Problemas de colaboración que pueden costarle

Los avances tecnológicos de hoy permiten a las empresas intercambiar ideas, comunicarse y compartir e innovar desde cualquier lugar del mundo, de maneras que nunca antes habían sido posibles. Estas capacidades han traído consigo la promesa de una colaboración de proyecto sin problemas entre los miembros de una fuerza laboral cada vez más global.

Pero como muchas empresas saben, los esfuerzos de colaboración no siempre funcionan como se planeó. Un estudio paneuropeo reciente encargado por el proveedor de soluciones de colaboración Projectplace descubrió que las prácticas de gestión de proyectos ineficientes les cuestan a las organizaciones 20 días hábiles al año, lo que puede poner en peligro los ingresos y la reputación de una empresa.

"El éxito del proyecto requiere un equilibrio de elementos, equipo motivado, colaboración fácil y hacer las cosas a tiempo y dentro del presupuesto ", dijo Tobias Andersson, director de operaciones de Projectplace, en un comunicado. "Solo se necesita deslizar uno de esos elementos, interrumpir el equilibrio y provocar un caos. Si el equipo no capta un solo correo electrónico, el efecto secundario puede ser una demora en el proyecto, un cliente descontento e incluso la pérdida de ingresos".

Los problemas de comunicación y tecnología se encuentran entre los principales motivos por los que la colaboración se rompe en las organizaciones. De los 1.240 gerentes de proyecto encuestados por Projectplace, el 37 por ciento dijo que la falta de comunicación con los miembros del equipo es un gran dolor de cabeza. Tres cuartas partes de los encuestados utilizan el correo electrónico como su principal método de comunicación, y los límites en el tamaño de los buzones (26 por ciento) y el rastreo de correos electrónicos específicos en un hilo (38 por ciento) son dos grandes preocupaciones para los trabajadores. Si bien la mayoría de los gerentes de proyectos consideran que invertir en nuevas tecnologías podría reducir el tiempo, el dinero y el estrés, solo el 52% de sus departamentos de TI respaldan el uso de nuevas soluciones tecnológicas.

James Bindseil, presidente y CEO de la empresa de software de transferencia de archivos Globalscape, señaló que las múltiples versiones de archivos y la falta de un seguimiento adecuado de los documentos también pueden obstaculizar la innovación y el trabajo en equipo que la colaboración debería permitir, especialmente cuando los trabajadores están geográficamente dispersos.

"Con una gran cantidad de usuarios en todas las ubicaciones, las empresas se enfrentan obstáculos en la administración de redes múltiples y prevención de redundancias en las cargas de trabajo de los empleados ", dijo Bindseil a Mobby Business. "[Si un usuario está] editando un documento que está siendo accedido por otro miembro del equipo en la ciudad, país o mundo, [esto] puede generar documentos múltiples e inconsistentes y un tiempo de finalización del proyecto más lento. Organizaciones que no pueden controlar y rastrear sus documentos a menudo encuentran que la colaboración puede ser engorrosa e ineficiente. "

Quizás aún más preocupante que cualquiera de estos problemas es el riesgo inherente de seguridad de la información asociado con prácticas de colaboración deficientes. Un estudio de Globalscape reveló que casi dos tercios de los empleados utilizan métodos de intercambio de archivos no aprobados como Dropbox y cuentas de correo electrónico personales, y el 80 por ciento de estos trabajadores lo hacen al menos una vez al mes. Bindseil aconsejó a las organizaciones que elijan software de colaboración que les otorgue un mayor control sobre sus documentos e información.

"La falta de seguridad de nivel empresarial pone los datos en riesgo de compromiso o corrupción si caen en las manos equivocadas", dijo Bindseil. "[Encuentre una solución que] pueda mover o sincronizar información de una ubicación a otra, proteger datos en movimiento, evitar redundancias al bloquear archivos y permitir el acceso controlado, remoto y fuera de línea a documentos críticos."

Andersson también enfatizó el importante papel de las soluciones tecnológicas adecuadas para garantizar una colaboración segura, eficiente y productiva.

"El caos en la gestión de proyectos es perjudicial para las empresas porque puede dañar su reputación y sus resultados", dijo Andersson. "Las empresas tienen mucho que ganar al abordar el caos, y la tecnología juega un papel central en esto. Al explorar nuevos métodos y herramientas, pueden impulsar una colaboración más inteligente y guiada por objetivos".

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