Mejor gestión de documentos móviles: revisión de eFileCabinet

Nuestra investigación y análisis 2018 de los sistemas de administración de documentos nos lleva a recomendar nuevamente eFileCabinet como el mejor sistema de administración de documentos para empresas con mano de obra remota.

Elegimos eFileCabinet de docenas de sistemas de administración de documentos que consideramos. Para leer nuestra metodología completa y una lista más completa de sistemas de administración de documentos, visite nuestra página de resumen de mejores selecciones.

¿Por qué eFileCabinet?

eFileCabinet permite a los usuarios iniciar sesión en el sistema desde cualquier computadora o dispositivo móvil conectado a Internet . Además, el sistema ofrece casi todas las funciones que las pequeñas empresas necesitan de un sistema de gestión de documentos.

Acceso remoto

Lo que hace que eFileCabinet una solución ideal de gestión de documentos para pequeñas empresas con mano de obra remota es que puede acceder desde cualquier lugar . A diferencia de los sistemas locales que deben configurarse especialmente para que pueda iniciar sesión desde fuera de la oficina, esta solución basada en la nube es fácil de acceder desde cualquier computadora o dispositivo móvil con conexión a Internet. Esto les da a los empleados acceso completo al sistema, ya sea que estén trabajando desde su oficina, su hogar o cualquier otra ubicación.

Los empleados remotos tienen un uso total del sistema, no solo partes de él. Si bien la mayoría de los otros sistemas que analizamos ofrecen acceso remoto, no todos ofrecen una funcionalidad completa fuera de la oficina. Este sistema funciona igual independientemente de dónde trabaje.

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Este sistema también tiene una aplicación móvil impresionante para dispositivos iOS o Android. Con la aplicación, puede obtener una vista previa de los archivos antes de descargarlos, descargar y abrir documentos en otras aplicaciones, cargar documentos desde otras aplicaciones, compartir archivos por correo electrónico, imprimir documentos y ver el tamaño del archivo para cada elemento descargado. También puede fotografiar documentos con una cámara móvil y subirlos directamente al sistema. Esta es una herramienta que la mayoría de las aplicaciones móviles de otros sistemas de gestión de documentos que analizamos no ofrecen.

También encontramos que la aplicación móvil es muy fácil de usar. Es rápido y proporciona acceso rápido a los documentos que más utiliza. La página de inicio muestra los archivos en los que ha trabajado recientemente y los que ha marcado como favoritos. Además, hay una pestaña de menú que incluye una barra de búsqueda para localizar rápidamente cualquier documento en el sistema y un enlace que le permite ver todos sus armarios, cajones y carpetas.

Dado que este es un sistema basado en la nube, eFileCabinet toma varias precauciones de seguridad para garantizar que los archivos estén protegidos en todo momento. Todos los documentos se almacenan en los centros de datos certificados de seguridad de la empresa que cumplen con el Nivel 1 de PCI. Para obtener la máxima protección, los documentos se cifran mientras se transmiten.

Planes y fijación de precios

eFileCabinet Online ofrece varios planes para pequeñas empresas, que difieren en almacenamiento y características y se facturan anualmente. Los detalles completos se pueden encontrar en la página de precios de la compañía.

Almacenamiento básico

• : 25GB
• Características: Uso compartido seguro de archivos
• Precio: $ 15 por mes, por usuario

Ventaja

• Almacenamiento: 1TB
• Características: uso compartido de archivos seguro más eFileCabinet DMS, SideKick, retención, plantillas personalizadas y listas para usar, autenticación de dos factores, integraciones de software, acceso móvil y más.
• Precio: $ 30 por mes, por usuario (requiere mínimo 3 usuarios)

Negocio

• Almacenamiento: 5TB
• Características: todas las características del plan Advantage, además de automatización de procesos comerciales, captura de OCR zonificada, licencias de automatización, herramientas de incorporación, aprobaciones, enrutamiento de archivos específicos de datos y más.
• Precio: $ 55 por mes, por usuario, facturado anualmente

Para las empresas más grandes, existe un plan Enterprise que incluye una licencia de sitio y más de 5 TB de almacenamiento según sus necesidades. Los precios se personalizan para cada negocio y requieren un presupuesto de eFileCabinet.

Funciones

Una de las características más valiosas que ofrece eFileCabinet es la función de permiso, que le permite restringir quién puede ver y editar ciertos archivos. Los permisos pueden ser asignados por empleados individuales o grupos de usuarios, como gerentes o equipos de ventas. Esto le permite asegurarse de que solo aquellos trabajadores con permiso puedan acceder a ciertos documentos.

Este sistema también le permite crear plantillas dentro del sistema. Estas plantillas sirven como marco para los documentos que usa habitualmente, como facturas o membretes. Las plantillas se pueden generar con cierta información ya completada, como el nombre y la dirección de su empresa, mientras deja el cuerpo del documento vacío.

Otras características incluyen un reconocimiento de caracteres ópticos zonal (herramienta OCR), que se utiliza cuando escanear documentos en el sistema; la aplicación de escritorio Sidekick, que ofrece acceso rápido a sus archivos; SecureDrawer, que le permite enviar electrónicamente archivos confidenciales de hasta 1 GB a compañeros de trabajo o clientes; y eSignature, que le permite enviar documentos a otros para firmar digitalmente y almacenar todos sus archivos firmados digitalmente en una ubicación segura.

eFileCabinet se integra con Microsoft Office, QuickBooks, Salesforce, Sage y Foxit, y ofrece integración de API en el nivel Advantage y más.

Servicio al cliente

Estamos muy contentos con el servicio al cliente que recibimos de eFileCabinet. Durante nuestra llamada inicial, hablamos con un representante que se tomó el tiempo para asegurarse de que teníamos una comprensión clara del sistema. Hablamos de precios, cómo se accede a la solución en la nube, sus características, cómo funciona la aplicación móvil, la cantidad de almacenamiento incluido y las medidas de seguridad del centro de datos.

Los usuarios del sistema pueden contactar al equipo de soporte mediante chat en vivo, teléfono o correo electrónico de 7:30 a.m. a 6 p.m. (MST) de lunes a viernes. Una guía de usuario incorporada responde preguntas tales como cómo crear archivadores y carpetas, y cómo compartir y almacenar documentos. Además, el sitio web presenta varios videos sobre cómo usar el sistema y una extensa sección de Preguntas frecuentes.

Limitaciones

Mientras que eFileCabinet incluye casi todo lo que podría desear de un sistema de administración de documentos, tiene un precio relativamente alto . Este sistema basado en la nube también es uno de los pocos que encontramos que cobra una tarifa de instalación. Si eFileCabinet es demasiado costoso para usted, lo alentamos a considerar nuestra selección del mejor sistema de administración de documentos de bajo costo, que también es una solución basada en la nube. Si bien es significativamente más barato, no tiene casi tantas características y herramientas como eFileCabinet.

¿Listo para elegir un sistema de administración de documentos? Aquí encontrará un desglose de nuestra cobertura completa:

• Sistemas de gestión documental: Guía del comprador
• Software y sistemas de gestión de documentos mejores 2018
• Sistema de gestión de documentos óptimo general
• Mejor gestión de documentos económica
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