierto para los dueños de negocios: una encuesta reciente de The Alternative Board (TAB) descubrió que el 84 por ciento de los propietarios de negocios realizan más de 40 horas de trabajo por semana, y 1 de cada 10 se siente continuamente abrumado por su carga de trabajo.

Pero Kelly Allder, vicepresidente de programas para personas en Ceridian, señaló que registrar más horas no necesariamente se traduce en productividad.

"Este cambio en la cultura de la oficina no debería ser la actividad diaria estándar [para] la productividad máxima restaurada en el lugar de trabajo ", dijo Allder a Mobby Business. "

Encontrar sus picos de productividad

Existe una razón científica por la cual trabajar demasiado mata la productividad: según una infografía del software de gestión de proyectos Podio, su cerebro solo puede enfocarse de 90 a 120 minutos, momento en el que necesita un breve rompa antes de que pueda iniciar su próximo período de enfoque de 90 a 120 minutos. Este ciclo se conoce como su ritmo ultradiano y, por lo tanto, es importante que aprenda su propio ritmo para maximizar la productividad.

Puede encontrar sus tiempos y patrones de trabajo más productivos con solo prestar más atención a sus hábitos diarios, así como a su energía y niveles de enfoque. Por ejemplo, es probable que sepa si es un madrugador o un ave nocturna en función de cuándo se siente. más alerta y atenta.

A continuación, determine qué es lo que le impide realizar todo su trabajo. Las personas productivas suelen decir que su secreto es una excelente gestión del tiempo, pero no todos son naturalmente buenos en eso. De hecho, la encuesta TAB encontró que el 35 por ciento de los encuestados citaron la gestión del tiempo deficiente como su mayor asesino de productividad.

Una encuesta de usuarios de 2015 por software de seguimiento de tiempo Toggl encontró que las personas enfrentan numerosos obstáculos en la gestión adecuada del tiempo:

• No estableciendo prioridades
• Planificación deficiente
• Distracciones
• Subestimar el esfuerzo de una tarea
• Procrastinar
• Multitarea
• Hacer las cosas a último momento

Virginia Fraser, redactora principal de Insights Learning & Development, dijo que mantenía un diario informal sobre lo que lograba a lo largo de su día de trabajo puede ayudarlo a identificar sus picos de productividad.

"Puede comenzar a ver patrones que podrían ayudarlo a reestructurar su día de trabajo para alinearse con sus patrones de trabajo más productivos", dijo Fraser. "También puede ser útil preguntar a los colegas cuando te observan que estás en tu mejor forma y cuando pareces mediocre".

Patrones y hábitos de trabajo

Una vez que comprendes los períodos del día en los que te sientes más productivo, puede comenzar a planificar sus tareas según corresponda.

"La planificación es la mejor manera de reducir las horas dedicadas a tareas necesarias, pero lentas, como el correo electrónico y las reuniones", dijo en un comunicado Jodie Shaw, CMO de TAB. "Dedique un bloque de tiempo definido cada día para responder a su correo electrónico y cree una agenda / cronograma minucioso para las reuniones. Estas tácticas ayudarán a recortar los minutos adicionales que suman horas extras cada día".

Fraser recomendó pagar atención particular a lo que ella llamó fuerzas de "conducción" y "restricción", es decir, aquellas tareas que aumentan y disminuyen la motivación, respectivamente. Por ejemplo, dijo, no establezcas un plazo importante después de una reunión que sabes que será particularmente agotador para ti, ya que tus niveles de energía serán más bajos.

"De la misma manera, si sabes que estás siempre lleno de energía Cuando trabaje en un tema en particular, tal vez programe una tarea que generalmente le resulte difícil comenzar justo después de ese tema cuando se sienta más lleno de energía y más motivado ", agregó Fraser.

Querrá experimentar con diferentes patrones de trabajo para ver qué es lo más efectivo para usted. Aquí hay algunos populares que la infografía de Podio sugirió:

• descansos de 15 minutos: Planifique dos descansos de 15 minutos durante su jornada laboral de ocho horas (una a media mañana, una media tarde) para interrumpir largos tramos de trabajo.
• La Técnica Pomodoro: Llamada así por el temporizador de cocina "pomodoro" en forma de tomate, esta técnica consistió en dividir el día en segmentos de media hora llamados pomodoros que incluyen 25 minutos de enfoque seguidos por 5 minutos de descanso. Complete cuatro pomodoros, luego tome un descanso de 15-20 minutos.
• Ventanas de 90 minutos: Divida su día en ventanas de 90 minutos y asigne una sola tarea para enfocar toda su energía y atención durante ese período. Luego, tome un descanso de 20 minutos del trabajo antes de la próxima ventana de 90 minutos.

Julia Judge, embajadora de viajes para clientes de Planday y ex representante de Podio, recomendó ser honesto consigo mismo acerca de cuánto se hace, cómo Siente la calidad de su trabajo y lo feliz que lo está haciendo. También necesita averiguar cómo funcionan estos diferentes horarios con el resto de su equipo.

"Si encuentra algo que le convenga pero que cause un gran inconveniente a los demás, entonces eso no va a funcionar a la larga", opinó Judge. dijo.

Consejos para hacer que su horario funcione

Los empleadores se están adaptando cada vez más a los horarios de trabajo personales ideales de los empleados, y muchos ahora permiten el teletrabajo ocasional o de tiempo completo, la programación flexible y otras opciones similares. Sin embargo, este no es siempre el estándar, y es posible que deba persuadir a su jefe para que le permita ajustar su tiempo de trabajo.

"Pregunte a su gerente o departamento de Recursos Humanos si hay opciones de horarios flexibles o horas escalonadas dentro de la organización, y si lo son, programe su día de trabajo en consecuencia ", dijo Allder. "Por ejemplo, su empleador podría decir que en lugar de comenzar a las 9 a.m. y terminar a las 5 p.m., podría comenzar a las 7 a.m. y terminar a las 3 p.m., justo antes de que la caída de la tarde golpee normalmente".

"Podría ser un buen tema de discusión ... explicar [a su jefe] cómo quiere tomar más control de su horario y que quiere que lo juzguemos por los resultados ... en lugar de ir y venir a la misma hora todos los días ", agregó Judge.

Independientemente de si su gerente le permite cambiar sus horarios, Allder les recordó a los trabajadores que programen descansos en sus días y que tomen sus mentes completamente fuera del trabajo. Puede hacer esto estirando, dando un paseo, saliendo afuera para tomar aire fresco, garabateando, meditando, etc.

Si usted es el que está manejando, debe predicar con el ejemplo y mostrarle a su personal que su tiempo, sin embargo eligen administrarlo, es importante para ustedes. Más allá de brindar a su equipo la libertad y la confianza necesarias para trabajar de la forma más efectiva para ellos, debe encontrar formas de discutir, reconocer y recompensar sus picos de productividad.

"Los empleadores deberían alentar a los empleados a encontrar el horario que más les convenga y luego proporcionar el soporte estructural necesario para habilitar los horarios ideales de su fuerza de trabajo ", dijo Fraser.

Se realizaron algunas entrevistas de fuente para una versión anterior de este artículo.

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