Cómo usar Google Apps for Business

Google Apps for Business es una alternativa sólida a la suite Office 365 de Microsoft, y una buena solución todo en uno para pequeñas empresas que no tienen mucho presupuesto de TI. Una suscripción incluye software para crear, editar y colaborar en documentos; una buena aplicación de videoconferencia; almacenamiento en la nube con espacio ilimitado; y un calendario que hace que sea fácil programar citas. Siga leyendo para conocer cinco formas de aprovechar Google Apps for Business al máximo.

1. Ver y editar documentos

Google Docs es un procesador de texto con todas las funciones que le permite escribir, editar y anotar documentos. Mientras tanto, Google Sheets es un potente editor de hojas de cálculo y Slides te permite crear presentaciones comerciales. Debido a que las tres aplicaciones se ejecutan en su navegador de Internet, puede hacer toda su escritura y edición sin instalar un software dedicado en su computadora, brindándole más flexibilidad para trabajar en la máquina que elija. Y mientras tenga una conexión a Internet activa, Google Docs sincronizará automáticamente sus archivos a la nube para que estén respaldados y siempre sean accesibles. También funciona fuera de línea; cualquier edición o cambio que realice en un documento se sincronizará la próxima vez que esté en línea.

Documentos de Google, Hojas de cálculo y Presentaciones también permiten la edición colaborativa. Puede trabajar dentro de un único documento simultáneamente con sus compañeros de equipo u otros colegas, ver los cambios a medida que se realizan en tiempo real y comunicarse a través del chat integrado. La configuración avanzada de documentos le permite ajustar el acceso a la edición, visualización y comentarios de cada documento.

2. Calendario

Google Calendar es una herramienta confiable para ayudar a su equipo a planificar proyectos, coordinar citas y programar reuniones. Y suscribirse a Google Apps for Business agrega nuevas características para que su equipo sea más productivo. Para empezar, le permite usar un calendario compartido para buscar y reservar salas de conferencias y equipos compartidos, como proyectores, simplemente agregándolos a un evento de Calendario.

Google Calendar también facilita la programación de reuniones, ya que puede dejar que otros saber cuándo estás disponible También puede verificar rápidamente la disponibilidad de los compañeros de trabajo, e incluso estratificar varios calendarios en una sola vista para ver cómo se superponen sus horarios. Además, Google facilita la migración desde otros calendarios comerciales, con herramientas para importar sus citas y eventos desde Exchange, Outlook e iCal.

3. Almacenamiento en la nube

Google Drive es una plataforma sólida de almacenamiento en la nube que le permite realizar copias de seguridad de sus archivos y documentos, y acceder a ellos más tarde en cualquier dispositivo conectado a la Web. Registrarse en una cuenta individual de Google Drive le da 15 GB de almacenamiento por usuario, pero puede pagar un poco más para agregar almacenamiento adicional y funcionalidad.

Una suscripción básica proporciona 30 GB de almacenamiento por cada usuario, por $ 5 por usuario por mes . Pero por un extra de $ 5 por usuario por mes, puede obtener acceso a Google Vault, una herramienta de archivo y descubrimiento de documentos. También obtendrá un almacenamiento ilimitado para todos sus empleados como una bonificación. Agregar solo $ 10 por usuario por mes, es aproximadamente la mitad del precio de la opción de almacenamiento más grande ofrecida previamente por Google, que proporcionó solo 1TB de almacenamiento para cada usuario. Hay una advertencia para las empresas más pequeñas: las empresas con menos de cinco empleados seguirán limitadas a 1TB por usuario.

Google Apps for Business también agrega nuevas funcionalidades a Google Drive. Por ejemplo, le brinda más opciones para otorgar permisos para descargar, ver, editar o comentar en documentos. Además, tiene acceso a aplicaciones integradas de Google Drive, como DocuSign para la firma de documentos digitales y Smartsheets para la gestión de proyectos.

4. Correo electrónico

Gmail ya es uno de los mejores servicios de correo web que existen. Pero registrarse en Google Apps for Business abre toneladas de nuevas características para los profesionales. Para empezar, le permite crear direcciones de correo electrónico profesionales para todos sus empleados, con el formato . Es una gran ventaja para las pequeñas empresas que quieren parecer más profesionales en línea.

Otras ventajas para los usuarios de negocios incluyen el doble de almacenamiento de cuentas personales de Gmail: 30 GB por usuario en lugar de 15 GB. Eso significa que nunca tendrá que preocuparse por eliminar un mensaje importante. Google Apps for Business también elimina los anuncios en Gmail y proporciona una herramienta para sincronizar sus correos electrónicos, eventos y contactos entre Microsoft Outlook y su cuenta de Google. Si prefiere usar un cliente de correo electrónico de escritorio en lugar de un portal web, Gmail es compatible con Microsoft Outlook, Apple Mail y Mozilla Thunderbird.

5. Videoconferencia

La versión gratuita de Google Hangouts es una solución decente para la videoconferencia uno-a-uno. Pero una suscripción a Google Apps for Business abre nuevas opciones. Te permite agregar un Hangout a cualquier reunión en un calendario compartido, para que los empleados, compañeros de trabajo y colegas puedan unirse a tu sesión de videoconferencia con un solo clic.

Y Google Hangouts tiene funciones para facilitar las videoconferencias. Por ejemplo, la pantalla se enfoca automáticamente en quien quiera que esté hablando en ese momento, y el silenciamiento dinámico ayuda a eliminar el ruido de fondo que distrae. La aplicación también le permite compartir su pantalla para revisar diapositivas o dar un tutorial remoto desde cualquier lugar. Mientras tanto, el chat integrado le permite compartir enlaces fácilmente. Hangouts es una buena solución para las pequeñas empresas, pero el límite de 15 personas para las videoconferencias podría obstaculizar a las empresas más grandes.

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